Неконтролируемые затраты

Вторая большая группа затрат, порождающая проблемы в управленческом учете службы ИС, — неконтролируемые затраты. Эти затраты видимы, т.е. фигурируют в управленческом учете и бюджете организации в качестве отдельной позиции или даже группы позиций. Неконтролируемый характер затрат означает отсутствие данных о соотнесении затрат с породившими их объек­тами и процессами. Все перечисленные ниже затраты относятся к эксплуатационным.

Затраты на сопровождение. Под затратами на сопровождение мы будем понимать все виды затрат, связанные с решением про­блем пользователей и выполнением регламентных работ на кли­ентских рабочих местах. Сюда включаются затраты на расходные материалы и запчасти, а также иные материальные затраты наря­ду с оплатой труда работников службы сопровождения.

Затраты на сопровождение либо учитываются в составе затрат на службу ИС, либо выделяются отдельной строкой. В том или в другом случае затраты на сопровождение невозможно соотнести с информационной системой, эксплуатация которой порождает эти затраты.

Можно привести простой пример — эксплуата­ционные затраты на струйные принтеры. Как правило, чем ниже цена самого принтера, тем выше цена кассеты с чернилами для этого принтера и тем меньше срок службы такой кассеты. Тем самым дешевый струйный принтер является источником повы­шенных затрат на сопровождение (высокая стоимость кассет и дополнительные трудозатраты на замену). Для того чтобы обна­руживать такие ситуации в масштабах среднего и крупного офи­са, как раз и требуется соотносить затраты на сопровождение с системой, ставшей их источником (в данном случае — с определен­ной моделью принтера). Эти затраты являются наиболее значи­мой составляющей в общей сумме затрат на ИС: согласно мето­дике фирмы Dell они составляют в среднем 32%.

Администрирование — это вся совокупность работ по админист­рированию серверов, сете­вого оборудования и оборудования каналов связи, распределен­ных операционных систем, локальных сетей, глобальных сетей, СУБД, прикладных программ.

Затраты на администрирование, как правило, учитываются в составе затрат на службу ИС. Данный вид затрат, однако, также не сопоставляется с информационными системами, их породивши­ми. Между тем использование не соответствующего задачам сис­темного программного обеспечения в некоторых случаях вызывает рост затрат на администрирование на порядок и более.

Например, в практике российских компаний известны случаи использования десятков совместно работающих серверов почтовой системы MS Exchange. В этом случае в среднем один раз в день происходит перезагрузка сервера. Аналогичная система на ПО ОрепМа'п, рабо­тающем под управлением ОС UNIX, не требовала перезагрузки сервера в течение двух лет. Это, впрочем, не означает безусловного преимущества UNIX-систем — последние более сложны в управле­нии и при малом объеме транзакций проигрывают системам, работающим под управлением Windows NT/2000/XP, по затратам на администрирование. Так что приведенные данные — не более чем пример, показывающий возможность больших различий в величине затрат этой категории.

Согласно методике фирмы Dell затраты этой категории составляют в среднем 12% общей величины грат на ИС.

Затраты на модернизацию оборудования и ПО. Эти затраты включают затраты на дополнительное оборудование, лицензии на сетевые версии установленного в организации ПО и т.д. Затраты на модернизацию также учитываются в составе затрат на службу ИС, как правило, отдельной строкой. При этом они не привязываются к определенным видам, производителям и моделям оборудования и ПО, тем самым остаются неучтенными различия в стоимости модернизации на протяжении жизненного цикла. Затраты на модернизацию составляют в среднем 9% величины затрат на ИС.

Затраты на повышение квалификации пользователей. Эти затраты включают оплату оборудованных учебных классов, зарплата лекторам и затраты времени сотрудников. Затраты на обучение и повышение квалификации обычно учитываются в составе общих затрат на службу ИС.

Однако затраты на первоначальное обучение сотрудников новой системе обычно учитываются в составе затрат на проект внедрения. В противоположность им затраты на повышение квалификации пользователей не связываются с определенной информационной системой. Как следствие эти затраты не учитываются при выборе той или иной информационной системы. Затраты на повышение квалификации составляют в среднем около 1% общей величины затрат на ИС.