4.4. Текущее хранение документов.

Простейшей классификацией документов с целью их текущего хранения является группировка их в дела. Порядок распределения документов в дела определяется специальным классификационным справочником – номенклатурой дел. Это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Широкое распространение получили типовые и примерные номенклатуры дел, которые составляются для однородных по характеру деятельности организаций.

Заголовок дела должен быть предельно кратким, четким и точным. Не должно быть общих заголовков, не раскрывающих содержание и виды документов в деле, например «Разная переписка».

Документы с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет и до 10 лет не могут объединяться в одно дело. Сроки хранения документов устанавливаются по типовым и ведомственным перечням документальных материалов и могут уточняться экспертной комиссией организации.

Дела в номенклатуре размещаются в соответствии со степенью их важности. Первыми размещаю дела с организационно-распорядительными документами вышестоящих организаций, затем распорядительными документами самого учреждения. Следующую группу составляют дела с плановыми и отчетными документами и переписка. Расположение дел в номенклатуре закрепляется индексацией, т.е. условным обозначением каждого дела.

Документы формируются в дело за один календарный год и включаются в дело только в одном экземпляре, без черновиков и копий.

Толщина дела не должна превышать 30-40 мм, около 250 листов. Если документов больше, дело разделяется на два и более тома.

4.5. Подготовка дел для длительного хранения.

Завершающий этап работы с документами – это обработка дел для последующего их хранения. В Законе об акционерных обществах, ст. 89, перечислены документы, подлежащие обязательному хранению: годовой финансовый отчет, документы бухгалтерского учета, документы финансовой отчетности и т.д.

В бухгалтерии документы должны храниться еще год по окончании текущего периода. Затем они должны быть сданы в архив учреждения для длительного хранения. Если архива в организации нет, то документы хранятся в бухгалтерии до истечения сроков их хранения, после чего уничтожаются или передаются в государственный архив.

Обработка дел для хранения включает:

- проведение экспертиза научной и практической ценности документов;

- оформление дел;

- составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения.

Основная документация(положения, приказы, годовые отчеты, переписка с органами власти и т.п) подлежит постоянному хранению.Оперативная документация(документы по оперативному бухгалтерскому учету, снабжению и сбыту) имеет временные сроки хранения. Документация по личному составу хранится 75 лет в архиве учреждения.

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и отчетность хранят не менее 5 лет.

5. Ошибки в бухгалтерском учете и их исправление