2.3. Организация работы с бухгалтерскими документами.

В бухгалтерии, как и в сфере управления в целом ведется работа с документами, как носителями информации. Документы являются объектами и результатами труда работы бухгалтерии.

Согласно ГОСТу, документопределяется как зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать. Подреквизитамипонимают обязательный элемент оформления официального документа. В статье 9 Федерального закона о бухгалтерском учете перечислены обязательные реквизиты первичных учетных документов. Один документ обозначает единичный акт документирования, но деятельность организации оформляется совокупностью взаимосвязанных документов, соответствующих функциям управления.

Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению составляет систему документации.

Система документации бывает межотраслевой и отраслевой.

Внедрение средств автоматизации и эффективность их использования зависят от степени упорядочения документации, для обработки которой они предназначены.

Направлением к совершенствованию документации является унификация и стандартизация.

Под унификациейпонимают приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Стандартизация– это процесс установления и применения стандартов, т.е. образцов, принимаемых за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов, способствующее улучшению качества документов.

Под унифицированной системой документации понимается система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Унифицированная форма документа определяется как совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере задачами и расположенными в определенном порядке на носителе информации.

Унифицированные документы подразделяются на:

- общероссийские унифицированные формы – обязательные для применения;

- отраслевые унифицированные формы – действующие внутри отрасли;

- унифицированные формы предприятия.

Бухгалтерия в процессе своей деятельности сталкивается с документами нескольких межотраслевых унифицированных систем документации:

- система первичной учетной документации;

- система первичной финансовой и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений;

- система расчетно-денежной документации;

- система организационно-распорядительной документации.

Разработчиками этих систем является Государственный комитет статистики, Министерство финансов, Государственный банк РФ и Главный архив РФ.

Кроме того, министерства постоянно разрабатывают унифицированные формы документов, обязательные для применения в учреждениях данного ведомства. Унифицированные формы, разработанные конкретной организацией обязательны для применения в пределах этой организации.

В бухгалтерии должен быть пакет законодательно-нормативной и методической документации, отражающей вопросы документирования бухгалтерского учета.

В настоящее время этот пакет представлен в виде баз данных специальных программ.

К необходимым нормативно-методическим документам относятся:

- Государственная система документации обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. 1991 г.

- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 1994 г.

- ГОСТ Р 6.30.-97 УСД – унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования оформления документов. 1997 г.

- Основные правила работы ведомств архивов. 1988 г.

- Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий с указанием сроков хранения. 1989 г.

До настоящего времени действуют изданные Министерством Финансов СССР в 1983 г. «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете» от 29 августа 1983 г. № 105.

Кроме того, бухгалтер руководствуется инструкцией по делопроизводству своей организации и номенклатурой дел бухгалтерии.

Так как бухгалтерия, это структурное подразделение предприятия, ее документы являются частью документного фонда организации вцелом и включены в общий документооборот.

Под документооборотомпонимают движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком. Рациональной организации документооборота в бухгалтерии уделяется особое внимание, так как несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

Все документы бухгалтерии делятся на три документопотока:

- входящие;

- исходящие;

- внутренние.

В технологической цепочке обработки и движения документов выделяются следующие этапы:

1) Прием и первичная обработка документов.

2) Предварительное рассмотрение и распределение документов.

3) Регистрация.

4) Контроль за исполнением.

5) Составление документов.

6) Отправка.

Бухгалтерские документы могут поступить в общем потоке документов, адресуемых учреждению. В этом случае они получаются и обрабатываются службой экспедиции или секретарем-референтом. Вместе с тем, электронные документы могут поступать непосредственно в бухгалтерию, что ускорит их обработку.

При передаче документов в электронном виде возникает проблема удостоверения достоверности подписи (авторизации документа).

При получении документов, после проверки правильности их доставки, конверты вскрывают, и проверяется правильность вложения и его целостность, то есть наличие всех страниц документа и всех приложений.

Если документы получены по факсу и выведены на светочувствительную бумагу, с него снимается ксерокопия.

Если документы, поступившие по почте, имеют просроченный срок исполнения, конверты сохраняются, так как почтовый штемпель служит доказательством даты получения документа. Кроме того, для такого документа составляется акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации и работником почты.

На всех поступивших документах проставляется отметка о получении.

Первичная обработка документов завершается сортировкой их на регистрируемые и не регистрируемые.

Бухгалтерские документы достаточно специфичны, поэтому они обычно не подлежат централизованной регистрации и сразу предаются в бухгалтерию, где учитываются и регистрируются отдельно.

Кроме того, в бухгалтерию поступают документы от отделов и подразделений, направляются из отдела кадров, поступают копии приказов по личному составу для расчета заработной платы.

Требования главного бухгалтера к порядку оформления и предоставления в бухгалтерию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников подразделений и служб организации.

Предоставление первичных документов в бухгалтерию регламентируется графиком документооборота, составленным главным бухгалтером и утвержденным руководителем организации.

Кроме документов, поступающих в бухгалтерию централизовано или из отделов, составляются внутренние документы. Они образуют большую часть бухгалтерской документации.

Дальнейшая обработка бухгалтерских документов проходит в бухгалтерии в соответствии с распределением служебных обязанностей, согласно должностной инструкции. Поступающие документы передаются тому работнику, за которым закреплен данный участок работы.

Все первичные документы, поступившие в бухгалтерию или составленные в ней, подлежат обязательной проверке как по форме (заполнение реквизитов, правильность оформления), так и по содержанию (законность операции, логическая увязка показателей).

Информация первичных документов накапливается и систематизируется в учетных регистрах. Под регистромпонимается книга для записей, список чего-либо, указатель информации.

Регистрам бухгалтерского учета посвящена статья 10 Федерального Закона о бухгалтерском учете. Операции записываются в регистры в хронологической последовательности и группируются по счетам бухгалтерского учета. Федеральный Закон о бухгалтерском учете допускает составление первичных и сводных учетных документов, как на бумажных, так и на машинных носителях информации. Если учет ведется в электронной форме, то по просьбе или требованию партнеров и контролирующих органов, документы распечатываются на бумажной основе.

Отправка и обработка исходящих документов бухгалтерии производится вместе со всеми документами учреждения через канцелярию или секретаря-референта.

При наличии электронной почты и факса, бухгалтерия может передавать свои документы с использованием этих средств.

При отправке проверяется правильность оформления документа по следующим позициям:

- наличие подписи, даты, заголовка;

- правильность адресования;

- наличие в документе всех страниц и всех указанных приложений.

Если документ оформлен неправильно или представлен в неполном комплекте, он возвращается на доработку.