104. Що означає "метод управління по відхиленнях" стосовно організації роботи менеджера з документами?

1. Застосування навичок швидкого читання.

1. Оптимальний розподіл праці в апараті управління та раціональна організація діловодства.

2. Розробка форм документів, які дають можливість отримувати не інформацію взагалі, а тільки ті її аспекти, які виділяють проблему.

3. Приймання оптимальних рішень, їх своєчасне документування, запобігання відхиленням.

105. У чому полягає сутність негайної відповіді ("блискавка") на діловому листі з метою раціоналізації особистої праці менеджера?

1.Написання від руки на отриманому листі відповіді, датування, підписання, відсилання оригіналу відправникові (копія залишається у справі).

2. Накладання на оригінал візитної картки (особистої або підприємства), копіювання обох документів, написання від руки свого прохання на цій копії та відсилання адресатові.

3. Швидке читання та використання уніфікованого бланку листів підприємства.

4. Написання відповіді чи прохання на документі та відсилання відправнику.

106. Яким є раціональний спосіб обробки пошти, що надійшла на підприємство?

1. Секретар отримує пошту, відкриває, сортує (для керівника, заступників, безпосередніх виконавців), додає у разі потреби пояснювальні матеріали, керівник розглядає свою частину, розподіляє за пріоритетністю, приймає рішення, накладає резолюції.

2. Вся вона повинна надходити на розгляд тільки до керівника.

3. Керівник отримує пошту, відкриває, сортує (за пріоритетністю), розподіляє по виконавцях, накладає резолюції.

4. Секретар отримує пошту, відкриває, сортує (за пріоритетністю та виконавцями), реєструє.

107. У чому полягає сутність "листа-копії" як одного з методів раціоналізації роботи менеджера з вихідними документами?

1. Накладання на оригінал візитки (власної або підприємства), копіювання цих документів, написання від руки на копії відповіді та відсилання відправнику.

2. Написання від руки на отриманому документі відповіді, датування, підписання, відправлення оригіналу відправнику (копія залишається у справі).

3. Швидке читання та вчасне ксерокопіювання у достатній кількості.

4. Відповідно до пріоритетності копіювання кореспонденції секретарем.

108. Які дії, окрім власне читання, включає опрацювання текстів?

1. Маркування текстів (умовні знаки і записи на полях, підкреслювання) та виписування (цитування та конспектування).

2. Копіювання.

3. Цілеспрямований відбір матеріалів, використання швидкого читання та конспектування.

4. Формування тез документів.

109. Які фактори визначають успішність праці менеджера з документами?

1. Розподіл праці та організація діловодства на підприємстві.

2. Особистісні якості менеджера.

3. Розмір підприємства, наявність секретаря та канцелярії.

4. Обсяг документообороту.

110. Яких вимог потрібен дотримуватися менеджер, оформлюючи адресат резолюції?

1. Прагнення до єдиного виконавця, але при об'єктивній необхідності виконання резолюції кількома особами слід поставити персональне завдання кожній.

2. Адресатом повинен бути один єдиний виконавець, кілька виконавців неприпустимі.

3. При об'єктивній необхідності виконання рішення кількома особами слід взагалі відмовитися від резолюції.

4. Адресатом повинен бути лише один виконавець, зазначені терміни та контроль за виконанням.