2.4. Особенности ведения бухгалтерского учета и аудита в информационных средах.
Учетная система предполагает последовательность действий от момента фиксации событий до подготовки отчетов и закрытия счетов. Такая последовательность называется учетным циклом. Учетный цикл можно представит как совокупность следующих этапов:
- отражение операций в первичных документах;
- запись операций в журнал;
- перенесение записей в главную книгу;
- формирование финансовых отчетов;
- обработка счетов для закрытия текущего периода и подготовка к началу нового учетного цикла.
Использование метода двойной записи позволяет трансформировать каждый факт хозяйственной деятельности в бухгалтерскую проводку, фиксированную на счетах.
Счета бухгалтерского учета можно рассматривать как локальные самостоятельные и взаимосвязанные информационные элементы, отражающие движение объектов учета и связанные в единую информационную систему. Размеры этой системы определяются планом счетов.
Обработка данных является важнейшей и трудоемкой функцией учета. Эта функция должна реализовываться в следующих рамках:
1) Оперативность (работа в реальном режиме времени).
2) Снижение трудоемкости обработки.
Кроме этого система учета должна решать проблему хранения и архивации данных, относящихся к прошедшему периоду и обеспечивающих доступ к данным.
В процессе развития бухгалтерского учета использовались разные формы работы, целью которых было совершенствование системы учета и облегчение труда бухгалтера.
В настоящее время наряду с ручными формами учета все большее распространение получают специальные программы, решающие задачи автоматизированного учета. Программное обеспечение позволяет осуществлять весь процесс обработки данных, начиная с ввода первичной информации и заканчивая получением регистров учета.
Использование вычислительной техники обеспечивает:
- уменьшение объема рутинных операций;
- ускорение обработки данных первичных документов;
- автоматизацию расчетов (износ, налоги);
- автоматизацию формирования отчетных форм;
- углубление аналитического учета;
- отказ от использования типографских бланков.
Сравним ручные и автоматизированные формы учета (рис. 3,4).
Рис. 3. Ручная журнально-ордерная форма учета.
Рис. 4. Форма учета на ЭВМ.
Функции бухгалтерского учета, как автоматизированного, так и ручного, можно разбить на две группы:
1) Сводный учет.
2) Подготовка данных для сводного учета.
Сводный учет включает обработку первичных документов и обобщение информации в отчетах.
Подготовка данных более трудоемкий процесс, так как он включает: ведение учета по отдельным участкам и расчет экономических показателей.
На большинстве предприятий учет ведется по следующим направлениям:
- учет основных средств;
- учет материальных ценностей;
- учет затрат и прибыли;
- учет кассовых операций;
- учет операций по расчетному и другим счетам;
- учет расчетов;
- учет заработной платы.
В зависимости от размеров предприятия, его организационной структуры, объемов деятельности может применяться программное обеспечение различных классов:
Проводки – главная книга – баланс.
Эти программы реализуют, в основном, сводный учет. Они достаточно просты и универсальны.
В этом классе можно выделить подгруппы:
- программы с функциями синтетического учета (журнал операций, журналы-ордера, главная книга, оборотные ведомости, отчетность);
- программы с одноуровневым или двухуровневым аналитическим учетом (для малых предприятий и учета по упрощенной форме);
- программа ведения сводного учета (обеспечивающая возможность привязки к синтетическим счетам развернутой многоуровневой системы аналитических счетов);
- головные модули функциональных комплексов, осуществляющие сводный учет (обеспечивающие прием проводок от программ, специализированных по участкам учета).
2) Интегрированная бухгалтерия.
Особенностями таких программ являются:
- наличие количественного и суммового учета;
- реализация всех функций программ предыдущего класса;
- автоматизация отдельных участков учета;
- единое поле проводок;
- ориентация программы для использования на одном рабочем месте.
3) Комплексная бухгалтерия.
Автоматизированный комплекс учета состоит из отдельных, функционально законченных автоматизированных рабочих мест.
Включает в себя аналитический учет и интерфейс передачи информации для составления отчетности.
4) Сетевая версия бухгалтерского учета.
Дает возможность сетевого обмена внутри рабочего места и между рабочими местами. Обмен информацией ведется только по сети. Возможна одновременная работа разных пользователей с доступом к любой разрешенной информации.