5.3. Создание отчета в режиме Конструктор

Для создания отчета в режиме Конструктор необходимо осуществить следующие действия.

1. Создание запроса для отчета.

Запрос создают, если в отчет включены данные из разных таблиц или, если отчет создают на основе запроса:

• Вкладка Запросы, Создать, Конструктор, ОК;

• Выбрать таблицы;

• Выбрать поля;

• Если необходимо, задать условие поиска;

• Кнопка Сохранить, ввести имя запроса (например: Запрос для отчета 1);

• Выйти из Конструктора.

2. Выбор режима создания отчета.

Вкладка Отчеты, Создать, Конструктор, указать источник данных (например, Запрос для отчета 1 или выбрать из списка имя таблицы), ОК.

3. Добавление в макет отчета заголовка и примечания отчета.

Выбирают пункты меню Вид, Заголовок/примечание отчета. Данные, помещенные в эту полосу, выводятся один раз. Обычно это заголовок документа.

4. Группировка записей в отчете.

• Выбирают пункты меню Вид, Сортировка и группировка;

• В открывшемся диалоговом окне выбрать из списка поле для группировки (например, поле Дата продажи);

• В строке Заголовок группы заменить Нет на Да;

• В строке Примечание группы заменить Нет на Да;

• Закрыть диалоговое окно.

5. Заполнение полосы Заголовок отчета.

Полоса обычно содержит заголовок документа.

• Заголовок документа создают с помощью кнопки Надпись (Аа). Кнопка находится на панели элементов.

• Для создания надписи щелкают по кнопке и в полосе Заголовок отчета.

• Набирают заголовок и нажимают клавишу Enter, тогда созданная надпись будет в рамке с черными квадратами и ее можно редактировать.

• Для улучшения надписи изменяют размер шрифта, цвет, расположение и т.д.

• Если надпись видна не полностью, то либо увеличивают рамку надписи, перетаскивая рамку за черный квадрат, либо выбирают пункты меню Формат, Размер, по размеру данных.

• Если надпись необходимо переместить, то ее выделяют щелчком, ставят указатель мыши на рамку надписи (не на черный квадрат), получают «черную кисть руки» и перемещают в нужном направлении.

6. Заполнение полосы Верхний колонтитул.

Полоса обычно содержит названия граф. Название графы создают с помощью кнопки Надпись (Аа), обрисовку делают с помощью кнопки Прямоугольник.

7. Заполнение полосы Заголовок группы.

Полоса обычно содержит общие для группы сведения.

Если необходимо вставить в полосу поля из таблиц с соответствующими надписями, то щелкают на панели инструментов по кнопке Список полей, при этом открывается список доступных полей, перетаскивают в данную полосу нужные поля.

8. Заполнение полосы Область данных.

Полоса обычно содержит поля из таблиц и вычисляемые поля.

Для вставки полей из таблиц щелкают на панели инструментов по кнопке Список полей и перетаскивают в область данных нужное поле. Обычно поля в этой части документа выводят без надписей. Чтобы стереть надпись и оставить только поле, выделяют левую часть двойного объекта и нажимают клавишу Delete.

Создание вычисляемого поля осуществляют следующим образом:

• Щелкают на панели элементов по кнопке Поле ( аб|) и в области данных, где будет вычисляемое поле (будет создан объект, состоящий из двух частей: поле, свободный );

• Выделяют левый объект (поле) и удаляют его (клавишей Delete);

• Выделяют правый объект (свободный) и вносят в него формулу;

• Для создания формулы можно вызвать построителя выражений, для этого выделяют «свободный», щелкают по кнопке Свойства на панели инструментов, выбирают вкладку Данные и щелкают в строке Данные по кнопке …;

• При этом попадают в окно Построитель выражений, в котором набирают формулу;

• Для включения в формулу полей из таблиц или запросов поступают так, как описано в таблице:

[Количество]*[Розничная цена] ОК Вставить
Должно быть выделено имя отчета, с которым работают в данный момент, например: <отчет 1>	Выделить строку <список полей>	Выделить имя нужного поля и щелкнуть по кнопке Вставить, при этом поле попадает в формулу в верхнюю часть окна

• Аналогично выбирают другие поля;

• После создания формулы щелкают по кнопке ОК; при этом выходят их построителя выражений;

• Для выбора формата поля выбирают вкладку Макет; в строке Формат поля выбирают формат из списка; в строке Число десятичный знаков выбирают из списка количество знаков после запятой;

• Закрывают окно свойств.