Изучение документации

Метод изучения документации основан на анализе документации (в первую очередь первичной) на различных материальных носителях: письменных, машинных, графических, имеющихся непосредственно в исследуемой системе управления. Достоинство данного метода в том, что он один из наиболее доступных и распространенных для исследователей.

Анализ любой управленческой информации начинают с выявления таких ее свойств, как линейность (возможность записывать информацию построчно), дискретность (в основном алфавитно-цифровая), возможность хранения, однотипность, массовость, общность возникновения, объемность (по количеству). В зависимости от свойств информации выбирают то или иное техническое средство для ее обработки, документирования и документационного обеспечения работников. Информация, используемая в управлении, должна обладать достоверностью, т. е. в определенной мере соответствовать фактическому состоянию описываемого объекта; своевременностью, – удовлетворять, требованию ко времени выработки решения; достаточностью, – обеспечивать минимально необходимый объем информации для принятия оптимального решения; доступностью для восприятия; понятностью для восприятия; лаконичностью; экономичностью [27; 41].

Прежде чем осуществлять анализ документов, используемых в управлении, их рекомендуется классифицировать и установить те группы документов, которые наиболее информативны для целей исследования. На практике показала свою эффективность такая группировка документов для целей анализа системы управления [27; 41]:

1. конструкторские документы;

2. технологические;

3. документы по изобретательству и рационализации;

4. документы по стандартизации;

5. бюджетно-плановые;

6. статистические;

7. первично-учетная документация;

8. финансовая и бухгалтерская документация;

9. расчетно-денежная документация;

10. документация по ценообразованию;

11. по материально-техническому обеспечению и сбыту;

12. по социальному обеспечению.

В практике управления широко используются и другие подходы к систематизации документации.

Источники сбора информации могут быть внутренними и внешними. Для исследования социально-экономической системы предприятия эффективным является анализ источников информации, приведенный во вставке 2.

Вставка 2. Источники документированной информации для анализа системы управления предприятия [27; 41]

• Данные внешней бухгалтерской отчетности, не являющиеся коммерческой тайной, публикаций, статистических материалов;

• устав, учредительный договор, протоколы учредительного собрания, подписные листы на акции и другие документы, регламентирующие деятельность организации;

• состав членов правления и их заместителей, состав ревизионной комиссии;

• приказы о назначении генерального директора (президента) и его заместителей;

• нормативно-правовые документы по основным направлениям деятельности организации и менеджмента, в том числе законы и другие подзаконные акты;

• организационные документы системы управления организацией и ее структурных единиц;

• экологический паспорт;

• показатели активов и пассивов балансовых отчетов, отчетов о финансово-экономических результатах и их использовании, отчетов о прибылях и убытках, других бухгалтерских, учетных и статистических документов;

• входящие и исходящие документы;

• положения о подразделениях, руководящие документы, методики, стандарты, должностные инструкции, процедуры и другие документы, регламентирующие деятельность подразделения, а также документы отражающие: цели и задачи организации; степень специализации, концентрации, комбинирования научно-технических разработок и производства продукции; кооперацию научно-технических и производственных структурных единиц; централизацию и специализацию функций обеспечения и обслуживания; маршруты материально-вещественных и информационных потоков; соотнесенность структурных единиц и подразделений и их численности в жизненном цикле продукции (услуг); состав целей управления, функций и задач и их распределения между уровнями и звеньями управления; централизацию и распределение полномочий по принятию решений; функциональные связи между уровнями и звеньями управления и отдельными руководящими работниками; существующую технологию выполнения функций и задач; кадровое обеспечение; уровень используемых технических средств управления; используемые методы управления; факторы, обеспечивающие получение прибыли; исполнительность решений в единицах организации