6. Формулировка проблем и постановка задачи дипломной работы

К числу проблем, выявленных на этапе исследования и подлежащих решению в работе относятся:

1. Сильная зависимость времени отправки почтовых сообщений от количества адресатов;

2. Несоответствие способности специалиста по количеству отправляемых в рабочий день писем и фактического числа адресатов в базе клиентов.

3. Отсутствие средств автоматизации информационного оповещения;

4. Ярко выраженный рутинный характер работы специалиста;

5. Игнорирование специализированных списков под конкретное задание менеджера ввиду сложности работы с полным списком контактов и большими временными затратами на создание нового списка.

Целью данной выпускной квалификационной работы является поиск и выработка решения проблемы обеспечения процесса уведомления сотрудников и клиентов ИТ-компании путем почтовой рассылки быстрыми методами и инструментами, способными обеспечить отсылку писем всему списку контактов в течение одного рабочего дня..

2. Оптимизация бизнес-процессов информационного оповещения сотрудников и клиентов ит-компании ооо «изумруд»

1. Оптимизация математической модели процесса информационного оповещения

Целевая функция в моей работе – это фактическое количество отсылаемых писем в день.

Как обозначено при постановке задачи дипломной работы, требуется обеспечить минимальные временные затраты на подготовку и осуществление рассылки. В соответствии с этим, определим задачу оптимизации как нахождение временных показателей оптимизированной модели;

Время, за которое должно быть отправлено 20000 писем не должно превышать 480 минут (одного рабочего дня в соответствие с целью дипломной работы).

Составим равенство, чтобы определить максимальное время отправки одного письма (на 100 адресатов), при котором данное условие будет выполняться. Предположим, что шаблон письма уже готов и имеется полный список контактов (20000 наименований). Тогда равенство примет вид:

Для одного письма получим:

Таким образом, чтобы обеспечить отправку писем 20000 адресатов за один рабочий день, формирование одного письма на 100 адресатов должно выполняться не дольше, чем 2,4 минуты.

2. Алгоритм выполнения оптимизированного процесса информационного оповещения сотрудников и клиентов ит-компании

Построим алгоритм выполнения оптимизированного процесса почтовой рассылки, по которому должна осуществляться компоновка писем за минимальное время (см. рисунок 4).

4. Алгоритм выполнения оптимизированного процесса информационного оповещения сотрудников и клиентов ИТ-компании

На рисунке 4 показана схема, согласно которой будет работать механизм почтовой рассылки. Проведем оценку работы с документами для текущих механизмов и с условием использования информационной системы, чтобы определить предпочтительный вариант

Таблица 2. – Сравнение временных затрат на выполнение модифицированного алгоритма выполнения почтовой рассылки

Способ обработки Процесс	Через контакт-лист почтового клиента, вручную t, мин	с помощью ИС, автоматизировано t, мин
Время формирования одного письма на 1 адресата	Менее 1 минуты	Менее 1 минуты
Время формирования одного письма на 100 адресатов	Не менее 3 минут	Менее 1 минуты
Время рассылки писем 20000 адресатов	Не более 15 часов	Не более 1 часа
Рутинность	Высокая	Низкая

Оба способа выполнения обработки документа позволяют выполнить поставленную задачу для одного письма в день. Однако обработка вручную с помощью контакт-листа в почтовом клиенте сильно зависит от количества адресатов, что неприемлемо для решения задачи дипломной работы. Поэтому следует сделать выбор в пользу информационной системы.