Финансовая служба предприятия как субъект управления
Как было сказано ранее, финансовая служба – это субъект системы финансового менеджмента: кадры, финансовые методы и инструменты, информация финансового характера, технические средства управления финансами.
Для успешного формирования финансового блока финансовый директор должен определить, какие функции будет выполнять ФЭС12 и какие подразделения войдут в ее состав.
Затем необходимо разработать и утвердить документы, регламентирующие деятельность ФЭС и ее подразделений, а также должностные инструкции для каждого из сотрудников: в ходе согласования и утверждения этих документов снимаются многие вопросы, связанные с численностью сотрудников, требованиями к их квалификации, фондом оплаты труда.
Универсального рецепта формирования финансового блока не существует. В каждой конкретной ситуации структура ФЭС и функции ее сотрудников будут зависеть от целого ряда факторов:
специфики бизнеса
требований собственников и законодательства.
Чтобы структура ФЭС была оптимальной, рекомендуется обсудить с руководством компании задачи финансовой службы, вытекающие из стратегических целей, возможность делегирования полномочий, необходимых для реализации этих задач, круг обязанностей сотрудников, а также систему оценки деятельности финансового блока и его руководителя13.
Функции и подразделения фэс компании
Финансовый контроллинг.
Контроллинг можно охарактеризовать как систему определения целей, прогнозирования и планирования, установления механизмов и инструментов достижения поставленных задач, а также проверки того, насколько успешно они выполнены. Эту работу, как правило, выполняет отдел финансового контроллинга, или планово-экономический отдел. При определении функций сотрудников этого подразделения следует помнить, что система контроллинга держится на «четырех китах»: учете, анализе, планировании и организации бизнес-процессов, относящихся к компетенции финансового директора.
Казначейская функция.
К компетенции казначейства компании обычно относится текущее управление денежными потоками, определение очередности платежей, порядка взаиморасчетов, валютообменные операции, а также контроль платежей и остатков на счетах компаний внутри периметра группы, если речь идет о холдинге. Чаще всего казначейство выделяется в отдельное подразделение в крупных и средних компаниях, в небольших фирмах соответствующие функции выполняют один или несколько сотрудников (например, менеджер по работе с банками).
Привлечение финансирования.
Для привлечения финансирования и выбора наиболее выгодного способа размещения временно свободных средств в рамках ФЭС может создаваться отдел финансирования (кредитный отдел). Однако во многих компаниях функция привлечения и размещения денежных средств нередко также находится в сфере ответственности казначейства. При этом деятельность данных подразделений не ограничивается только лишь выбором надежного банка и получением кредитов на приемлемых для компании условиях. Они нередко проводят работу по размещению кредитных линий на банковские гарантии с отсрочкой платежа, выпуску ценных бумаг (векселей и облигационных займов), внедрению факторинга, а также подготовительные работы по выводу компаний на IPO.
Нормирование.
Нормирование так или иначе затрагивает различные сферы деятельности компании. Это может быть нормирование затрат, показателей, характеризующих состояние оборотных активов, и пр. И если руководитель компании играет роль некоего ускорителя бизнеса, то финансовый директор – владелец процесса «нормирование» – выступает как ограничитель, поскольку его задача – не позволить компании шагнуть за пределы своих возможностей. В процессе нормирования функции подразделений ФЭС могут быть распределены по-разному. Например, за нормирование затрат может отвечать как бухгалтерия, так и отдел управленческого учета (нередко совместно с производственными подразделениями); за нормирование оборотных активов – тот же отдел контроллинга.
Экспертиза инвестиционных проектов.
Хотелось бы подчеркнуть, что разработкой инвестиционного проекта должен заниматься исключительно менеджер проекта, инвестиционный блок (например, отдел капитального строительства) или блок развития компании, а в компетенции финансового директора находится оценка того, насколько проект рискованный и какую прибыль он может принести компании в ближайшем или отдаленном будущем. В этом случае в лице финансового директора генеральный директор получает консультанта и одновременно контролера инвестиционной политики компании.
Организация и ведение бухгалтерского и налогового учета.
Данная функция не требует особых пояснений. Отметим только, что ответственность за представление налоговой, финансовой и статистической отчетности в контролирующие органы лежит на главном бухгалтере. Его действия сосредоточены на том, как правильно рассчитать налоги в рамках действующей системы налогового учета. Финансовый директор отвечает за формирование учетной и налоговой политики, которые тесно связаны с налоговым планированием.
Один из вопросов, который нельзя считать однозначно решенным, – определение уровня подчиненности главного бухгалтера. Главный бухгалтер, следуя закону о бухгалтерском учете, должен подчиняться генеральному директору. Если же исходить из логики управления, то его непосредственным руководителем является финансовый директор.
Налоговое планирование.
Следует ли помимо отдела бухгалтерского учета и отчетности создавать специальный отдел налогового планирования или же соответствующие функции будут выполняться сотрудниками бухгалтерии, – не так принципиально. Все зависит от того, насколько велика сама компания, суммы налоговых платежей, каков объем договорной работы.
Разработка и внедрение финансово-правовой схемы деятельности компании.
За реализацию этой функции отвечает как финансовый блок компании, так и юридический. Иногда компании формируют договорно-коммерческий отдел, но так или иначе финансовая служба принимает активное участие в договорной работе.
«Смежные» функции.
Имеются еще две спорные функции, за ведение которых может отвечать финансовый директор, – внедрение информационных технологий и внутренний контроль (аудит). Многие компании включают в состав финансового блока службу информационных технологий. Это вызвано тем, что финансовый директор нередко является основным инициатором автоматизации бухгалтерского, налогового, финансового и управленческого учета. Информационные технологии играют настолько важную роль в формировании бизнес-процессов компании, причем не только финансовых, что более эффективно выделить IT-подразделение в отдельный блок, подчиненный непосредственно генеральному директору.
Внутренний контроль
Что касается внутреннего контроля, то во многих компаниях соответствующая служба отвечает за анализ предпринимательских рисков и контролирует процедуры управления по всем аспектам деятельности компании. Поэтому, для того чтобы оставаться беспристрастным, это подразделение должно подчиняться непосредственно генеральному директору. Однако в компаниях, где кредит доверия финансовому директору высок, функция внутреннего контроля делегируется ФЭС. Таким образом, отдел внутреннего контроля (или контрольно-ревизионное управление) становится составной частью ФЭС.
Несколько иначе обстоят дела с внутренним аудитом. Тенденция такова, что внутренний аудит затрагивает, в том числе, и деятельность любого топ-менеджера компании, и ни финансовый директор, ни генеральный не являются здесь исключением. Поэтому соответствующее подразделение обычно напрямую подчиняется совету директоров или собственнику компании.
Структура ФЭС, разработанная с учетом всего вышесказанного, представлена на рис. 1.5 (данная структура является типовым примером). Подразделения, не входящие в ФЭС, но стратегически подчиненные финансовому директору обозначены пунктирной линией, подразделения, входящие в ФЭС – сплошной.
Рис. 1.5 – Структура финансово-экономической службы
В связи с тем, что никакая структура не может быть в неизменной форме, рекомендуется соблюдать ряд принципов14:
Принцип экономической эффективности;
Принцип финансового контроля;
Принцип финансового стимулирования (поощрение/наказание);
Принцип материальной ответственности.