Способы исправления ошибок в документах:

Исправление ошибок в первичных кассовых и банковских документах не допускается. Приходные и расходные кассовые ордера, банковские чеки переписываются, испорченные бланки хранятся, кроме расходного кассового ордера. Если ошибка в накладной (в таксировке) применяют корректурный способ.

При исправлении корректурным способом необходимо ошибку зачеркнуть одной тонкой линией, чтобы было видно неправильное, а сверху записать правильные слова или сумма, написать "исправлено", число, подпись.

Сроки хранения документов.

На предприятии должна быть разработана номенклатура дел, в которой указываются все сроки хранения документов и учетных регистров.

Сроки хранения:

• штатное расписание - 10 лет:

• оправдательные документы, вспомогательные и контрольные ведомости, журналы, книги - 3 года (после проведения налоговой проверки);

• лицевые счета по расчетам с персоналом — 75 лет.

Списание документов из архива осуществляется комиссией, с участием работников архивных органов.

7.4. Документооборот и его организация.

Документооборот - это путь, который проходит документ от момента его составления до сдачи в архив.

В течение определенного времени (1-3 месяца) первичные документы находятся на обработке у бухгалтера. После окончания учетного процесса документы за месяц комплектуются в дела и хранятся в текущем архиве бухгалтерии. Для этого выделяется отдельное помещение, оборудованное полками, шкафами, закрываемое на ключ. Ключ хранится у лица, на которое возложены обязанности по ведению и организации текущего архива бухгалтерии. Это лицо отвечает за сохранность документов и готовит их для передачи в архив предприятия.

Порядок хранения документов установлен Законом Республики Беларусь "О Национальном архивном фонде и архивах". Оправдательные первичные документы хранятся отдельно от регистров синтетического и аналитического учета. Первичные документы, относящиеся к определенному журналу-ордеру или ведомости группируются в один том. При этом внутри тома документы подшиваются в той последовательности, в какой сделаны записи в журнал-ордер или ведомость.

Выемка из дел первичных документов не допускается. Изъятие первичных документов и регистров из архива предприятия может производиться только органами дознания, предварительного следствия или судами.

По истечении года документы передаются в архив предприятия под ответственность архивариуса.

Уничтожение документов оформляется актом, который составляется в одном экземпляре и утверждается руководителем предприятия.

7.5. Инвентаризация, ее значение в бухгалтерском учете

Инвентаризация - это проверка и документальное подтверждение фактического наличия средств и источников, выявление отклонений от учетных данных и принятие решений по внесению изменений в данные бухгалтерского учета.

Необходимость инвентаризации вызвана следующими об­стоятельствами:

• фиксирование хозяйственных явлений, не поддающихся повсе­дневному наблюдению в текущем учете (усушка, распыл и т.д.);

• устранение расхождений между данными учета и фактическим наличием средств в организации, которые вызваны ошибками в учете (описки, неправильное отражение на счетах), неточностями при приеме и отпуске средств (просчеты, промеры);

• контроль за материально ответственными лицами.

Инвентаризации подразделяются на:

• полные и частичные;

• пла­новые и внеплановые.

Полная инвентаризация- проверка всех без исключения средств, где имеются ма­териальные ценности или денежные средства.

Частичная инвен­таризация - проверка материальных или денежных средств, находящихся в одном из подразделений либо числящихся за одним материально ответственным лицом.

Плановая инвентаризация проводится в установленные сро­ки.

Внеплановые (внезапные) инвентаризации проводятся в целях контроля за сохранностью ценностей у материально ответствен­ных лиц либо при замене материально ответственных лиц по рас­поряжению администрации или по требованию ревизора.