5.2. Способы выявления бухгалтерских ошибок.

Основными способами выявления ошибок являются:

а) проведение сверок расчетов;

б) проведение периодических плановых и внезапных инвентаризаций на предмет выяснения соответствия данных бухгалтерского учета фактическому наличию ценностей;

в) проверка правильности бухгалтерских записей (тестирование);

г) арифметический контроль, анализ финансовых показателей и проверка взаимоувязки показателей при составлении отчетности.

Перед составлением Бухгалтерского баланса целесообразно проводить сверку расчетов с дебиторами и кредиторами на счетах 60, 61, 62, 64, 76. При проведении сверки достоверность дебиторской и кредиторской задолженности проверяется на основании первичных документов. На счете 60 могут числиться оплаченные, полученные, но умышленно не оприходованные товары, а на счете 62 может возникнуть задолженность за товары, фактически не отгруженные покупателям. Кроме того, возникают ошибки, связанные с неправильным отражением сумм, поступивших на расчетный счет. Они возникают по двум причинам:

- бухгалтер ошибся при разноске поступивших сумм;

- за организацию-покупателя заплатила другая организация (например, дочерняя организация заплатала за головную).

Для подтверждения суммы задолженности организации направляют запросы дебиторам и кредиторам.

Например:

«Для достоверного отражения в бухгалтерской отчетности за первое полугодие 2002 года сумм дебиторской задолженности просим Вас подтвердить сальдо расчетов между нашими организациями по состоянию на 30 июня 2002 года и подписать акт выверки задолженностей».

Акт выверки задолженностей составляется по данным бухгалтерского учета на определенную дату отдельно по дебиторской и кредиторской задолженностям с каждым дебитором и кредитором, в двух экземплярах. На основании акта выверки составляется акт инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (форма ИНВ-17).

В ходе инвентаризациипроверяется полнота и правильность отражения в учете:

- стоимости материальных ценностей;

- сумм денежных средств в кассе, на расчетных и других счетах в учреждениях банков;

- денежных средств в пути;

- дебиторской и кредиторской задолженности;

- незавершенного производства;

- расходов будущих периодов;

- резерва предстоящих платежей;

- других активов и обязательств.

С помощью инвентаризации можно выявить и устранить те ошибки в бухгалтерском учете, которые невозможно выявить другим способом.

Арифметический контрольпозволяет выявить ошибки, допущенные как при подсчетах вручную, так и при работе в бухгалтерской программе. Например, программа может быть настроена так, что ежемесячно сумма амортизации рассчитывается исходя из остаточной стоимости объекта, хотя на предприятии принят линейный способ начисления амортизации исходя из первоначальной стоимости. Вследствие этого может возникнуть значительное расхождение сумм, рассчитанных программой и сумм, полученных при ручном пересчете. Кроме того, бухгалтерские программы округляют все показатели при заполнении форм отчетности в тысячах рублей. Из-за погрешностей округления нарушаются установленные равенства. Во избежание ошибок округления следует проверить в составленных формах отчетности соблюдение следующих равенств.

- для Бухгалтерского баланса:

стр. 190 = стр. 110 + стр. 120 + стр. 130 + стр. 140 + стр. 150

стр. 290 = стр. 210 + стр. 220 + стр. 230 + стр. 240 + стр. 250 + стр. 260 + стр. 270

стр. 300 = стр. 190 + стр. 290

стр. 490 = сумме строк 410 – 476

стр. 590 = стр. 510 + стр. 520

стр. 690 = стр. 610 + стр. 620 + стр. 630 + стр. 640 + стр. 650 + стр. 660

стр. 700 = стр. 490 + стр. 590 + стр. 690

- для Отчета о прибылях и убытках:

стр. 029 = стр. 010 – стр. 020

стр. 050 = стр. 029 – стр. 030 – стр. 040

стр. 140 = стр. 050 + стр. 060 – стр. 070 + стр. 080 + стр. 090 – стр. 100 + стр.120 – стр. 130

стр. 160 = стр. 140 – стр. 150

стр. 190 = стр. 170 + стр. 180

При составлении отчетности следует подвергать логическому анализупоказатели доходов и расходов предприятия. Анализ можно проводить, сопоставляя показатели расхода сырья и стоимость изготовленной продукции, покупную стоимость реализованных товаров и величину выручки, прочие доходы и расходы. Особое внимание следует уделять анализу показателей при их резком увеличении или уменьшении по сравнению с аналогичными показателями за предыдущие отчетные периоды. При проведении логического анализа полезно помнить следующие правила. У активных счетов не может быть кредитового остатка, а у пассивных – дебетового остатка. Когда есть остаток кредиторской задолженности по счету 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», то должен быть остаток и по дебету счета 19.

После того, как бухгалтерская отчетность составлена, надо сопоставить данные из различных форм и некоторые из них должны совпасть.

Например, если по строке 190 Отчета о прибылях и убытках (столбец 3) отражена прибыль, то это значение должно соответствовать строке 470 «Нераспределенная прибыль отчетного года» Бухгалтерского баланса (столбец 4). Если же по строке 190 Отчета о прибылях и убытках указывается убыток, то его величина совпадает со значением строки 475 «Непокрытый убыток отчетного года» Бухгалтерского баланса.

С данными Бухгалтерского баланса должны совпадать некоторые значения Отчета об изменениях капитала, Отчета о движении денежных средств и Приложения к бухгалтерскому балансу.

Данные о кредитах, полученных в банках за отчетный год, отражаются по строке 080 «Кредиты полученные» Отчета движении денежных средств (столбец 3). Указанный показатель должен равняться сумме строк 110 и 130 Приложения к бухгалтерскому балансу (столбец 4). Сумма долгосрочных и краткосрочных займов будет указана по строке 085 «Займы полученные» Отчета о движении денежных средств (столбец 3). Этому числу будет равна сумма строк 120 и 140 Приложения к бухгалтерскому балансу (столбец 4).

Затраты, понесенные организацией в отчетном году, записываются по строке 660 столбца 3 Приложения к бухгалтерскому балансу. Эта цифра должна соответствовать сумме строк 020 «Себестоимость продукции, работ, услуг», 030 «Коммерческие расходы» и 040 «Управленческие расходы» по столбцу 3 Отчета о прибылях и убытках. Должны совпадать и аналогичные данные за прошлый год: строка 660 столбца 4 Приложения и сумма строк 020, 030, 040 строка 4 Отчета о прибылях и убытках.

В случаях, когда у руководителя или учредителе организации есть сомнения в достоверности отчетности, целесообразно провести ее аудиторскую проверку. Для проведения проверки заключается договор с аудиторской фирмой, имеющей соответствующую лицензию. Договор сопровождается дополнительными соглашениями – письмом-обязательством и программой аудита, конкретизирующими условия договора по результатам предварительного знакомства аудиторов с состоянием учета и отчетности организации.

По итогам проверки аудиторская фирма выдает организации заключение, состоящее из трех частей: вводной, аналитической и итоговой.

Вводная часть представляет собой общие сведения об аудиторской фирме. В итоговой части излагается мнение аудитора о достоверности бухгалтерской отчетности организации: безусловно положительное, условно положительное или отрицательное аудиторское заключение.

Для бухгалтера наибольший интерес представляет аналитическая часть заключения. В ней дается оценка системы внутреннего контроля, бухгалтерского учета и отчетности, а также анализируется соблюдение организацией законодательства при совершении финансово-хозяйственных операций. В соответствии с Законом об аудите организация обязана исправить все выявленные ошибки.