1. Базы данных

СУБД Access ориентирована на работу с объектами, к которым относятся таблицы базы данных, запросы, а также объекты приложений для работы с базой данных: формы, отчеты, страницы, макросы и модули.

Объекты представлены в окне базы данных Access. Все операции по работе с объектами базы данных и приложений начинаются в этом окне.

В таблице (table) хранят данные об одном информационном объекте модели данных предметной области. Таблицы организованы в виде совокупности строк (записей) и столбцов (полей). Каждая строка содержит сведения об одном экземпляре информационного объекта. В столбцах же расположены поля (fields), содержащие одну из характеристик объекта предметной области. Каждое поле имеет определенное имя, тип и размер. Через общие поля можно связать таблицы друг с другом и далее работать с ними как с одной большой таблицей.

Запросы (Queries) создаются пользователем для выборки нужных данных из одной или нескольких связанных таблиц. Результатом выполнения запроса является динамическая таблица, которая может быть использована наряду с другими таблицами БД при обработке данных. Запрос может формироваться в виде запросов по образцу (QBE) или с помощью инструкции SQL – языка структурированных запросов. С помощью запроса можно также обновить, удалить или добавить данные в таблицы или создать новые таблицы на основе существующих.

Формы (Forms) являются основным средством создания диалогового интерфейса приложения пользователя. Форма может создаваться для ввода и просмотра взаимосвязанных данных базы на экране в удобном виде, который соответствует привычному для пользователя документу. Формы могут также использоваться для создания панелей управления в приложении.

Отчеты (Reports) предназначены для формирования и вывода на печать выходных документов, содержащих результаты решения задач пользователя, данные из таблиц или результаты поиска, схемы, графики и другие элементы.

Страницы (Pages). Страницы доступа к данным являются диалоговыми Web-страницами, которые поддерживают динамическую связь с базой данных и позволяют просматривать, редактировать и вводить данные в базу, работая в окне браузера.

Макросы (Macros). Макрос является программой, которая содержит описание последовательности действий, выполняемых при наступлении некоторого события в объекте или элементе управления приложением. Каждое действие реализуется макрокомандой. Создание макроса осуществляется в диалоговом режиме путем выбора нужных макрокоманд и задания параметров, используемых ими при выполнении.

Модули (Modules) содержат процедуры на языке VBA. Модули разрабатываются пользователями для реализации нестандартных процедур обработки данных.

2. Работа с базой данных и таблицами

2.1. Запуск Access

Запуск Access осуществляется стандартным образом: Пуск; Программы; Microsoft Access.

2.2. Создание базы данных

Файл новой базы данных создают в Access 2003, выбрав пункты меню Файл, Создать, на панели Создание файла, щелкают по гиперссылке Новая база данных (рис. 1)..

После выбора гиперссылки Новая база данных, открывается диалоговое окно, в котором выбирают диск и папку, где будет находиться база данных, и в текстовом поле Имя файла вводят имя новой базы данных.

Рис. 1. Окно выбора гиперссылки Новая база данных