- •Міністерство освіти і науки України
- •Передмова
- •1. Програма навчальної дисципліни «Самоменеджмент»
- •1.1. Тематичний план навчальної дисципліни
- •1.2. Зміст навчальної дисципліни
- •Тема 4. Прийоми і методи прийняття рішень
- •Тема 8. Організація роботи менеджера
- •Методика аналізу витрат робочого часу
- •Приклад виконання аналізу використання часу Посада: Бухгалтер із заробітної платні
- •Питання для самоконтролю:
- •Змістовий модуль 2. Функції самоменеджменту
- •Мої сильні та слабкі сторони
- •Приклад складання плану життєвих цілей
- •Питання для контролю знань
- •Тема 3. Планування робочого часу менеджера Навчальні цілі:
- •Методичні рекомендації
- •Довгостроковий план (план на 5 років)
- •План роботи на січень
- •План роботи на день ____________ листопада 2007 р.
- •Питання для контролю знань
- •Завдання до самостійної роботи
- •Тема 4. Прийоми і методи прийняття рішень Навчальні цілі:
- •План вивчення теми
- •Методичні рекомендації
- •План роботи на січень _______ року
- •Терміновість
- •Переваги делегування
- •Питання для контролю знань
- •Приклад аналізу біоритмів
- •Питання для контролю знань
- •Завдання до самостійної роботи:
- •Тема 6. Контроль Навчальні цілі
- •План вивчення теми
- •Методичні рекомендації
- •Питання для контролю знань
- •Підготовка наради
- •Проведення наради
- •Після наради
- •Бланк «Підготовка телефонного дзвінка»
- •Система підготовки до бесід включає з’ясування таких питань:
- •Питання для контролю знань
- •Завдання до самостійної роботи
- •Питання для контролю знань
- •3. Контрольні заходи
- •Перелік питань до класної контрольної роботи
- •Тестові завдання до класної контрольної роботи Тема 1. Аналіз витрат робочого часу менеджера
- •Тема 2. Постановка цілей
- •Тема 3. Планування робочого часу менеджера
- •Тема 4. Прийоми і методи прийняття рішень
- •Тема 5. Реалізація і організація діяльності менеджмера
- •Тема 7. Інформація і комунікація
- •Тема 8. Організація роботи менеджера
- •Ситуаційні завдання
- •4. Література
- •Періодичні часописи
- •Шукіс Ірина Зигмундівна Самоменеджмент
Бланк «Підготовка телефонного дзвінка»
Спочатку підготуватися - потім дзвонити | |
Мета |
|
1. Чого я хочу досягти (установити загальні і проміжні цілі розмови) ? |
|
2. Кому я хочу подзвонити (прізвище, підрозділ, функція, номер телефону) ? |
|
3. Коли я хочу подзвонити (у ранковий час, в обідній час, наприкінці дня)? |
|
4. Які питання я хочу задати (записати основні пункти)? |
|
Документація |
|
5. Які документи мені будуть потрібні (картотека клієнтури, кореспонденція, огляд, звіт і т.п.)? |
|
6. Які документи будуть потрібні моєму партнеру (кореспонденція, проспекти, акти)? |
|
Ведення телефонної розмови:
Бути коротким: зводіть фазу контакту до мінімуму.
Спочатку повідомте своєму партнеру, «про що мова йде», і тільки потім поясніть причини і подробиці.
Не переривайте розмову з тієї причини, що по іншому апарату надходить важливий дзвоник. У разі потреби запитайте, чи можна Вам перерватися, і завірте в тім, що Ви передзвоните через 10 хвилин.
Уникайте «рівнобіжних розмов» з Вашими співробітниками.
Висловлюйтесь чітко і запитуйте згоду свого партнера, якщо Ви хочете записати розмову на плівку чи підключити паралельний апарат.
Наприкінці тривалої розмови коротко підведіть підсумки і перелічіть міри, які треба прийняти (хто саме, коли і що повинен зробити)?
При необхідності попросіть чи пообіцяйте коротке письмове підтвердження телефонних переговорів. Найпростішим шляхом є копія запису розмови з підписом.
Під час розмови запишіть такі важливі подробиці, як імена, цифри й основну інформацію, з якою потім зможуть ознайомитися і яку можуть зрозуміти Ваші підлеглі і колеги.
Стежте, особливо при міжміських розмовах, за тривалістю розмови - вартістю Вашого дзвінка (використовуйте для цих цілей секундомір, хронограф, електронний лічильник і т.п.)
Завершуйте розмову, як тільки буде досягнуто її мету!
Раціональне ведення кореспонденції
Ведення кореспонденції включає:
обробку вхідної пошти;
обробку вихідної пошти.
Раціональна обробка вхідної пошти
Слід попередити секретаря про те, щоб Вам передавали тільки вхідну кореспонденцію, що має для Вас значення, і відмовтеся від усієї «рутинної пошти».
Доручіть робити попереднє сортування вхідної пошти (наприклад, за пріоритетами) і розкладку її в спеціальні папки чи шухляди.
Розпорядіться про те, щоб до вхідного листа прикладалися необхідні роз'яснювальні матеріали.
Усе, що не представляє інформаційної цінності, не підлягає обробці чи збереженню, повинно негайно переправлятися в корзину для паперів.
При читанні листа відразу ж позначайте усі важливі місця в тексті, щоб полегшити собі й іншим наступну обробку.
Робіть на листі вказівки і зауваження по обробці, вказуйте, наприклад, ключові слова майбутньої відповіді, термін виконання, виконавця, місце в архіві і т.п.
Вхідну пошту, що повинна оброблятися в іншому місці, негайно переправляйте за призначенням.
Обробляйте лист по можливості відразу після одержання, тобто під час перегляду пошти.
Обробка кожного листа полягає не тільки в читанні, а й у розробці якихось заходів.
Улаштуйте собі шухляду для пошти з трьома відділеннями:
до негайного виконання;
до повторного розгляду;
в архів.
Раціональна обробка вихідної пошти
Метод негайної відповіді: напишіть від руки на отриманому Вами листі свою відповідь, поставте дату, підпис і відішліть оригінал відправнику (копію залишіть у справі).
Підготовка листів-копій.
Підготовка «листів-маятників»
Узгодження з партнером - відправлення двох екземплярів з позначкою «Будь ласка, використовуйте прикладену копію для написання від руки короткої відповіді».
Використання стандартних бланків.
Використання персональних комп'ютерів.