Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату документа-запроса содержит поисковые признаки инициативного документа, на который дается ответ. Этот реквизит полностью переписывается из документа-запроса. К документу, который пришел в ответ на запрос, подбирают копию инициативного документа в соответствии со ссылкой и вместе передают их в обработку.

Адресование документов

Адресование, т.е. указание получателя информации данного документа, производится на документах, отправляемых в другие организации, частным лицам, руководству, подразделениям. Порядок написания адресата установлен стандартом. Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:

- наименование организации (в именительном падеже);

- наименование структурного подразделения (в именительном падеже);

- указание должности получателя (в дательном падеже);

- фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Лопатину П.Н);

- почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата размещается с новой строки от одного и того же установленного положения табулятора. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся.

Состав реквизита "адресат" меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя.

Для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подается документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности.

Например:

Директору института

Логинову В.Т.

Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:

Начальнику департамента перевозок

Фролову К.Н.

При обращениях к частным лицам, в ответах на жалобы и заявления граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы.

Например:

117463 Москва ул. Паустовского, д.5 кв. 94

Мартынюк М.В.

Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:

Ответственному редактору

журнала "Деньги"

103863, ГСП, Москва, уд. Полянка, д. 8/1

При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это до­кументы в адрес подведомственных организаций.

Например:

Заведующим отделениями Сбербанка РФ

или

Руководителям органов юстиции субъектов РФ

При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.

На одном документе может быть напечатано не более четырех адресатов. Перед вторым, третьим и четвертым адресом слово "Копия" не пишется. Если адресатов больше четырех, составитель документа готовит список на рассылку, а на каждом документе указывается только один адрес.