А. Н. Лебедев. «Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу»

Защита электронных документов

Возможно, по работе вы уже сталкивались с понятием электронный документ. Для многих предприятий актуальным вопросом в настоящее время является переход на безбумажную технологию как на уровне отдельного предприятия, так и при документообороте с внешними организациями. Электронный документооборот позволяет экономить время, уменьшает затраты на расходные материалы (картриджи к принтерам, бумага) и позволяет отследить прохождение документа по всем инстанциям.

Электронный документ – зафиксированная на материальном носителе в виде электронного образа или файла информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать, и снабженная (защищенная) аналогом собственноручной подписи.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – вид аналога собственноручной подписи, являющийся средством защиты информации, обеспечивающим возможность контроля целостности и подтверждения подлинности электронных документов. Электронная цифровая подпись позволяет подтвердить ее принадлежность зарегистрированному владельцу. При помощи такой подписи возможны и отметки о произведенном контроле данных, и об утверждении документа руководителем, так как на один файл можно ставить несколько электронных подписей. Их наличие не препятствует полноценной работе с файлом и позволяет отследить этапы внесения и контроля данных.

При постановке на файл ЭЦП содержимое файла не меняется. Оно не кодируется и его можно свободно прочитать. ЭЦП – это не средство криптографической защиты (документ не шифруется). При постановке ЭЦП на файл вычисляется его контрольная сумма. Если в документ после постановки ЭЦП внесены какие-либо изменения, ЭЦП при проверке будет не верна. Таким образом, постановка ЭЦП – это способ обеспечения целостности файла.

Для постановки и проверки электронных цифровых подписей требуется специальное программное обеспечение. Причем оно должно быть сертифицировано для использования на территории государства его уполномоченными органами.

Хитрость использования ЭЦП в том, что должны быть организации, отвечающие за генерацию подписей и проверку их подлинности в случае конфликтов. Причем пользоваться услугами этих организаций должны все участники электронного документооборота. Такие организации называют удостоверяющими центрами.

К сожалению, удостоверяющих центров сейчас не так много. Хотя эти организации постепенно появляются, например, для обеспечения авторизации при сдаче налоговой декларации через Интернет.

255

А. Н. Лебедев. «Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу»

Глава 6 Архиваторы

Многие файлы, создаваемые современными программами, имеют довольно большой объем. А иногда надо записать на Flash-Drive множество таких файлов. Или передать массу файлов по электронной почте. При оплате исходящего трафика это может быть весьма накладно. Помочь в подобных ситуациях могут специальные программы — архиваторы.

Дело в том, что файлы многих типов можно безболезненно уменьшить в размерах с помощью специальной технологии. Особенно это касается текстовых файлов. Процедура уменьшения размера файла при сохранении всего его содержимого называется архивацией (иногда еще называют упаковкой или сжатием). Однако чтобы поработать с таким сжатым файлом, его надо предварительно восстановить — разархивировать (распаковать).

Алгоритмы сжатия и восстановления файла из сжатого состояния бывают разные. По этой причине существует несколько различных программ-архиваторов. Одни поддерживают работу с несколькими алгоритмами сжатия, другие – только с одним.

При архивировании создается новый файл архива, куда помещается указанный вами файл (копируется или перемещается, в зависимости от вашего желания). Можно помещать

вфайл архива один файл, а можно и сразу несколько.

ВWindows встроена возможность работы с архивами в формате zip, поэтому отдельной программы-архиватора устанавливать не нужно. В то же время существует множество других программ, обеспечивающих более качественное сжатие файлов, на некоторых самых популярных я хочу остановиться подробнее.

256

А. Н. Лебедев. «Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу»

7-Zip

Один из самых популярных в настоящее время бесплатных архиваторов. Он может работать с несколькими форматами архивов, например ZIP.

Установка 7-Zip

Установка 7-Zip на компьютер довольно проста. Для установки нужно приобрести ком- пакт-диск с архиватором или загрузить его в Интернете. Часто на дисках, прилагаемых к журналам компьютерной тематики, есть этот архиватор.

Обычно вы получаете дистрибутив (комплект для установки) 7-Zip в виде всего одного файла с расширением .exe. Этот исполнимый файл – самораспаковывающийся архив. Запустите его на выполнение двойным щелчком мыши в Проводнике.

В результате откроется диалоговое окно, где предлагается ввести путь для размещения файлов архиватора. По умолчанию файлы архиватора размещаются в папке C:\Program Files\7-Zip. Вполне можно согласиться с этим предложением и щелкнуть по кнопке Install (если вы не согласны и хотите поместить архиватор, например, на другом логическом диске, исправьте путь, щелкнув в текстовом поле с путем мышью).

Начнется процесс копирования файлов. Ожидайте его завершения. После завершения установки появится сообщение об этом. Щелкните мышью по кнопке ОК, чтобы закрыть окно с сообщением. В Главном меню должна появиться папка 7-Zip. Внутри этой папки находится команда для запуска архиватора – 7-Zip.

Для работы с архиватором 7-Zip надо запустить его (Пуск → Все программы → 7-Zip → 7-Zip). Основное окно 7-Zip показано на рис. 6.1.

257

А. Н. Лебедев. «Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу»

Рис. 6.1. Окно 7-Zip

Создание архива

Для создания нового архива в основном окне 7-Zip, щелкая мышью по папкам, найдите файл, который хотите заархивировать. Щелкните по его имени мышью, а затем по кнопке Добавить. При этом откроется окно с заголовком Добавить к архиву, как показано на рис. 6.2. В поле Архив введите название для файла архива (придумайте его сами).

258

А. Н. Лебедев. «Windows 7 и Office 2010. Компьютер для начинающих. Завтра на работу»

Рис. 6.2. Создание нового архива

В раскрывающемся списке Формат архива выберите алгоритм архивирования: 7z, BZip2, GZip, Tar, Zip. Из перечисленных самый распространенный формат для Windows – Zip. В зависимости от вашего выбора будет установлено расширение файла архива.

Если хотите, чтобы никто посторонний не смог извлечь файл из вашего архива, можно установить пароль. Для этого просто введите в поле Введите пароль придуманный вами пароль, а затем повторите его ввод в поле Повторите пароль (рис. 6.3).

259