1.4 Функциональная структура асу ооо «Pony Express»

АСУ - это совокупность административных, экономических, математических, информационных методов, а также комплекса технических и вычислительных средств, позволяющих эффективно управлять и контролировать деятельность всех подсистем организации.

АСУ ООО « Pony Express» состоит из восьми подсистем:

• Бухгалтерский учет

• Управление финансами

• Управление договорами

• Управление кадрами

• Управление транспортом

• Управление услугами

• Управление техническим снабжением

• Управление безопасностью

Задачи, которые решают эти подсистемы:

Подсистема «Бухгалтерский учет» занимается выдачей заработной платы, контролем движения материальных средств, контролем различных банковских операций.

Подсистема «Управление финансами» занимается контролем движением денежных средств, формированием финансового портфеля.

Подсистема «Управление договорами» разрабатывает формы договоров и отчетной документации, а также надежно хранит различные утвержденные договора и соглашения.

Подсистема «Управление кадрами» осуществляет подбор кадров, формирование штатного расписания, учет отпусков, планирование программ для повышения уровня квалификации сотрудников.

Подсистема «Управление транспортом» занимается сопровождением транспортного обеспечения, осуществляет контроль над транспортом, обеспечивает его работоспособность и обеспечивает ремонтное обслуживание.

Подсистема «Управление услугами» занимается приемом почтовых материалов, распределением их по складским секторам с учетом рационального использования места на складе, подготовкой места для принятия последующих материалов. Обеспечивает безопасное хранение посылок на складе.

Подсистема «Управление техническим снабжением» занимается сопровождением программного обеспечения, обеспечивает работоспособность технических средств, их обновление, плановое техническое обслуживание.

Подсистема «Управление безопасностью» осуществляет контроль над созданием безопасных условий труда, созданием и проведением инструктажа по технике безопасности, организацией проверки технического состояния оборудования.

Охарактеризовав каждую из подсистем, получаем представление функциональной структуры управления ООО «Pony Express» в виде

графической схемы на рисунке 2.

1.5 Информационное обеспечение подсистемы «Управление услугами»

Информационное обеспечение - это совокупность массивов данных, языковых средств описания данных, иерархия функциональных процессов, которые связаны между собой потоками данных, методов организации, хранения, накопления и доступа к информационным массивам, обеспечивающих выдачу всей информации, необходимой в процессе решения функциональных задач.

Другими словами информационное обеспечение - это создание информационных условий функционирования предприятия, обеспечение необходимой информацией, включение в систему средств поиска, получения, накопления, передачи, обработки информации.

Входные потоки информации предоставляют всю необходимую информацию для решения поставленной задачи. Выходные потоки являются результатом решения поставленной задачи, а также служат входными потоками для решения других задач.

Подсистема «Управление услугами» включает в себя множество задач, которые передают друг другу информацию.

Целью данной схемы будет являться наглядное представление, как каждый из процессов преобразует свои входные данные в выходные, а также выявление связей между этими процессами.

Основными компонентами схем потоков данных являются:

- Внешние сущности;

- Системы и подсистемы;

- Процессы;

- Накопители данных и потоки данных.

Источники информации (внешние сущности) порождают информационные потоки (данные), переносящие информацию к подсистемам или процессам.

В таблице 3 представлено описание информационных потоков.

Входными данными будут являться:

- Товарно-транспортная накладная;

- Препроводительная ведомость.

Выходными данными будут являться:

- Квитанция о получении (вторая часть листа манифеста)

- Расходная накладная.

На схеме (рисунок 3) изображены внешние объекты, имеющие связь между входными и выходными потоками (основной процесс). На схеме (рисунок 4) показана обобщенная схема, представляющая собой разбиение основного процесса на составные процессы.

Таблица 3 - Описание информационных потоков.

Обозначение потока	Содержание потока	Периодичность	Носитель
Iвх1	Товарно-транспортная накладная	ежедневно	Электронный и бумажный документ
Iвх2	Лист описи (препроводительная ведомость)	ежедневно	Электронный и бумажный документ
Iвх3	Манифест	ежедневно		Электронный и бумажный документ
Iвых1	Квитанция о получении (вторая часть листа манифеста)	ежедневно		Электронный и бумажный документ
Iвых2	Расходная накладная	раз в квартал		Бумажный документ