2.3.5. Облік та зберігання трудових книжок

На підприємстві ведеться така документація щодо обліку бланків трудових книжок і заповнених трудових книжок:

а) книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них, затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 № 277 по типовій формі № П-9.

Типова форма № П-9

Дата			Від кого отримано або кому відпущено	Підстава (найменування документа, номер і дата)	Надходження			Витрачені
Число	Місяць	Рік			Кількість		сума	Кількість		сума
					Трудових книжок (серія і номер)	Вклад шів (серія і номер)		Трудових книжок (серія і номер)	Вкладишів (серія і номер)

б) книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них затверджена наказом Мінстату України від 27.10.95 № 277 по типовій формі № П-10.

До книги обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них вносяться всі операції, пов’язані з одержанням і витрачанням бланків трудових книжок і вкладишів до них із зазначенням серії та номера кожного бланка. Книга ведеться бухгалтерією підприємства.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них ведеться відділом кадрів або іншим підрозділом підприємства, який здійснює оформлення, прийняття та звільнення працівників при влаштуванні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них із записом серії, номера, видані працівником знову.

У разі одержання трудової книжки у зв’язку із звільненням працівник розписується в особовій картці та книзі обліку.

Книга обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них і книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них мають бути пронумеровані, прошнуровані та скріплені підписом керівника підприємства і печаткою.

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них

Типова форма № П-10

Розписка працівника в отриманні трудової книжки		13
Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні		12
Сума, отримана при виписці трудової книжки чи вкладиша до неї		11
Серія і номер трудової книжки чи вкладиша до неї		10
Розписка відповідальної особи, яка приймала або заповнювала трудову книжку чи вкладиш		9
Дата і номер документа, на підставі якого прийнято працівника		8
Найменування структурного підрозділу		7
Посада професія працівника, який здав або на якого заповнена трудова книжка чи вкладиш		6
Прізвище ім’я та по батькові власника трудової книжки		5
Дата прийому або заповнення трудової книжки чи вкладиша до неї	Рік	4
	Місяць	3
	Число	2
№ п/п		1

Бланки трудових книжок і вкладиші до них зберігаються в бухгалтерії підприємства як документи суворої звітності і видаються за заявкою у підзвіт особі, відповідальний за ведення трудових книжок.

По закінченні кожного місяця особа, яка відповідає за ведення трудових книжок, подає бухгалтерії звіт про наявність бланків трудових книжок і вкладишів до них про суми, одержані за заповнені трудові книжки і вкладиші до них з доданням прибуткового ордера каси підприємства. На зіпсовані під час заповнення бланки трудових книжок і вкладишів до них складається акт за формою, затвердженою наказом Мінстату України від 27.10.95 № 277.

Форма акта додається.

У випадках коли офісами стають особисті помешкання власників, трудові книжки потрібно зберігати в недоступному для рідних, дітей та злодіїв місці. Відповідальність за своєчасне й правильне заповнення трудових книжок, за їх облік, зберігання й видачу несе керівник підприємства або спеціально уповноважена особа, призначена наказом керівника.

Книги та вкладиші до них зберігаються у сейфі, доступ до якого має тільки відповідальна особа.

Зберігати книжки з іншими документами і матеріальними цінностями не можна. У приміщені, де зберігаються трудові книжки, знаходяться тільки працівники кадрової служби.