5.4. Автоматизация учета расчетов с поставщиками и подрядчиками

Переводу сельскохозяйственных предприятий на автоматизированную форму организации и ведения бухгалтерского учета предшествует достаточно трудоемкий и ответственный период подготовки хозяйства к работе в новых условиях. Начало работ по внедрению автоматизированной формы учета может быть осуществлено по состоянию на первое число любого месяца, хотя предпочтительнее эту работу проводить с первого месяца квартала, а еще лучше с начала года, когда многие аналитические счета закрыты, проведена инвентаризация основных и оборотных средств, выверены расчеты, выявлен результат производственно-финансовой деятельности предприятия, распределена прибыль.

Качественное и быстрое внедрение пакетов АРМ бухгалтера требует от сельскохозяйственных предприятий проведения ряда организационно-технических мероприятий.

Автоматизированный учет денежных средств и расчетов может реализовываться как в одном ППП АРМ бухгалтера, так и в двух отдельных комплексах АРМ бухгалтера "Касса" и "Банк", в зависимости от того, какой ППП используется.

В целях обеспечения контроля над полнотой и правильностью введенной информации последняя может быть просмотрена на экране дисплея, а при необходимости и откорректирована путем добавления или удаления отдельных записей как последовательно по всем документам, так и по выбору любого из них по ключевым реквизитам, в качестве которых обычно выступают число и номер документа.

На дату перехода на автоматизированный учет в ПЭВМ необходимо ввести информацию об остатках денежных средств на счетах в банке и о суммах дебиторской и кредиторской задолженности по каждому счету аналитического учета.

Для решения задачи используется также оперативная информация о движении денежных средств и операций по расчетам, а также справочная информация о наименованиях синтетических и аналитических счетов, целевому назначению денежных средств и кредитов и т.д.

Работники бухгалтерии, используя возможности ППП и комплексов АРМ бухгалтера, не выполняют рутинных трудоемких ручных операций по обработке первичных документов, составлению ведомостей, журналов – ордеров и других учетных регистров. Эти операции выполняются ПЭВМ; при этом существенно повышаются контрольно-аналитические функции учетной информации, труд бухгалтера становится более производительным и приобретает творческий характер.

Для быстрого внедрения типовых проектов АРМ бухгалтера от сельскохозяйственного предприятия требуется решения ряда задач:

— произвести упорядочение применяемых форм первичной документации в соответствии с утверждёнными формами документации на сельскохозяйственном предприятии;

• составить график внедрения автоматизированных комплексов задач по каждому структурному подразделению и сводный график перевода хозяйства на автоматизированную форму учёта с указанием сроков внедрения и лиц, ответственных за этот процесс;

• разработать внутрихозяйственные мероприятия по освоению автоматизированной формы учёта;

• подготовить график сдачи структурными подразделениями и службами предприятия первичных документов в центральную бухгалтерию или в бухгалтерии отдельных подразделений;

• организовать обучение учётного персонала основам обработки информации в соответствии с рабочими инструкциями типовых проектов АРМ бухгалтера;

• разработать коды аналитического учёта.

Для кодирования хозяйственных операций по счёту 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" используются коды синтетического и аналитического учёта. Коды строятся по принципу последовательного кодирования и состоят из семи знаков, три первых из которых обозначают номер синтетического счёта, четыре последующих являются объектами аналитического учёта. В качестве объектов аналитического учёта по счёту 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" выступает наименования организации и предприятий, с которыми сельскохозяйственное предприятие осуществляет расчётные операции.

В условиях автоматизации учёта рекомендуется использовать несколько условных субсчетов, которые позволяют учесть все стадии и условия расчётов с хозяйственными партнёрами сельскохозяйственного предприятия. Так, по счёту 60 "Расчёты с поставщиками и подрядчиками" рекомендуется применять следующие субсчета:

1. поставщики по акцептованным и другим расчётным документам, срок оплаты которых не наступил;

2. поставщики по не оплаченным в срок расчётным документам;

3. поставщики по выданным векселям, срок оплаты которых не наступил;

4. поставщики по просроченным оплатой векселям;

5. поставщики по полученному коммерческому кредиту.

Для получения машинограмм по учету расчётов на дату перехода на автоматизированный учёт, в ЭВМ необходимо ввести информацию о сальдо расчетов по каждому объекту аналитического учёта, для чего создаётся массив остатков МХ 50.

На основании данных, отражающих операции на счетах расчетов, формируется массив МА 53.

В процессе решения задачи автоматически формируется также рабочий массив информации МР 48.

Постоянная информация выбирается из памяти ЭВМ на основании справочных массивов МН 71 "Характеристика сельскохозяйственного предприятия" и МН 23 "Справочник наименований синтетических и аналитических счетов".

По счетам расчётов разрабатываются две машинограммы форм ДВ 70 и ДВ71.

Машинограмма ДВ70 "Ведомость учёта финансово-расчётных операций" разрабатывается ежемесячно в целом по предприятию с распечаткой детальных сроков и с подсчетом итогов по кодам аналитического учёта и синтетическим счетам и субсчетам. Ведомость используется в качестве регистра аналитического учёта и заменяет журналы ордера 6-9 АПК и ведомости к ним.

Машинограмма ДВ71 "Сальдовая ведомость по счетам финансово-расчётных операций" разрабатывается ежемесячно в целом по хозяйству с подсчётом итогов по синтетическим счетам и субсчетам в порядке возрастания кодов объектов аналитического учёта. Ведомость используется как реестр текущего аналитического учёта по счетам расчётов.