Эмблема

Эмблема организации или товарный знак помещается в бланке в соответствии с уставом организации. Эмблема– это графическое изображение, отражающее направления деятельности организации. Размеры эмблемы не ограничены. Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема облегчает поиск документа, улучшает эстетический вид бланка. Однако она не заменяет названия организации. В России эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка, на уровне названия организации. За рубежом эмблема в большинстве случаев располагается на левом или на правом поле бланка, на уровне наименования фирмы.

Наименование автора документа

Автором документа может выступать организация, структурное подразделение или должностное лицо, имеющее право подписи и должностной бланк. В бланках тех предприятий, которые имеют прямое или административное подчинение, над наименованием самого предприятия указывается вышестоящая организация.

Наименование организации-автора дается с указанием организационно-правовой формы в соответствии с уставом, положением, учредительным договором.

Например:

Общество с ограниченной ответственностью

«Продовольственный магазин «Нива»

Сокращенное наименование приводится только в случае, если оно закреплено в учредительном документе, и помещается ниже полного наименования. Если в учредительном документе название организации повторено на иностранном языке, оно воспроизводится под наименованием на русском языке. Название на национальном языке, имеющем статус государственного наряду с русским языком, помещается на одном уровне с русским наименованием в продольном бланке.

Справочные данные об организации-авторе

В качестве справочных данных чаще всего выступает адрес организации-автора, номер государственной регистрации, данные о лицензии, патентах и другие сведения. В состав адреса входит индекс предприятия связи, почтовый адрес, номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной посты и WWW-страницы (если они есть), номера счетов в банке.

Почтовый и телеграфный адрес указывается в следующей последовательности: номер дома, наименование улицы, название города, округа, почтовый индекс, название страны.

Реквизиты бланка могут располагаться двумя способами: вдоль верхнего поля документа (продольный бланк) или в левом верхнем углу (угловой бланк).

Дата и регистрационный номер документа

Дата– обязательный реквизит любого, в том числе и бухгалтерского, документа. Дат на документе всегда несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.

Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов датой в бланке является дата подписания, для отправляемых документов – дата подписания и отправки. Датой протокола или акта является дата зафиксированного в нем события.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций, то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами.

В организационно-распорядительных документах дата оформляется шестью арабскими цифрами (по две на число, месяц, год) с двумя разграничительными точками. Если цифра одна, перед ней обязательно ставится ноль. Например, 03.05.02. Словесно-цифровой способ оформления дат (15 мая 2003 г.) применяется в документах, содержащих сведения финансового характера, в нормативных документах, определяющих права организаций и граждан. Кавычки на дату не ставятся. Международным стандартом предусмотрена обратная последовательность оформления дат: год, месяц, число. Например, 2003. 04. 12.

Регистрационный номердокумента – это его условное цифровое или буквенно-цифровое обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров.

Регистрационный номер чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения, исполнителя, корреспондента и т.п. Например, 02-15/89, где 02 – индекс подразделения (бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 89 – порядковый номер отправляемого документа.

На документах, авторами которых выступают несколько организаций, индексы авторов проставляются через косую черту в прядке указания авторов в документе. Например: №465/127/341.