IV. Система рахунків і подвійний запис

1. Поняття про рахунки бухгалтерського обліку

На кожному підприємстві щодня здійснюється велика кількість господарських операцій, які зрештою відображаються в бухгалтерському балансі. Як уже відзначалося, баланс складається на 1-ше число місяця (кварталу, року), тому за допомогою його не можна повсякденно стежити за змінами, що відбуваються в складі майна, зобов'язань підприємства, джерел їх формування. Для поточного обліку та контролю використовується система рахунків бухгалтерського обліку.

У теорії й методології бухгалтерського обліку цій системі належить особлива роль, оскільки з її застосуванням реалізується проблема подвійного відображення інформації, її накопичення й узагальнення. Запис у рахунки робиться із застосуванням методу подвійного запису.

Рахунок бухгалтерського обліку — це спосіб групування, поточного контролю та відображення господарських операцій із майном, джерелами його формування, господарськими процесами. Рахунок — це також накопичувач інформації, яка потім узагальнюється й використовується для складання різних зведених показників і звітності.

На рахунках відображають господарські операції як у кількісному, так і у вартісному виразі.

Ліва частина рахунку називається дебетом (скорочено Д-т), а права — кредитом (скорочено К-т). Отже, «дебет» і «кредит» рахунку відповідають його сторонам.

На позначення залишків на рахунках бухгалтерського обліку вживають термін «сальдо» (залишок рахунку). Звичайно сальдо на початок проведення операції (на початок звітного періоду) позначається як С1, а залишок на кінець проведення операцій (на кінець звітного періоду) — С2.

Для відображення господарських операцій на рахунках необхідне документальне підтвердження, яким можуть бути паперові первинні документи, машинні носії, дискети і под., причому будь-який із них повинен мати юридичну силу.

Відповідно до балансу всі рахунки бухгалтерського обліку поділяються на активні і пасивні, з огляду на це є дві схеми записів на рахунках.

Активні є рахунки бухгалтерського обліку, на яких обліковуються різні види майна, їх наявність, склад, рух. Це, наприклад, рахунки «Основні засоби», «Матеріали», «Каса в національній валюті», «Поточний валютний рахунок» і т. ін. На активних рахунках залишки (сальдо) тільки дебетові.

Пасивні є рахунки бухгалтерського обліку, на яких обліковуються джерела формування майна (власний капітал), їх наявність, склад, рух, а також зобов'язання. Прикладами можуть бути рахунки «Статутний капітал», «Короткострокові кредити банків» та ін. На пасивних рахунках залишки тільки кредитові.

За активним рахунком відображаються:

• за дебетовою стороною — залишки на початок і кінець проведення операцій і господарські операції, що викликають збільшення залишку;

• за кредитовою стороною — лише господарські операції, що викликають зменшення залишку.

Для визначення залишку за активним рахунком на кінець проведення операції можна застосовувати таку формулу:

С2=С1+Об.Д - Об.К (1)

За пасивним рахунком, на якому обліковуються джерела формування майна, відображаються:

• за кредитовою стороною — залишки на початок і кінець проведення операцій і господарські операції, що викликають збільшення залишків;

• за дебетовою стороною — лише господарські операції, що викликають зменшення залишків.

Для визначення залишку за пасивним рахунком на кінець проведення операції можна застосовувати таку формулу:

С2=С1+Об.К - Об.Д (2)

Залишки за активними рахунками, на яких відображається майно підприємства, і за пасивними рахунками, на яких показуються джерела формування цього майна, потім зіставляються і відповідно відображаються в активі та пасиві балансу.

Крім того, бувають і активно-пасивні рахунки, що мають ознаки як активних, так і пасивних рахунків. У них залишок може бути і дебетовим, і кредитовим або одночасно дебетовим і кредитовим (розгорнене сальдо).

Розгорнене сальдо в активно-пасивних рахунках у звичайний спосіб визначити неможливо, для цього необхідні дані аналітичного обліку. Останній дає інформацію про стан розрахунків із кожною підзвітною особою (як-от, із працівником підприємства) і з кожним кредитором (наприклад, працівником підприємства, якому воно винне гроші), тобто сальдо виводиться за кожною підзвітною особою окремо, а потім підраховується загальна сума дебіторської і кредиторської заборгованості.