8.2. Методика и техника учетной регистрации

Различают следующие виды записей в учетные регистры: простые и ко­пировальные, ручные и машинные, позиционно-линейные и шахматные.

Простая запись выполняется в одном экземпляре, а копировальная — в двух и более, когда требуется получить несколько экземпляров заполняемо­го регистра.

Позиционно-линейная запись используется, когда по каждой строке ре­гистра отражается отдельная хозяйственная операция с указанием суммы как по дебету, так и по кредиту какого-либо счета. В этом случае аналитичес­кий учет совмещается с синтетическим. Примером позиционно-линейной за­писи является запись в журналах-ордерах по расчетам с поставщиками, с подотчетными лицами и т.п.

При шахматной записи группируются кредитовые обороты по счету (или дебетовые) в корреспонденции с дебетовыми (или кредитовыми). В са­мом регистре по колонкам отражают кредитуемые счета (или дебетуемые), а по строкам — дебетуемые (или кредитуемые). На пересечении колонки и строки по корреспондирующим счетам один раз указывают сумму. В итоге по колонке накапливаются кредитовые обороты по счету (или дебетовые), а по строке — дебетовые (или кредитовые). При этом итог по всем колонкам должен равняться итогу по строке (итогу по всем строкам). Большинство журналов-ордеров заполняются с использованием шахматной записи.

Ошибки, их классификация и способы исправления.

При выполнении записей, связанных с отражением хозяйст­венных операций или составлением отчетов, могут быть допуще­ны ошибки. Характер ошибок бывает весьма различ­ным - это либо описки при записи цифр, либо ошибки при разноске (непра­вильное указание сумм на счетах, в графах), либо ошибки при указании кор­респондирующих счетов.

Кроме того, ошибки в учете могут быть обусловлены недостаточным уров­нем квалификации учетных работников, невнимательностью и усталостью работников, обрабатывающих учетную информацию, несовершенством и неисправностью весоизмерительной аппаратуры, сбоями в работе вычислительной техники.

Ошибки, встречающиеся в учете, разграничивают по причинам возник­новения, значению и месту возникновения.

По причинам возникновениявыделяют три обстоятельства: утомление, небрежность работника, неисправность вычислительной техники.

По значению выделяютдва типа ошибок: локальные и транзитные.

Ло­кальные вызывают искажение информации только в том документе или реги­стре, где они допущены, и не приводят к ошибкам в других регистрах. Напри­мер, в счете-фактуре неправильно указана дата, что не приводит к появлению новых ошибок.

Транзитные вызывают автоматически ошибки в нескольких регистрах. Например, ошибка в подсчете итогов в журнале-ордере или Главной книге.

По месту возникновениявыделяют следующие группы ошибок: в запи­сях по тексту, в числах при записях в документах, регистрах.

Для обеспечения достоверности показателей учета и отчетности необхо­димо проверять правильность и обоснованность учетных записей, выявлять и устранять ошибки.

Ошибки выявляются различными способами в зависимости от их характе­ра и порядка заполнения и ведения учетных регистров.

Повторная сверка записей – пунктировка. При такой проверке правильные суммы отме­чаются знаком "крыжа" (х) или "птичкой" (v), отыскивают правильную сум­му в дебетуемом счете и ставят знак, а затем также и в кредитуемом счете.

Сверка итогов оборотных ведомостей аналитического и синтетического учета.

Встречная проверка– сверка сальдо расчетов с дебиторами и кредиторами.

Ошибочные записи исправляются только в месяце их обнаружения тремя способами: корректурный (за­черкивание), сторнировочный ("красное сторно") и дополнительными записями.

Корректурный способ заключается в том, что неправильную запись за­черкивают одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, а сверху и рядом пишут правильную сумму. Исправление подтверждают под­писью "исправлено" и подписью лиц, подписавших документ. Исправление в учетных регистрах подписывается лицом, внесшим его.

Применяется до составления баланса.

Сторнировочный способ ("красное сторно") применяется, когда непра­вильно сделана бухгалтерская запись или подсчитана сумма по итогу счета (счетов) больше, чем она имела место по хозяйственным операциям.

Для исправления ошибок неправильные суммы сторнируют путем запи­си их красными чернилами (со знаком "минус" или в рамочке) и делают пра­вильную запись по счетам. Например, в документе на отпуск материалов для нужд основного производства вместо их стоимости 500.000 р. ошибочно ука­зана сумма 600.000 р. В этом случае неправильную сумму сторнируем, т. е. записываем красными чернилами и рядом делаем запись на правильную сумму:

Д счет10 «Материалы» К Д счет20 «Основное пр-во» К

	1) 600 000		1) 600 000
	2) 600 000		2) 600 000
	3) 500 000		3) 500 000

Приведенная сторнировочная запись является полной, поскольку перво­начальная запись ликвидирована полностью, на всю сумму хозяйственной операции.

Иногда сторнировка производится на часть суммы.

Д счет10 «Материалы» К Д счет20 «Основное пр-во» К

	1) 600 000		1) 600 000
	2) 100 000		2) 100 000

Например, допущена ошибка в корреспонденции, вместо Д 25 «Общепроизводственные расходы» К 10 «Материалы», операция была отражена Д 20»Основное производство» К 10 «Материалы».

Д счет10 «Материалы» К Д счет 25 «ОПР» К Д счет20 «Основное пр-во»К

	1)600 000					1)600 000
	2)600 000					2)600 000
	3)600 000		3)600000

Применяется при исправлении ошибок прошлых отчетных периодов и отчетного месяца, когда уже подведены итоги, произведены записи в регистрах и Главной книге, если неверна корреспонденция или сумма хозяйственной операции завышена.

Метод дополнительных проводок применяется в тех случа­ях, когда при правильно выбранной корреспонденции счетов сумма операции отражена в меньшей сумме или вообще не отражена по счетам.

Суть этого метода заключается в том, что при исправлении ошибки делают дополнительную проводку по тем же счетам, т.е. в той же корреспонденции, на сумму разницы между правильной цифрой и той, которая записана.

Например, от поставщика поступили материалы на сумму 8000 рублей. В бухгалтерском учете данное поступление материалов ошибочно отражено на сумму 6000 рублей. Для исправления ошибки необходи­мо сделать дополнительную проводку на сумму 2000 рублей.

Д счет10 «Материалы» К Д 60»Расчеты с поставщиками» К

	1) 6000		1) 6000
	2) 2000		2) 2000

Тема 9