Тема 3: Створення і форматування електронних таблиць

1. Введення даних в комірки

2. Виділення комірок і інтервалів

3. Редагування даних електронних таблиць

4. Форматування електронних таблиць

1.Введення даних в комірки

У елементи таблиці можна вводити дані двох типів: константи і формули.

Константи підрозділяються на три типи: числові, текстові і значення дати і часу.

Можливі такі основні форми числа: ціле, дійсне, з експонентою, дріб.

Для цілого числа можна використовувати цифри 0, ... 9, а також знаки «+» і «-». Дійсне число додатково включає кому, яка розділяє цілу і дріб частині. Число з експонентою складається з мантиси і порядку, помноженої на 10 в ступені, рівному порядку. Наприклад, число 5,47x10-9 в Ехсеl записується так: 5,47Е-9 або 5,47е-9. Числове значення може містити також символ відсотка (25%), дробові риски (3/4), знак долара ($75).

Для введення числа необхідно виділити комірку, ввести з клавіатури числове значення і натиснути клавішу [Еntеr] (або клацнути мишею на, або перестрибнути в іншу комірку - зафіксувати дані).

Для введення звичайного дробу слід ввести цілу частину числа, потім символ пропуску (пропуск), далі чисельник, потім символ «/», а після нього знаменник. Якщо ціла частина відсутня, то на її місце слід ввести 0. Наприклад, число 3/4 слід вводити так: 0 3/4. Перед негативним числом потрібно ввести знак мінус або помістити його в круглі дужки.

Форма представлення чисел в полі комірки залежить від ширини стовпця. У стандартному форматі в комірці розміщується вісім символів. Якщо зображення числа містить більше восьми символів, то воно округляється, або виводиться у формі з експонентою. Відмітимо, що в оперативній пам'яті число зберігається з тією точністю, яка задана при його введенні.

Якщо дані вводяться не у форматі числа, то Ехсеl сприймає їх як текст. Текстові константи можуть, містити не більше 256 символів.

Текст вводиться аналогічно числовим значенням: слід виділити комірку, ввести з клавіатури текст і натиснути клавішу [Еnter]. Щоб відмінити введення потрібно натиснути клавішу [Еsс] або, або кнопку відміни стандартної панелі інструментів.

Щоб ввести текст, який складається з чисел, слід перед ним ввести символ апострофа чи ж знак рівності, а потім текстове значення, узяте в лапки. Наприклад, щоб ввести послідовність цифр 12345, як текст - потрібно ввести '12345 або =”12345”. При цьому знак рівності з лапками або апостроф відображаються в рядку формул, але не виводяться в комірці.

За умовчанням числові значення вирівнюються в комірці по правому краю, а текст - по лівому краю комірки.

Дату і час можна вводити в декількох форматах:

(1997-01-25) гггг-мм-дд

(99-фев-15) гг-ммм-дд

(фев 07) ммм-дд

(96-окт) гг-ммм

(13:25:36) сс:мм:чч

(15:45) мм:чч

При введенні дати замість дефіса можна використовувати межу похилої (/). Вибрати формат дати і часу можна за допомогою команди Формат>Ячейка. Для введення поточної дати використовують комбінацію клавіш [Сtrl-;] (крапка з комою), а для введення поточного часу - комбінацію клавіш [Сtrl - Shift - :] (двокрапка). Можна об'єднати в одній комірці дату і час.

Формула починається з символу «=» і складається з операндів, об'єднаних знаками операцій (+, +, /, ^, %,,<> <=, >=, <, > і круглими дужками). Операндом може бути число, текст, логічне значення, адреси комірок, функція. У полі комірки після введення формули може відображатися або формула, або значення, одержане по формулі.

Тип відображення вмісту комірки залежить від того, чи задана опція Сервис>Параметры>Вид>Формула. Якщо встановлена опція Формула, тоді в комірці відображається формула, в іншому випадку – значення, обчислене за цією формулою. Якщо в результаті введення числа або обчислень по формулі комірка заповнюється символами «######», то це означає, що ширина комірки (стовпця) недостатня для виведення значення. Для зміни ширини комірки (стовпця) потрібно встановити покажчик миші на межу стовпця (при цьому покажчик набуває вигляду двонаправленої стрілки) і, утримуючи натиснутою ліву кнопку миші, перемістити межу комірки (стовпця) праворуч або ліворуч для отримання необхідної ширини, потім відпустити кнопку миші.

Для введення одного і того ж значення в декілька комірок синхронно, слід виділити комірки, в які необхідно ввести дані (виділені комірки можуть бути як суміжними, так і не суміжними), ввести в одну з виділених комірок дані і натиснути комбінацію клавіш [Ctrl-Enter].

Функція Автозавершення. Для введення однакових текстових даних в декілька комірок стовпця, необхідно ввести це значення в одну комірку, а в інших випадках досить ввести перший символ тексту і натиснути клавішу [Enter] (продовження буде введено автоматично). Для заміни автоматично введених символів слід продовжити введення тексту самостійно. Для видалення автоматично введених символів потрібно натиснути клавішу [BackSpace]. Для відключення цієї функції слід скористатися командою Сервис>Параметры>Правка і включити перемикач Автозаповнення значень комірок.

Функція Вибір із списку призначена для спрощення введення текстових значень, якщо клацнути правою кнопкою миші на комірці, а потім з контекстного меню вибрати команду Вибрати із списку. Excel відобразить на екрані список всіх введених текстових значень цього стовпця. Для внесення в комірку одного з приведених значень досить просто вибрати це значення.

Копіювання даних у межах рядка або стовпця можна виконати таким чином:

• виділити комірку з даними, які потрібно скопіювати;

• сумістити покажчик миші з маркером заповнення і перемістити його уподовж комірок, які підлягають заповненню;

Для заповнення несуміжних комірок потрібно:

• виділити їх, утримуючи натиснутою клавішу [Ctrl];

• Правка>Заполнить>Вниз, Вправо, Вгору, Вліво, залежно від напряму заповнення.

Послідовність значень, побудована за певним правилом, називається поряд. У Excel розрізняють ряди текстових величин, чисел і дат. Для введення ряду значень в діапазон комірок можна скористатися командою Правка>Заполнить або спеціальним прийомом роботи з мишею, який називається автозаповненням. Його можна використовувати для копіювання одного і того ж значення в суміжних комірках.

Для створення ряду текстових значень, чисел або дат достатньо:

• ввести послідовно в суміжні комірки значення ряду, які необхідні для створення закономірності;

• виділити всі комірки з введеними значеннями, які відносяться до ряду;

• сумістити покажчик миші з маркером заповнення, при цьому він набуває знаку «+»;

• натиснути ліву кнопку миші і, утримуючи її натиснутої|, перемістити маркер заповнення по комірках, які повинні бути заповнені значеннями ряду , потім відпустити кнопку миші.

При перетягуванні маркера заповнення вниз або праворуч від виділеної комірки (або діапазону комірок), будуть створені значення, характер зростання яких залежить від послідовності і виділеного діапазону. При перетягуванні маркера вгору або вліво буде створена низхідна послідовність значень. Якщо в процесі автозаповнення не буде виявлена закономірність у виділених комірках, то їх вміст дублюватиметься.

Ці ж дії можна виконати за допомогою команди Правка > Заповнити > Прогресія.

• У полі Крок вводиться приріст (крок), який використовуватиметься для обчислення кожної чергової комірки.

• Перемикач Розташування указує напрям переміщення по діапазону (по рядках, по стовпцях).

• Перемикач Тип призначений для вказівки типу зміни значення поточної комірки при переході до наступної комірки діапазону на основі значення в полі Крок.

• За умовчанням встановлюється Арифметична (1) (крок + значення комірки). Можна також встановити наступні типи прогресії: Геометрична (2) (крок * значення комірки).

• Дати (3) - приріст значень в комірках діапазону залежить від додаткового значення, вказаного в перемикачі Одиниці (день, робочий день, місяць, рік).

• Автозаповнення (4) вказує, що Ехсеl повинен проаналізувати серію вже введених в комірки діапазону значень і слідувати одержаному шаблону при заповненні решти комірок діапазону.

• У полі Граничне значення вказується останнє значення в серії.

Для створення призначеного для користувача списку автозаповнення необхідно:

• ввести текстові значення в деякі комірки робочого листа;

• виділити діапазон, що містить всі ці комірки;

• Сервіс > Параметри > Списки;

• клацнути на кнопці Імпорт (список створений) цього діалогового вікна;

• клацнути на кнопці ОК.

Приклади побудови послідовності значень в результаті автозаповнення приведені в таблиці 1.

Таблиця 1

Тип ряду|лави,низки|	Початкове	Продовження ряду
Текст	Банк	Банк, Банк, Банк
Текст з	Товар 1	Товар 2, Товар 3
Текст з	1-й квартал	2-й квартал, 3-й квартал
Дні тижня	Понеділок	Вівторок, Середа, Четвер
Дні тижня	ПН	вт, ср, чт
Місяці	янв	фев, березень, апр
Дата	15 янв, 15 апр	15 июл, 15 окт
Числа	1	234
Числа	1,3	579
Числа	100,90	80,70,60

У Ехсеl існує можливість створення Приміток до комірок, тобто заміток безпосередньо пов'язаних з конкретною коміркою. У яких цілях вони можуть використовуватися - цілком очевидно: можливість забезпечити будь-які комірки обширними матеріалами пояснень, не захаращуючи текстом сам робочий лист.

Для створення примітки до комірки необхідно:

1. виділити комірку, який необхідно забезпечити приміткою;

2. Вставка > Примітка;

3. ввести у вікно, що з'явилося, текст примітки;

4. по закінченню введення клацнути мишею де-небудь поза цим вікном.

Якщо в деякій комірці була створена Примітка, Ехсеl поміщає у верхній правий кут цієї комірки маленький червоний трикутник, який вказує, що дана комірка забезпечена приміткою. Прочитати примітку до комірки дуже просто: слід помістити покажчик миші в її центр і Ехсеl відображає на екрані вікно з приміткою. Крім того, вибравши команду Вид>Примечание, можна переглянути і обробити всі існуючі примітки до комірок даного робочого листа.