5. Формализация и оценка процесса информационного оповещения сотрудников и клиентов ит-компании ооо «Изумруд»

Перейдем от качественной оценке процесса подготовки и осуществления рассылки к количественной. Для этого выполним оценку временных затрат на осуществление процессов. Для этого составим формулу для оценки временных затрат на подготовку к рассылке и на осуществление рассылки.

Мною проводилось предпроектное обследование, в котором использовались следующие методы: наблюдение – непосредственное присутствие на рабочих местах руководителей, исполнителей, работников, ответственных за делопроизводство в подразделениях; опрос и интервьюирование.

Составим формулу, по которой можно оценить общее T_подг время на выполнение процесса подготовки к почтовой рассылке. Очевидно, что оно будет складываться из времени всех этапов, принадлежащих одноименному этапу на сценарии:

Где:

t­_{опр i} – время определения почтового адреса i-го члена нового списка рассылки;

t­_форм – время формирования шаблона письма;

t­_поиска – время поиска сохраненного списка адресов;

m – количество участников в списке рассылки;

Теперь перейдем к формированию математической модели оценки временных затрат T_расс на этап почтовой рассылки. Время будет складываться из формирования нового письма и переноса контактных данных в поле адресата сообщения:

Где:

t­_перенj – время переноса почтового адреса j-го члена списка рассылки в поле адресата сообщения;

t_созд – время формирования нового письма;

k – максимальное количество адресатов одного письма (выполнении операции m/k результат округляется в большую сторону до целого числа).

В таблице 1 приведены значения параметров, полученные в результате наблюдения и предпроектного исследования.

Таблица 1 – Значения параметров математической модели

Параметр	Обозначение в модели	Значение
Время определения почтового адреса i-го члена нового списка рассылки	t­опр i	1 минута
Время формирования шаблона письма	t­форм	20 минут
Время поиска сохраненного списка адресов	t­поиска	5 минут
время переноса почтового адреса j-го члена списка рассылки в поле адресата сообщения	t­перенj	0,5 минуты
время формирования нового письма	tсозд	1 минута
максимальное количество адресатов одного письма	k	100
Количество участников в списке рассылки	m	20000

Приведенные в таблице данные использовались для расчетов по созданным формулам. В результате получены следующие значения временных затрат при условии рассылки всему списку контактов:

Естественно, что фактические числа в разы меньше. Определим потенциально возможное число писем, которые способен отослать специалист отдела по взаимоотношениям с клиентами.

При условии, что создается новый список и шаблон письма уже имеется, на одного клиента ему потребуется 1+0,5+1=2,5 минуты. Если используется уже созданный список – 0,5+1 = 1,5 минуты. Положим, что длительность рабочего дня = 480 минутам, тогда в день при непрерывной работе специалист отдела по взаимодействию с клиентами способен разослать:

• (480-20)/2,5=184 письма, если ведется работа с новым списком.

• (480-20)/1,5=306 писем, если ведется работа с имеющимся списком

Сопоставление максимального из этих двух чисел и фактического числа почтовых адресов в базе (см. рисунок 3) дает наглядное представление о несостоятельности существующего подхода к организации рассылки и директ-маркетинга на ее основе.

3. Оценка количества обрабатываемых почтовых адресов в день

Вывод, который можно сделать по результатам такого математического моделирования и проведенной оценки следующий – причина проблем заключается в отсутствии средств автоматизации информационного оповещения.