Вопросы к лабораторной работе 11

• Перечислите отличия Диспетчера сценариев от таблиц значений.

• Как применить Диспетчер сценариев (задать переменные и интересующие значения)?

• В каких режимах можно просмотреть результат применения сценариев?

• Сформулируйте основные отличия отчета в виде итоговой таблицы от отчета в виде сводной таблицы. Какой вариант представления отчета является более наглядным?

Лабораторная работа 12

ЦЕЛЬ: основные приемы построения сводных таблиц.

Мастер сводных таблиц представляет собой инструмент, позволяющий на основе неупорядоченного списка произвести выборку данных, их достаточно сложную обработку и представить результаты в удобном для восприятия виде. Перед началом работы с Мастером сводных таблиц следует:

• продумать, на основе каких данных будет формироваться сводная таблица. Это может быть одна таблица, несколько таблиц на разных листах одной рабочей книги или несколько таблиц из разных рабочих книг;

• продумать форму вывода результатов;

• выполнить команду Данные-Сводная таблица для вызова Мастера сводных таблиц;.

• указать источник данных и интервал, содержащий данные (область вашей таблицы с данными целесообразно выделить до начала работы с Мастером);

• сформировать структуру сводной таблицы. Для этого из предлагаемого списка полей следует мышью выбирать требуемые поля и "перетаскивать” их в нужное место схематически изображенной структуры. Если поле установлено ошибочно, это легко исправить, “вытащив” его за пределы схемы;

• указать поля данных и функции, с помощью которых эти поля будут обрабатываться. По умолчанию будет установлена функция СЧЕТ. Для изменения функции следует щелкнуть дважды на поле данных и выбрать из предлагаемого списка нужную функцию. Чаще всего используется функция суммирования;

• нажать кнопку Закончить для построения сводной таблицы. Она будет выведена на новом рабочем листе.

Если необходимо вернуться к Мастеру сводных таблиц, можно воспользоваться появившейся панелью инструментов (Запрос и сведение).

1. Загрузите таблицу, созданную в лабораторной работе 8 (структурирование и итоги).

1. Дополните таблицу колонкой “Филиал” и заполните эту колонку, исходя из предположения, что у данной фирмы имеются отделения в Москве и С.-Петербурге.

1. Введите в таблицу еще 5-10 строк, содержащих произвольные данные по работникам.

1. Постройте сводную таблицу суммарных выплат по филиалам, внутри филиалов - по подразделениям, внутри подразделения - по фамилиям . Представьте результаты первоначально в абсолютных значениях, а затем в виде процента от итогового значения. Для перехода к процентному представлению щелкните дважды на “поле данных” и установите в появившемся окне Суммирующая функция - СУММА, Параметры - Показать данные в виде - ПРОЦЕНТ ИТОГА.

1. Научитесь изменять формат представления данных в сводной таблице. Для изменения формата следует в диалоге Мастера сводных таблиц дважды щелкнуть мышью на “поле данных” и нажать кнопку Число. В открывшемся окне можно установить любой известный формат.

1. Меняя расположение полей в структуре сводной таблицы (Страница, Строка, Столбец), добейтесь, чтобы данные по каждому филиалу выводились на отдельной странице и содержали списки подразделений, а подразделения - фамилии сотрудников и данные о зарплате.

1. Незначительные изменения сводной таблицы можно производить без вызова Мастера сводных таблиц. Любое поле (они условно показаны серым цветом) можно “ухватить и переместить” мышью. Научитесь менять иерархию уровней в вашей сводной таблице. Измените структуру так, чтобы на отдельной странице выводились бы данные по различным подразделениям.

1. Самостоятельно на отдельных листах составьте:

• сводную таблицу, в которой для каждого работника фиксируется “Всего начислено”, “Всего удержано”, “Выплатить”;

• сводную таблицу, в которой подсчитывается количество сотрудников в каждом подразделении;

• сводную таблицу, в которой приводятся итоговые данные о выплатах по филиалам в разрезе подразделений. При этом следует рассмотреть различные варианты представления данных - в абсолютных величинах, в процентах к итогам, в процентах строк и процентах столбцов.

1. Сохраните рабочую книгу вместе с полученными сводными таблицами.

1. Сдайте работу преподавателю.