Телефонограмма

Телефонограмма — обобщенное название различ­ных по содержанию документов, выделяемых в от­дельную категорию в связи с особым способом пере­дачи текста (передается устно по каналам телефон­ной связи и записывается от руки). Обычно телефонограммы применяют для срочных оповещений о совещаниях, заседаниях, собраниях, внезапно случившихся событиях, отмене ранее запланированных ме­роприятий и тому подобных случаев, когда передан­ное сообщение необходимо оформить документально.

Телефонограммы применяют в пределах действия местной телефонной связи.

Бланки для телефонограмм целесообразно иметь при большом (более 200 в год) количестве этих докумен­тов. Допускается оформление телефонограмм на чистых листах бумаги. Составляется телефонограмма в одном экземпляре.

Реквизиты телефонограммы: название учреждения — автора документа, должность, фа­милия сотрудника, передавшего телефонограмму, но­мер его телефона, наименование организации-получа­теля, должность и фамилия сотрудника, принявшего телефонограмму, номер его телефона, дата и номер те­лефонограммы, текст (не превышающий 50 слов), на именование должности лица, подписавшего документ, его личная подпись, инициалы и фамилия. Таким обра­зом, при составлении телефонограмм применяются такие специфичные реквизиты, как дата и время переда­чи (приема); указание должности и фамилии должностных лиц, передавших (принявших) телефонограмму; номера телефонов организаций, передающих (принимающих) телефонограмму.

При составлении телефонограмм следует придерживаться следующих рекомендаций: текст не должен содержать сложных логических оборотов, трудно выговариваемых и редко произносимых слов; информация должна быть краткой и срочной.

При передаче телефонограммы необходимо проверить правильность записи повторным чтением; слова, плохо воспринимаемые на слух, требуется передавать, разбивая по буквам. Если телефонограмма направляется в несколько адресов, то к ней составляется список на рассылку с указанием номеров телефонов.

Сотрудник, принявший телефонограмму, обязан ознакомить с ее содержанием всех должностных лиц, которым предназначалась полученная информация.

Факсограмма (факс)

Факсограмма (факс) — получаемая на бумажном носителе копия любого вида документа (рукописного, пе­чатного, графического, изобразительного), переданно­го по каналам факсимильной связи. В отличие от теле­граммы или телекса эта связь позволяет получать изображение отправляемого документа в виде факсимиле, воспроизводящего все особенности документа-подлин­ника. Факс является практически копией переданного документа, поэтому особенности в оформлении доку­ментов, предназначенных для передачи по факсимильной связи, идентичны требованиям к оформлению со­ответствующих видов документов. Чаще всего факси­мильные сообщения заменяют письма или телефоно­граммы.

Исходящий факс оформляют в одном экземпляре с соблюдением всех необходимых требований, после передачи он подшивается в дело. Входящие факсы содержат дополнительные отметки, которые печатает аппарат факсимильной связи, — указание (код) отправителя, дату и время передачи, номер факса, количество страниц.

Вопрос о юридической силе факсограммы в действующих нормативно-методических документах в настоящее время не решен. При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной свя­зи они оформляются по общим правилам, при этом:

• объем передаваемого документа, подготовленного на формате А4, не должен превышать 5 листов;

• ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче;

• факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;

• запрещается передавать документы с пометкой "Для служебного пользования".