Запросы
4.1.Типы запросов
Существует несколько различных типов запросов:
запрос на выборку осуществляет загрузку и отображение записей в режиме таблицы;
перекрестный запрос позволяет выполнять статистические подсчеты (суммы, количество записей и средние значения) по данным одного поля таблицы. Результаты группируются в ячейках (пересечение строк и столбцов), соответствующих конкретным полям баз данных;
запрос на изменение выполняет операции с записями, удовлетворяющими заданным критериям: запрос на удаление удаляет из таблицы заданные записи; запрос на обновление изменяет соответствующие записи таблицы; запрос на добавление добавляет в конец таблицы новые записи, соответствующие заданным условиям отбора; запрос на создание таблицы создает новые таблицы, состоящие из заданных записей;
запрос с параметрами позволяет ввести информацию, используемую в качестве критериев отбора.
Все созданные и сохраненные запросы находятся во вкладке Запросы окна базы данных. Для запуска запроса и просмотра результатов его работы достаточно два раза щелкнуть по строке с его именем (или щелкнуть по имени запроса и по кнопке Открыть). После выполнения запроса на выборку на экран будут выведены только заданные поля каждой записи, удовлетворяющей критериям отбора.
4.2.Создание запросов в режиме Конструктор
ЗАПРОС НА ВЫБОРКУ ДАННЫХ
Порядок действий.
Создать, Конструктор, ОК.
Выбрать таблицы, участвующие в запросе (для выбора таблицы щелкают по имени таблицы и по кнопке Добавить, повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы), закрыть окно выбора таблиц (щелчок по кнопке Закрыть).
Выбрать поля, участвующие в запросе (для выбора поля дважды щелкают по имени поля или перетаскивают его в очередной пустой столбец, выбранное поле должно появится в пустом столбце в бланке запроса).
Задать условие поиска отбора (условие задают в строке Условие отбора в столбце, по которому производится поиск).
Примеры условий:
- найти виды устройств, начинающиеся на букву К – в столбце Вид в строке Условие отбора написать «К*»;
- найти записи с датой продажи 1.02.10 – в столбце Дата продажи в строке Условие отбора написать #01.02.10#;
- найти записи, для которых даты продажи попадают в интервал от 5.02.10 до 6.02.10 – в столбце Дата продажи в строке Условие отбора написать Between #05.02.10# And #06.02.10#;
-
найти записи, для которых поле Количество
имеет значение большее 100 – в столбце
Количество в строке Условие
отбора написать
>100.
Проверить работу запроса, находясь в режиме Конструктор, щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов; вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса (кроме имени укажите номер запроса, например: Запрос на выборку по наименованию (1а)).
Выйти из режима конструирования запроса (вид запроса в режиме Конструктор представлен ниже).
ЗАПРОС С ВЫЧИСЛЯЕМЫМ ПОЛЕМ
Порядок действий.
Создать, Конструктор, ОК.
Выбрать таблицы, участвующие в запросе (для выбора таблицы щелкают по имени таблицы и по кнопке Добавить, повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы), закрыть окно выбора таблиц (щелчок по кнопке Закрыть).
Выбрать поля, участвующие в запросе; для выбора поля дважды щелкают по имени поля или перетаскивают его в очередной пустой столбец, выбранное поле должно появится в пустом столбце в бланке запроса.
Стать (щелкнуть мышкой) в строке Поле пустого столбца (здесь будет находиться вычисляемое поле); щелкнуть мышкой по кнопке Построить на панели инструментов; при этом мы попадаем в окно Построителя выражений.
Создать формулу для вычислений, используя кнопки для набора знаков арифметических операций; для выбора полей, участвующих в вычислениях, поступают следующим образом – дважды щелкают по слову Таблицы, чтобы появился список таблиц базы данных, щелкают один раз по имени нужной таблицы, затем щелкают по имени нужного поля и по кнопке Вставить (поле при этом попадает в формулу); выбор таблиц и полей повторяют для каждого поля, участвующего в вычислениях, после того, как формула создана, щелкают по кнопке ОК. Например, формула, увеличивающая розничную цену на 10% будет следующей: =[Продажа]![Розничная цена]*1,1
Для задания заголовка и формата вычисляемого поля (курсор находится в вычисляемом поле) щелкают по кнопке Свойства на панели инструментов, в строке Подпись задают имя вычисляемого поля, в строке Формат выбирают из списка нужный формат, в строке Число десятичных знаков выбирают из списка количество цифр после запятой.
Проверить работу запроса в режиме Конструктор (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
ЗАПРОС С ГРУППОВЫМИ ВЫЧИСЛЕНИЯМИ
Порядок действий.
Создать, Конструктор, ОК.
Выбрать таблицы, участвующие в запросе (для выбора таблицы щелкают по имени таблицы и по кнопке Добавить, повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы), закрыть окно выбора таблиц (щелчок по кнопке Закрыть).
Выбрать поля, участвующие в запросе (для выбора поля дважды щелкают по имени поля или перетаскивают его в очередной пустой столбец, выбранное поле должно появится в пустом столбце в бланке запроса).
Преобразовать запрос на выборку в запрос с групповыми вычислениями, для этого щелкнуть по кнопке Групповые операции на панели инструментов, в бланк запроса добавится строка, где будет написано Группировка.
В столбце, участвующем в вычислении, заменить слово Группировка на нужную групповую функцию (Sum – суммирование, Count – подсчет количества и т. д.), выбор функции осуществить из списка.
Проверить работу запроса в режиме Конструктор (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
ПАРАМЕТРИЧЕСКИЕ ЗАПРОСЫ
Порядок действий.
Создать, Конструктор, ОК;
Выбрать таблицы, участвующие в запросе (для выбора таблицы щелкают по имени таблицы и по кнопке Добавить, повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы), закрыть окно выбора таблиц (щелчок по кнопке Закрыть).
Выбрать поля, участвующие в запросе (для выбора поля дважды щелкают по имени поля или перетаскивают его в очередной пустой столбец, выбранное поле должно появится в пустом столбце в бланке запроса).
В строке Условие отбора и в столбце, по которому осуществляется поиск, в квадратных скобках задают вопрос, ответ на который будет условием поиска. Например: найти записи с видом устройства, которое запрашивается. В столбце Вид в строке Условие отбора можно, например, написать [Введите вид устройства].
Проверить работу запроса в режиме Конструктор (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
ПЕРЕКРЕСТНЫЙ ЗАПРОС
Порядок действий:
Создать, Конструктор, ОК;
Выбрать таблицы, участвующие в запросе (для выбора таблицы щелкают по имени таблицы и по кнопке Добавить, повторяют эти действия для каждой выбираемой таблицы), закрыть окно выбора таблиц (щелчок по кнопке Закрыть).
Выбрать поля, участвующие в запросе (для выбора поля дважды щелкают по имени поля или перетаскивают его в очередной пустой столбец, выбранное поле должно появится в пустом столбце в бланке запроса).
Преобразовать запрос на выборку в перекрестный запрос, для этого выбрать пункты меню Запрос, Перекрестный, в бланке запроса появятся дополнительные строки Перекрестная таблица, Групповая операция.
Для поля, значения которого должны стать заголовками строк, в строке Перекрестная таблица выбрать Заголовки строк.
Для поля, значения которого должны стать заголовками столбцов, в строке Перекрестная таблица выбрать Заголовки столбцов.
Для поля, значения которого должны выводиться на пересечении строки и столбца, в строке Перекрестная таблица выбрать Значение, а в строке Групповая операция – групповую функцию (Sum, Count и т. д.) из списка.
Если необходимо задать условие по какому-то четвертому полю, то для него в строке Групповая операция выбрать Условие, в строке Условие отбора задать условие поиска.
Проверить работу запроса в режиме Конструктор, щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов; вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования запроса.
ЗАПРОС НА СОЗДАНИЕ НОВОЙ ТАБЛИЦЫ
Порядок действий:
Создать, Конструктор, ОК;
Выбрать таблицу, записи из которой используются для создания новой таблицы.
Выбрать все поля.
Задать условие отбора записей, отправляемых в новую таблицу. Например, если необходимо запрашивать дату, в строке Условие отбора для даты можно записать [Введите дату].
Проверить правильность выбора записей, отправляемых в новую таблицу, щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов; вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
Преобразовать запрос на выборку в запрос на создание новой таблицы, выбрать пункты меню Запрос, Создание таблицы, ввести имя новой таблицы, ОК.
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
Запустить запрос, чтобы создать новую таблицу, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить создание таблицы.
ЗАПРОС НА ДОБАВЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ ИЗ ОДНОЙ ТАБЛИЦЫ В ДРУГУЮ
Порядок действий:
Создать, Конструктор, ОК;
Выбрать таблицу, из которой будут выбираться записи для добавления.
Выбрать из таблицы все поля.
Задать условие отбора записей, добавляемых в другую таблицу. Например, если необходимо запрашивать дату, в строке Условие отбора для даты можно записать [Введите дату].
Проверить правильность выбора записей, добавляемых в другую таблицу (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
Преобразовать запрос на выборку в запрос на добавление записей, для этого выбрать пункты меню Запрос, Добавление, выбрать из списка имя таблицы, куда надо добавить записи.
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
Запустить запрос, чтобы добавить записи в таблицу, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить добавление записей.
ЗАПРОС НА УДАЛЕНИЕ ЗАПИСЕЙ
Порядок действий:
Создать, Конструктор, ОК;
Выбрать таблицу, из которой будут удаляться записи.
Выбрать все поля.
Задать условие отбора удаляемых записей. Например, если необходимо запрашивать дату, в строке Условие отбора для даты можно записать [Введите дату].
Проверить правильность выбора удаляемых записей (щелкнуть по кнопке Запуск (!) на панели инструментов); вернуться из просмотра в режим Конструктор (щелкнуть по кнопке Вид на панели инструментов).
Преобразовать запрос на выборку в запрос на удаление записей, для этого выбрать пункты меню Запрос, Удаление.
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
Запустить запрос, чтобы удалить записи из таблицы, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить удаление.
ЗАПРОС НА ОБНОВЛЕНИЕ
Порядок действий:
Создать, Конструктор, ОК;
Выбрать таблицу, в которой будут обновляться поля.
Выбрать обновляемые поля.
Преобразовать запрос на выборку в запрос на обновление записей, для этого выбрать пункты меню Запрос, Обновление; в результате этих действий в бланк запроса будет добавлена строка Обновление.
Для обновляемого поля в строке Обновление задать новое значение, которое может быть задано как формула. Например, увеличить розничную цену на 10 %, для этого в строке Обновление для поля Розничная цена можно записать =[Розничная цена]*1,1; другой пример, увеличить розничную цену на процент, который запрашивается, для этого в строке Обновление можно записать =[Розничная цена]*(100+[Введите процент])/100.
Сохранить запрос, щелкнув по кнопке Сохранить на панели инструментов, ввести имя запроса, выйти из режима конструирования.
Запустить запрос, чтобы обновить записи в таблице, для этого выделить имя запроса и щелкнуть по кнопке Открыть, подтвердить обновление.