2.5. Редактирование структуры таблицы

Для редактирования структуры таблицы необходимо щелкнуть по строке с именем нужной таблицы и по кнопке Конструктор.

Отобразив таблицу в режиме Конструктор, можно изменять ее характеристики:

менять описание имени, типа, размера и другие характеристики поля, не участвующего в связях;

вставить пустую строку и добавить описание нового поля (для вставки пустой строки выделяют строку, перед которой будет вставка пустой, щелкнув по маркеру поля, и щелкают на панели инструментов по кнопке Добавить строки, можно воспользоваться контекстным меню для выделенной строки);

удалить описание поля (выделить удаляемое поле и щелкнуть по кнопке Удалить строки на панели инструментов, можно воспользоваться контекстным меню для выделенной строки);

переместить поле (щелкнуть по маркеру перемещаемой строки; удерживать нажатой левую кнопку мыши до появления указателя перемещения и перетащить строку в нужное место);

добавить описание поля в конец списка полей.

2.6. Создание схемы данных (связей между таблицами)

Access дает возможность установить связи между таблицами, что объединяет их в одну базу данных. Это осуществляется с помощью создания схемы данных. Создание схемы данных позволяет упростить конструирование многотабличных форм, запросов и отчетов, а также обеспечить поддержание целостности взаимосвязанных данных при корректировке таблиц.

Чтобы связать таблицы друг с другом (создать схему данных) необходимо.

Выбрать пункты меню Сервис, Схема данных или осуществить щелчок по кнопке Схема данных на панели инструментов.

Если схема данных не создавалась ранее, то первоначально появится диалоговое окно Добавление таблицы. Чтобы выбрать таблицы, которые будут связаны друг с другом, выделяют имя таблицы и щелкают по кнопке Добавить. Повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы. После выбора нужных таблиц щелкают по кнопке Закрыть.

После щелчка по кнопке Закрыть попадают в окно Схема данных, где находятся все выбранные таблицы.

Для формирования связей между таблицами необходимо перетащить поле из одной таблицы на поле другой. Поля, по которым устанавливаются связи, могут иметь разные имена, но должны совпадать по типу и размеру.

После того, как процесс перетаскивания поля завершен, и кнопка мыши отпущена, появляется диалоговое окно Изменение связей (рис. 3). В окне отражены имена связанных таблиц и полей и тип связи между ними. Различают два типа связи: “один к одному” и “один ко многим”. Из двух связанных таблиц одна является главной, другая – подчиненной. При связи “один к одному” каждая запись данных главной таблицы соотносится ровно с одной записью подчиненной таблицы. Связь “один ко многим” означает, что каждая запись одной таблицы может быть связана с любым числом записей другой таблицы.

Рис.3. Окно изменения связей

В данном окне активизируют флажок Обеспечение целостности данных, можно также активизировать флажки Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных полей.

Целостность данных – это совокупность связей между таблицами и правил их поддержания.

1 правило. Нельзя добавить запись в подчиненную таблицу, если в главной таблице нет записи с соответствующим полем связи.

Например, нельзя добавить запись в подчиненную таблицу Продажа со сведениями о продаже устройства, которого нет в главной таблице Устройства. Сначала необходимо внести сведения о новом устройстве в таблицу Устройства, а затем – сведения о его продаже в таблицу Продажа.

2 правило. Нельзя изменить поле связи в главной таблице, если есть связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Например, нельзя изменить поле Код устройства в главной таблице Устройства, если есть связанные с нею записи в подчиненной таблице Продажа.

Можно отменить второе правило, если разрешить каскадное обновление. Каскадное обновление разрешает менять поле связи в главной таблице и при этом автоматически соответственно меняются поля связи в подчиненной таблице.

3 правило. Нельзя удалить запись из главной таблицы, если есть связанные с ней записи в подчиненной таблице.

Например, нельзя удалить запись из таблицы Устройства, если есть связанные с ней записи в таблице Продажа.

Можно отменить третье правило, если разрешить каскадное удаление. Каскадное удаление разрешает удалить запись из главной таблицы, и при этом автоматически удаляются связанные с ней записи из подчиненной таблицы.