Контрольные вопросы

1. Для чего могут использоваться табличные процессоры?

2. Перечислите основные элементы интерфейса Excel.

3. Какие команды можно вызвать при помощи меню Файл?

4. Какую структуру имеет рабочая книга?

5. Какие ссылки называются относительными и абсолютными?

Предъявите работу преподавателю.

2. Ввод и форматирование данных

2.1. Общие положения

Содержимое ячейки в общем случае зависит от типа введенных данных. Внешнее представление данных определяется форматом ячейки. Формат включает в себя такие характеристики, как ширина и высота ячейки, тип шрифта, точность для чисел, выравнивание и т.д. Если в ячейку введена формула, то к содержимому ячейки добавляется число, рассчитанное по этой формуле.

Для ввода данных необходимо переместить указатель в нужную ячейку и набрать на клавиатуре данные, которые должны быть помещены в ячейку. Ввод данных заканчивается клавишей Enter или щелчком по другой ячейке. Чтобы внести одни и те же данные в диапазон ячеек, нужно выделить ячейки, набрать текст, число, дату и т.д. и закончить нажатием клавиш Ctrl + Enter. Содержимое ячеек можно отредактировать либо в самой ячейке, либо в строке формул.

Для перемещения содержимого диапазона ячеек необходимо их выделить, затем поместить указатель мыши на границу выделенного объекта, нажать левую кнопку мыши и перетащить выделенный объект в новое место. Если во время перетаскивания объекта удерживать клавишу Ctrl, то осуществится операция копирования.

Другой способ выполнения данных операций – выделение ячеек и активизация контекстного меню. В списке допустимых с объектом операций следует выбрать нужную команду.

Для копирования применяется также процедура автозаполнения. Указатель мыши нужно поместить на маркер заполнения – черный квадратик в правом нижнем углу. Указатель мыши примет вид тонкого креста. После этого нажать левую кнопку мыши и тащить выделенный объект до последней ячейки.

Если рабочий лист используется совместно с другими пользователями, то разумно добавить примечания к соответствующим ячейкам (команда Вставка ► Примечание). Примечания – это надписи, которые служат для пояснения данных в конкретных ячейках. Эти надписи появляются на экране, когда на ячейке устанавливается курсор.

В каждое примечание автоматически включается имя автора. В примечание можно также добавить дату последнего изменения данных в ячейке, ограничения на данные в ячейке, указать важность какой-то величины или источник формулы и т.п.

Для просмотра примечания необходимо поместить указатель мыши над ячейкой с красной пометкой в углу.

Форматирование применяется для облегчения восприятия данных. Форматированная ячейка сохраняет свой формат, пока к ней не будет применен новый формат или не удален старый. При вводе значения в ячейку к нему применяется уже используемый в ячейке формат. Следует учитывать, что при копировании ячейки наряду с ее содержимым копируется и формат ячейки. Таким образом, можно сберечь время, форматируя исходную ячейку до использования команд копирования и вставки.

Для применения форматов используют команду Формат ► Ячейки. В окне диалога Формат ячеек выбирают соответствующую вкладку и вводят параметры форматирования.

Наиболее часто используемые команды форматирования вынесены на панель инструментов Форматирование. Для быстрого копирования форматов из выделенных ячеек в другие ячейки можно использовать кнопку Формат по образцу.

В Excel используются два типа данных: константы (или значения) и формулы. Константы подразделяются на пять основных категорий: текст, числа, дата и время, логические константы и ошибки.