2.11. Организационный план

Для организационного обеспечения проекта необходимо соста­вить реалистичный календарный план (деловое расписание) прове­дения важнейших видов работ (заключение контрактов, разработку документации, строительство, пуск производства и др.) с указанием даты начала и окончания каждого мероприятия, ответственных лиц и возможных корректировок в случае отклонений от графика. При реализации проекта инвестор должен создать группу управ­ления осуществлением проекта. Он должен также передать ей опре­деленные полномочия, чтобы она выступала от его имени по отно­шению к подрядчикам и консультантам. Эффективность осуществ­ления проекта может в значительной степени зависеть от вспомо­гательных услуг, оказываемых такой группой. Например, глубокое знание этой группой местных условий может представлять собой определенную выгоду. Причем она должна работать не только в пе­риод осуществления проекта, но в идеальном варианте стать и яд­ром группы управления техников и эксплуатационников, которые впоследствии будут отвечать за выпуск продукции.

Выбор технологии. На выбор технологии обычно не уходит слишком много времени, поскольку соответствующие аспекты дол­жны были найти свое отражение в технико-экономическом иссле­довании. Однако в некоторых случаях много времени могут потре­бовать переговоры с поставщиками или лицензиарами технологии, особенно, если предприятие стремится обеспечить минимальное или значительное участие лицензиара в акционерном капитале.

Документация (по оборудованию и объектам гражданского строительства), заявки подрядчиков, оценки тендеров, разме­щение заказов. До того, как начнется фактическая работа на пло­щадке, необходимо выделить определенное время на ряд предвари­тельных мероприятий, включая их подробное планирование, переговоры по контрактам и др.

Обычно от запросов о прейскурантах на оборудование до разме­щения окончательных заказов проходит значительное время, но тем не менее в целом этот период можно рассчитать без особых трудно­стей. До поставки оборудования может пройти довольно много вре­мени: от трех до шести месяцев для относительно простого оборудо­вания, до двух и более лет - для станков, сложного технологического и электрооборудования.

Заказывая оборудование, следует учитывать время на монтаж и другие работы, с тем, чтобы гарантировать поступление оборудова­ния в оптимальные сроки. Если используется как импортируемое, так и отечественное оборудование, то проблема сроков поставок при­обретает еще большее значение. Во многих случаях главным обра­зом из-за ограниченных возможностей внутреннего рынка постав­ки отечественного оборудования требуют большего времени, чем импортного, поэтому заказы необходимо планировать заранее.

Финансирование проекта. После того как принято решение об инвестициях и определены общие инвестиционные издержки и сроки реализации проекта, необходимо решить вопрос о финансировании проекта. С учетом привлечения средств поставщика, финансирова­ния со стороны кредитных учреждений и собственных фондов следует стремиться к экономическому соотношению между привлечен­ным капиталом и акционерным капиталом. Вряд ли будет целесо­образно начинать работы, связанные с проектом, до полного реше­ния вопроса о его финансировании, даже если это и приведет к потере большого количества времени.

На этапе проведения технико-экономического исследования сле­дует правильно учитывать все расходы, которые могут возникнуть при осуществлении проекта. Только проведя всеобъемлющую оцен­ку, можно будет определить характер финансирования и уровень производственных издержек.

Период строительства. Одним из наиболее важных шагов в ра­боте над проектом является приобретение или аренда земельного участка и урегулирование вопроса подъездных путей к площадке предприятия. Иногда это может повлечь за собой длительные перего­воры (например, если нельзя достичь согласия относительно продаж­ной цены), поэтому на первоначальном этапе можно предусмотреть варианты приобретения земли, что позволит избежать излишней траты времени.

Строительство помещений для предприятия нельзя начинать до готовности окончательного плана размещения оборудования, закуп­ки земельного участка и подготовки и освоения площадки. Подготов­ку площадки можно провести без особых затруднений, на это не по­требуется много времени. Необходимо тщательно определить порядок возведения гражданских сооружений и проведения строительных работ с точки зрения требований к срокам строительства и самому строительству, по отношению к потребностям в инфраструктуре, ее наличию и срокам прибытия и монтажа различных видов оборудо­вания.

По мере строительства гражданских объектов и средств инфра­структуры на различных площадках может возникнуть необходи­мость проверять и отправлять на места механизмы и оборудование. Следует предпринять меры для таможенной очистки импортируе­мых товаров в портах и транспортировки отечественного оборудо­вания на площадку. Все эти аспекты должны быть соответствующим образом спланированы, с тем, чтобы ни в одном пункте не возникло задержек.

Важными этапами на стадии осуществления проекта являются испытания оборудования, пробный выпуск продукции и сдача пред­приятия в эксплуатацию. Период пробного выпуска продукции яв­ляется особенно важным, поскольку его можно начать сразу после окончания монтажа оборудования (если частичные испытания и опытная эксплуатация, выполняемые во время строительства, не проводятся).

Наем и подготовка рабочих, ИТР и служащих должны тща­тельно планироваться, с тем, чтобы по мере надобности обеспечить наличие квалифицированных кадров. Слишком часто наем рабочей силы откладывается на самое последнее время и к программам под­готовки специалистов приступают только тогда, когда предприятие уже готово к выпуску продукции, что приводит к совершенно неудов­летворительному использованию мощностей на первоначальных этапах производства. Создавать и развивать административную структуру предприятия необходимо в период осуществления проекта.

В этот же период необходимо также окончательно решить вопро­сы снабжения, касающиеся основных производственных материа­лов. При импортных поставках следует предусмотреть достаточное количество времени. В отношении отечественных материалов не­обходимо тщательно спланировать поступление сырья, с тем, чтобы не допускать отставания по срокам.

Подготовку рынка сбыта необходимо начинать заранее, с тем, чтобы в будущем обеспечить сбыт готовой продукции в соответствии с планом. В противном случае может образоваться запас нереали­зованной продукции и основные предположения относительно ком­мерческой прибыльности продукта окажутся несостоятельными.

Подготовка к сбыту продукции начинается с рекламы товаров, подготовки продавцов и завершается предоставлением специально­го торгового оборудования (например, морозильников).

В некоторых случаях может потребовать много времени получе­ние санкций правительства, особенно при привлечении иностран­ных инвестиций. Санкция правительства необходима также во мно­гих случаях для ввоза механизмов и оборудования и в отношении соглашений о поставках технологий. Для импорта промежуточных товаров на стадии производства, включая обработанные материалы, узлы и компоненты, также может потребоваться санкция государ­ственных учреждений. Во всех этих случаях необходимо выделять достаточно времени (от одного до шести месяцев) для их получения, с тем, чтобы это не послужило помехой для успешной реализации проекта.

Виды графиков. При правильном планировании проекта по сро­кам следует добиваться того, чтобы производственные помещения и вспомогательные строения и средства инфраструктуры были вов­ремя подготовлены для монтажа и установки механизмов и обору­дования, имелись квалифицированные рабочие для эксплуатации предприятия по его готовности и предприятие было обеспечено ос­новными и вспомогательными материалами в объеме, необходимом для успешного начала работы. Любые задержки или отсутствие гра­фиков по любому из этих аспектов, в конечном счете, пагубно сказы­ваются на деятельности предприятия на первых этапах производ­ства. Однако, если производственные помещения и строения готовы задолго до поступления оборудования, если производственный пер­сонал набран слишком рано или сделаны слишком большие запасы производственных материалов, то выделенные фонды могут ока­заться неосвоенными в результате недоиспользования мощностей, рабочей силы или оборудования. Поэтому и необходим эффектив­ный и сбалансированный график потребностей в различных мате­риальных факторах производства. Достичь этого можно лишь на основе тщательного планирования сроков осуществления проекта.

Существуют различные методы составления и анализа графиков. При самом простом и наиболее распространенном методе использу­ется столбиковая диаграмма, в которой осуществление проекта де­лится на различные виды деятельности по компонентам и указыва­ются сроки для выполнения каждой операции. Исходя из этого, можно впоследствии подстраивать работу под дату или срок, к кото­рому должна начаться определенная операция или должны быть приняты определенные решения. Столбиковую диаграмму можно применять к любому проекту и ее нетрудно подготовить.

Для комплексного проекта с рядом взаимосвязанных и последо­вательных операций этот подход может быть недостаточно действен­ным и тогда придется использовать сетевую диаграмму, в которой находят применение два метода: метод критического пути (МКП) и метод оценки и пересмотра проекта (ПЕРТ).

Какой бы метод не применялся, очень важно время от времени корректировать первоначальный график, выявлять и решать воз­никающие в ходе осуществления проекта проблемы и затруднения. Внесение коррективов является важной функцией самого процесса составления графика осуществления проекта, и только при посто­янном контроле его выполнения можно вносить логичные измене­ния в ход реализации проекта.

Издержки на осуществление проекта - это расходы на подго­товку к производству, которые впоследствии превратятся в капитал. Они включают ряд составляющих.

1. Расходы на руководство осуществлением проекта: оклады и заработная плата управленческого персонала; арендная плата за по­мещения, автомобили, жилые помещения и т.д.; расходы на проезд и средства связи; налоги и пошлины в период осуществления про­екта.

2. Затраты, связанные с осуществлением контроля и координа­цией строительства, монтажом, испытаниями, пробными пусками, пуском и сдачей предприятия в эксплуатацию: оклады и заработ­ная плата рабочих-строителей и монтажников; издержки на иност­ранных экспертов; аренда (жилых помещений, административных зданий); сырье и вспомогательные материалы, предметы снабжения и средства для испытаний и пуска предприятия; процентные став­ки в ходе строительства (на срочные займы и текущие счета в бан­ке); прочее.

3. Расходы на создание административного аппарата, наем и под­готовку рабочих, ИТР и служащих: оклады и заработная плата ад­министративного персонала (включая работников по найму кадров); издержки на рекламу, связанную с наймом; оклады и зарплата обу­чающегося персонала и (или) гонорары обучающим экспертам и (или) гонорары за подготовку кадров вне предприятия (в своей стра­не или за рубежом), включая проездные и суточные; учебные мате­риалы; оклады и заработная плата принятых на работу рабочих, ИТР и служащих со времени найма до начала выпуска продукции; арен­да и эксплуатация административных помещений, учебных средств автомобилей, жилых помещений и т.д.

4. Расходы, связанные с обеспечением снабжения: оклады и зара­ботная плата сотрудников по закупке товаров; проездные и другие расходы; связь.

5. Расходы по сбыту: оклады и заработная плата для сотрудни­ков системы сбыта и торговли; реклама; подготовка продавцов и коммерсантов; проездные; связь.

6. Расходы, связанные сналаживанием связей с местными влас­тями: издержки на получение санкций на работы и проч.

7. Предварительные расходы, связанные с эмиссией ценных бумаг: регистрационные (заявочные) пошлины; типографские и побочные расходы; выпуск проспектов и другие типографские расходы; расходы на официальные заявления; комиссионные по андеррайтингу; оплата брокерских услуг; гонорары за юридические услуги; прочие расходы.

Расчет издержек должен основываться на схеме организации ра­бот по осуществлению проекта и учитывать:

• решение инвестора относительно масштаба вышеуказанных операций, выполняемых его собственным штатом сотрудников или консультантами и подрядчиками;

• график сроков осуществления проекта с указанием предпола­гаемого начала и длительности соответствующих операций;

• необходимое количество рабочих, ИТР и служащих (для круп­ных проектов это следует указать в штатном расписании), их окла­ды и заработную плату;

• наличие на местах административных и жилых помещений, транспортных средств и т.д.;

• гонорары консультантам и экспертам и положения соглашений с ними, а также возможные дополнительные надбавки иностранно­му персоналу.