1.9 Постановка задачи «Мониторинг потока посылок»

Компания «Pony Express» – ведущий национальный оператор на рынке экспресс-доставки. Собственная региональная сеть включает в себя 2 филиала и свыше 13 представительств.

В настоящее время процесс обработки и распределения посылок на доставку осуществляется вручную, приоритеты посылок рассчитываются практически случайным образом, - всё это требует огромного количества времени и особого внимания.

На практике часто происходят случаи, когда поступившая посылка, имеющая приоритет доставки сроком в три дня, остается незамеченной и отправляется, соответственно, не в те сроки, что изначально были указаны. В итоге компания начинает получать жалобы и плохие отзывы, что отрицательно сказывается на компании.

Существующий метод организации рабочего процесса приносит массу неудобств. Основные из них это - переполнение складских помещений из-за нерационального распределения почтовых материалов и доставки с задержками.

Автоматизировав процесс распределения и сортировки посылок, компания получит более качественное обслуживание, более рациональный подход к исполнению заявок, и, как следствие - увеличение прибыли, при минимизации потраченных временных ресурсов и затрат на перевозку.

Необходимо контролировать распределение почтовых материалов, расход времени и выявить недостатки данной организации.Работа автоматизированной системы направлена на облегчение процесса оперирования посылками.

Компания имеет большую площадь складского помещения, которая разделяется на 3сектора: A,B,C.

Используя данные о посылках (размер, вес, приоритет), система будет рационально распределять их по секторам с учетом этих данных и обеспечивать своевременную отправку крупногаборитных посылок с целью скорейшего освобождения складских помещений.

Посылки с повышенным приоритетом также будут отслеживаться системой и отправляться в кратчайшие сроки, что значительно снизит штрафы за несвоевременную доставку.

2 Специальная часть

2.1 Экономико-организационная сущность задачи «Мониторинг потока посылок»

Компания«Pony Express» осуществляет свои функции в сфере логистики. В данной работе рассматривается мониторинг потока посылок.

Мониторинг - это действующая система распределения, наблюдения и контроля за рабочим процессом, целью, которой является выявление информации о том, где, когда и по каким причинам возникли какие-либо неисправности.

«Pony Express» в городе Жезказган работает недавно, но, не смотря на это, население активно пользуется услугами этой компании.

В связи с тем, что компания в городе работает недавно - процесс работы далеко не налажен. Распределение полученной корреспонденции и посылок осуществляется вручную.

На сегодняшний день одной из главных проблем компании, которая существенно снижает эффективность работы, является проблема отсутствия действующей автоматизированной системы распределения почтовых материалов и нерациональное распределение сотрудников по рабочим местам.

Распределение посылок производится обычным для компании способом, а именно распределение вручную, занимает достаточно много времени и приносит массу неудобств.

При поступлении посылок, необходимо провести их распределение на складе с указанием сектора склада и полки, где посылку можно будет легко найти. Для этого специалистам необходимо вручную создавать бланки распределения со всей необходимой информацией о посылке, затем, предварительно изучив эту информацию, начать ее распределение на бумаге (какую посылку и в какой из секторов необходимо распределить). По окончанию бумажного распределения, грузчики, используя созданный бланк распределения, сортируют посылки. Вручную также создаются листы курьерам (для каждого свой), в которых включен список посылок, которые необходимо доставить в данный рабочий день.

Как правило, процедура распределения занимает много времени, поэтому ускорить рабочий можно только с некоторым количеством сотрудников. Но даже при наличии достаточного количества рабочих, из-за отсутствия рационального их распределения в каждом из отделов, процесс распределения может быть несколько затянувшимся, что, впоследствии, отразится на эффективности работы компании.

При автоматизированном распределении, существенно сократится время, которое необходимо для всей процедуры. Специалистам уже не нужно будет вручную создавать бланки распределений и списки курьерам. Все данные о посылке будут выгружаться в базу данных. После чего система сама распределит посылку, куда необходимо. Специалисту потребуется закрепить проделанную работу стикером-лентой с указанием сектора.

Главной проблемой является отсутствие слаженности рабочего процесса.

Как было отмечено ранее, распределение посылок по складским секторам осуществляется специалистами вручную. Процесс работы весьма емкий и неудобный, в ходе которого могут возникать различные ошибки.

После автоматизации рабочий процесс будет происходить следующим образом: специалисты, придя на свое рабочее место, в созданной автоматизированной системе просматривают список поступивших посылок.

Каждая посылка сопровождается листом манифеста в двух сшитых копиях. Одна копия отдается клиенту, другая остается у курьера. В левом углу манифеста расположен штрих-код и числовой десятизначный номер. Манифест включает в себя информацию об отправителе и получателе, о сроке доставки, об адресе доставки. Также в манифесте содержится описание вложения, размер, вес и т.д. В процессе распределения специалистами, каждой из посылок будет присвоено свое описание.

Посылки принимаются в общем пакете с пломбой, к которому строго обязательно должны быть закреплены следующие документы:

• Товарно-транспортная накладная;

• Препроводительная ведомость (2 копии).

На пломбе всегда указывается ее номер, срывать ее имеет право только получатель компании, в данном случае это может быть любой специалист из отдела распределения.

Первая копия препроводительной ведомости подписывается курьером и остается на пункте отправления, где хранится в течение полугода. Вторая подписывается специалистом распределения и отдается курьеру, как подтверждение того, что посылка доставлена.

Внутри мешка также обязательно должен быть лист товарно-транспортной накладной.

После того, как пакет с посылками прибыл в офис компании, начинается распределение. Управление услугами состоит из пяти подотделов: отдел по распределению бандеролей, отдел по распределению писем, отдел по распределению крупногабаритных посылок, отдел по распределению посылок с приоритетом и отдел распределения посылок с учетом весовых характеристик. В компании также работают 2 грузчика и 2 курьера. Компания имеет 3 сектора склада А, В и С и автотранспорт для крупногабаритных посылок и автотранспорт для посылок с малым весом.

Складской сектор А служит для хранения писем, бандеролей и посылок, которые нужно отправить в кратчайшие сроки (посылки с приоритетом). Сектор В служит для хранения крупногабаритных посылок и посылок с большим весом, а сектор С служит для хранения посылок, которые по каким-либо причинам были возвращены или не доставлены, и для посылок, которые были принесены в компанию лично клиентом, для отправки в другой город и т.д.

Специалистами вскрывается пакет с посылками, к каждой из которых прилагается лист манифеста. Далее специалист сканирует штрих-код, расположенный на манифесте, после чего в окне программы всплывает окно с этим же манифестом только уже в электронном виде. Если посылка находится в отделе у специалиста, распределяющего посылки по весу, он измеряет вес посылки и полученный результат добавляет в электронную форму. Аналогичная процедура происходит в каждом отделе. Каждой посылке присваивается информация, соответствующая специфике отдела.

Разработанная система предлагает рекомендацию о размещении посылки на складских секторах с указанием полки, на которой посылка будет храниться до момента ее погрузки на отправку. Другими словами, программа автоматически распределяет посылки по складским секторам, исходя из описания посылки и характеристики каждого из секторов.

После того, как все посылки были отсканированы и распределены программой, грузчик увозит их на склад.

Далее один из специалистов с помощью программы распределяет посылки с манифестами по курьерам. Лист с распределением распечатывается и выдается лично грузчику, который загружает транспорт посылками, копия выдается курьеру, после чего он может спокойно заниматься доставкой.

В завершении процесса доставки, курьер вместе с клиентом подписывает обе копии манифеста, как подтверждение и о доставке и о получении. Одна из копий остается у получателя, другую забирает курьер и в конце рабочего дня возвращает в офис специалисту.

В приложении А, в таблице 1 представлен прайс-лист услуг компании.

На рисунке 6 показано формальное представление распределения посылок.

Рисунок 6 - Формальное представление распределения посылок