4.4.3. Программные средства, используемые в управлении запасами

Подавляющее большинство российских программ производят сводку и группировку информации в определенных разрезах, предоставляя результаты объемов продаж, оборачиваемости и величины запасов в днях обеспеченности, а также строят диаграммы по этим результатам. Они действительно помогают принимать решения, а также подводить итоги работы по управлению запасами. Тем не менее, как и обычная учетная программа, они выполняют лишь обеспечивающие функции и поэтому относятся к классу информационно-аналитических систем.

Многие программы не прогнозируют спрос, нормирование и оперативное управление запасами. Иногда используется примитивное прогнозирование, когда при определении размера заказа допускается, что спрос будет равен реализации прошлого периода. Эти программы характеризуются использованием простейшего математико-статистического аппарата, который включает сложение, вычитание, умножение, ин­формационную сводку, группировку данных и т. п. Обычно учитывается средний спрос, иногда время поставки, остальные факторы пользователь должен отслеживать сам. Какие-либо вариации, наценки по позициям, стоимость поставок, стоимость капитала фирмы не учитываются, поэтому программы не содержат оптимального нормирования.

Содержание понятия «управления запасами» в литературе раскрыва­ется как ответ на вопросы, что, в какой момент, в каком количестве заказывать. В идеальном случае система управления запасами должна сама оптимально находить «точку заказа» и выдавать оптимальные количества для заказа по всему ассортименту, следовательно, должна обеспечивать полную автоматизацию работы. Подавляющее большинство отечественных систем управления не дают ответов на приведенные выше вопросы. Полностью автоматизировать управление запасами с их помощью невоз­можно, и основные решения остаются проблемой пользователя.

В некоторых программах номинально существуют поля «минимальный запас» и «максимальный запас», однако это не значит, что данные для них рассчитываются по оптимизирующей процедуре, как правило, они определяются из заданного пользователем количества дней обес­печенности. Оперативное управление обеспечивается следующим образом: заказ производится либо когда потребность достигает объема вагона, либо через задаваемый пользователем интервал времени, при этом запасы доводятся до максимального значения или до значения, задава­емого пользователем.

Иногда в системах используется эмпирический подход к опреде­лению норм запаса (из опыта работы). Это метод проб и ошибок или метод имитационного перебора различных вариантов, благодаря чему устанавливаются вероятные связи показателей. При этом, так же как и в предыдущих случаях, изучается содержание системы по ее внешним проявлениям (факторам и результатам). То же касается и методов, основанных на прогнозировании, при которых практика неэффективной работы в прошлом переносится на будущий период и в управлении за­пасами учитывается только пассивный фактор времени. Подобные методы имеют широчайшее применение в самых разных областях, однако в управлении запасами необходимо использовать специальные аналитические методы (такие как, например, формула Уилсона, которая дает однозначное решение об оптимальном размере заказа). Так система «Триумф-Аналитика» корпорации «Парус» уже содержит блоки прогнозирования и анализа, но все еще отсутствуют блок оптимального нормирования по позициям и блок оперативного управления с ав­томатической выдачей оптимальных заказов.

При работе с этими системами у пользователя могут оставаться открытыми вопросы: нужно ли заказывать МР, если по многим позициям будет дефицит, по другим излишки, а суммарное количество дней обеспеченности будет вполне приемлемым? Стоит ли заказывать, если дефицит сохраняется только по одной или нескольким позициям, а если стоит, то нужно ли набирать целый вагон МР только по этим дефицитным позициям? Должен ли максимальный запас по всем позициям быть одинаков в днях обеспеченности, если вариации спроса, наценка, время поставки и ее стоимость по ним разные? Какими должны быть страхо­вые запасы по позициям?

В управлении запасами обязательно должна быть цель. Такой целью, как правило, является минимизация объема запасов, издержек за­каза и дефицита. Однако цель во многих существующих программах, выполняющих обеспечивающие функции, остается вне системы и лишь «осознается» начальником отдела поставок.

Отечественные программы эволюционируют от учетных систем, в то время как еще в 1970-е гг. в США создавались программы, развивающие методы и модели управления запасами. Примером российской эволю­ции программных продуктов является последовательность выхода на рынок продуктов компании «1С» (в порядке выхода на рынок): «Бухгалтерия», «Зарплата», «Кадры», «Склад», «Торговля», «Предприятие» и т. д. Подобным же образом, т. е. от бухгалтерии, развивались и, отечественные программные продукты («Галактика», «БЭСТ», «Парус», «Инфин», «Инфо-Бухгалтер» и др.). Зарубежные же интегрированные информационные системы (ИИС) изначально строились на основе ре­сурсосберегающих концепций: IС (Inventory Control), MRP, MRP II и ERP. Товарные запасы — самый важный объект, на который направлена автоматизация торговых предприятий. Они являются основными денежными вложениями торговых фирм, основным источником прибыли и основной проблемой контроля.

Ниже представлен перечень наиболее активно продвигаемых на рынке программ, позиционируемых как системы ERP: «MFG/PRO», «BAAN», «Scala», «SAP R/3». В рекламе этих продуктов очень мало информации о содержании основного блока — блока планирования потребности в материалах (MRP). Исключение составляет система «MFG/PRO». Надо отметить, что система класса MRP может быть эф­фективной при условии, что потребности заранее известны и учитыва­ются несколько периодов вперед, причем они значительно различаются по периодам. В системах MRP дополнительно учитывается фактор зара­нее известного спроса, что важно для промышленного предприятия, но малоприменимо для управления товарными запасами торговой фирмы.

Система JIТ оптимальна для обеспечения повторяющихся процессов производства и сбыта, где партии поставки равны партиям отгрузки. Здесь минимизация запасов обеспечивается тем, что параметр «стоимость од­ного заказа» становится управляемым, минимизируемым фактором, из-за чего выгодно осуществлять подвозку товара (или переналадку обору­дования) по семь раз в день. Тем не менее, спрос покупателей на рынке, как правило, отличается от «точно в срок», что также ограничивает при­менимость этого метода, особенно в российских торговых фирмах.

Стоимость программ, причисляемых к классу ERP, довольно высока. Исследовательская компания «Meta Group» изучала вопрос о стоимости владения ERP (Total Cost of Ownership, или ТСО), включая аппаратное и программное обеспечение, услуги и затраты на персонал. В итоговую ве­личину включались затраты на инсталляцию системы и двухлетний пери­од внедрения, в течение которого происходит сопровождение системы специалистами, ее обновление или наращивание и оптимизация.

Среди 63 компаний, участвовавших в исследовании (они представляли разные отрасли промышленности и относились как к малому или среднему, так и к крупному бизнесу), средняя величина ТСО составила 1,5 млн долл. США, с разбросом от 400 тыс. до 3 млн долл. Средняя отдача от ERP по тем же исследованиям составила 1,6 млн долл. в год. Отсюда следует, что ERP хотя и довольно дорогая, но вполне эффективная система. Срок внедре­ния систем ERP, как и срок окупаемости,— 1 год.

Если фирма задалась целью оптимизировать свои товарные запасы, то альтернативой может служить система «Simple», которая построена на классической модели управления запасами с использованием технологии SIC. Эта система, основываясь на прогнозе истории отгрузок, определяемой независимым спросом, осуществляет нормирование запасов оптимально, автоматизированно и оперативно определяет ассортимент, момент и размер заказа. Цена ее на несколько порядков ниже, чем MRP, что сокращает срок ее окупаемости приблизительно до 15 дней, и при этом она проста в использовании.

Все вышеизложенное позволяет сделать ряд заключений теорети­ческого и практического свойства.

Обострение конкуренции на внутреннем и международном рынках потребовало поиска новых и усовершенствования уже существующих способов принятия решений. Объединение знаний и опыта специалистов различных служб предприятия с помощью электронных средств позволило получать конкурентные преимущества.

Однако использование программ, выполняющих только учетные функции, начиная с 1980-х гг. перестало давать ощутимые конкурент­ные преимущества, поскольку подавляющее большинство организаций, действующих на рынке, освоило эту технологию принятия решений.

Особенности подходов к созданию программных продуктов на российском рынке состоят в том, что в настоящее время применение аналитических программ только входит в деловую практику.