Вопрос 2. Документальное оформление выдачи материалов и доставки их в цех.

Установленные лимиты на материалы должны быть доведены до начала периода изготовления продукции цехам предприятия. Для этой цели используются специальные документы : лимитные ведомости, лимитно-заборные карты, расходные фондовые ордера, требования, план-карты. Выбор того или иного документа зависит от характера потребления и вида материала, стабильности производства.

Материалы (основные и вспомогательные), потребляемые в течение месяца многократно, отпускаются по лимитно-заборным картам. Лимитно-заборная карта может быть месячной или квартальной. Месячная (месячный лимит) выписывается на одно наименование материала в трех экземплярах: один направляется складу, второй – цеху, третий остается в отделе снабжения. По мере фактической выдачи материала в карте фиксируется отпущенное количество, при этом кладовщик расписывается в экземпляре цеха, а представитель цеха – в экземпляре склада. В конце месяца месячные лимитно-заборные карты сдаются в бухгалтерию для учета движения материалов. Квартальная лимитно-заборная карта с распределением лимита по месяцам имеет на первый и второй месяцы квартала отрывные талоны, которые в конце месяца направляются в бухгалтерию. В последнем месяце квартала в бухгалтерию сдается лимитно-заборная карта.. Порядок выдачи материалов по квартальной карте такой же, как и по месячной. Оформление лимитно-заборной карты на квартал более эффективно, так как позволяет уменьшить документооборот.

При эпизодическом потреблении материалы выдаются в цехи по требованиям. Разовые требования применяются при выдаче вспомогательных и основных материалов при небольших объемах потребления. Кроме того, они выписываются при отпуске материальных ресурсов по лимитным ведомостям. Разовые требования бывают однострочные и многострочные, выписываются в двух экземплярах.

Для выдачи драгоценных металлов применяют расходные фондовые ордера, где лимит отпуска, а также количество отпущенного материала в цех указываются в натуральном и стоимостном выражении.

Лимитные ведомости применяются в тех производствах, где имеет место большая номенклатура потребляемых материальных ресурсов. Лимитные ведомости составляются в двух экземплярах на несколько номенклатурных позиций материала. Один экземпляр лимитной ведомости отправляется на склад, второй – в цех. При получении материала представитель цеха должен выписать требование, с которым обращается на склад. Кладовщик склада отпускает цеху материал в пределах установленного лимита, отмеченного в лимитной ведомости, получает расписку представителя цеха, расписывается в требовании цеха и отмечает в лимитной ведомости фактическое количество отпущенного материала. При таком порядке отпуска материалов лимитная ведомость служит оперативным документом, а бухгалтерским документом является требование.

При стабильном выпуске продукции и ритмичном производственном процессе материальные ресурсы могут выдаваться в цех с помощью план-карты. В план-карте кроме наименований материалов и лимита выдачи указываются сроки доставки материала в цех ( при этом применяется централизованная доставка материалов). План-карта является оперативным документом, к ней необходимо выписывать требование.

Сверхлимитный отпуск материалов должен оформляться требованиями, при замене материалов – специальными актами. В требованиях на сверхлимитный отпуск необходимо указывать причину дополнительной потребности в материалах. Разрешение на сверхлимитный отпуск может давать директор предприятия, его заместитель, начальник отдела снабжения. Акты на замену материалов оформляются в связи с изменением номенклатуры выпускаемой продукции, при конструктивных изменениях в производимых изделиях, в технологическом процессе. Разрешение на замену должны давать конструкторский, технологический отдел, главный механик, отдел технического контроля; а утверждается акт замены главным инженером предприятия. Для получения материала в случае замены выписывается требование обычной формы в двух экземплярах, которое предъявляется складу вместе с актом замены. Такая система учета сверхлимитного отпуска может повысить ответственность цехов за рациональное использование материалов в производстве.