Должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. ________ __________'

2.

3.

Присутствовали: 1.

Должность, фамилия, инициалы

2.

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту.

Констатирующая часть печатается с абзаца и вклю­чает сроки проведения работы комиссии, ее цели и за­дачи, сущность установленных фактов, методы, кото­рыми велась проверка, ее результаты. Текст констати­рующей части при необходимости может быть разбит на пункты. Результаты работы могут быть представлены в виде таблицы.

В заключительной части акта делаются выводы или даются ре­комендации. Эта часть текста не обязательна — акт может закан­чиваться и констатацией фактов.

Выводы, предложения, заключения комиссии печа­таются с абзаца; они также могут состоять из несколь­ких пунктов. В случае несогласия одного из членов комиссии с содержанием акта в качестве приложения оформляется особое мнение члена комиссии.

После текста перед подписями при необходимости указывают количество составленных экземпляров акта и их местонахождение или адресатов, кото­рым он направлен. Количество экземпляров акта опре­деляется практической необходимостью (если в норма­тивных документах не предусмотрено иное). Эта часть акта также не обязательна. Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экз. направлен в Минэкономики России

2-й экз. направлен в МЛС России

3-й экз. — в дело 05-24.

Завершают текст акта подписи. Подписи располагаются в той же последовательности, как и в вводной части, но без указания должности. Акт подписывают все члены комиссии. Член комиссии, имеющий замечания к содержанию акта и не соглас­ный с выводами комиссии, также обязан поставить свою подпись. Например:

Председатель комиссии Подпись К.Я. Лакин

Члены комиссии _____

Подпись В.Н. Кирилов

Подпись И.Н.Потапов

Подпись Н.Н.Ламшина

Ряд разновидностей акта обретает юридическую силу после утверждения. Например, акт о ликвидации уч­реждения становится официальным документом после утверждения руководителем вышестоящей организации (министром). Акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения утверждается руководи­телем данного учреждения. Для ряда актов (по матери­альным, финансовым вопросам) гриф утверждения за­веряется печатью. Утверждение офор­мляется грифом в соответствии с требованиями ГОСТ.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых высказаны замечания, должны быть ознаком­лены с его содержанием под расписку.

Приведем пример оформления акта:

Минкультуры России УТВЕРЖДАЮ

Комитет по культуре председатель комитета

Администрации - Подпись Н.И.Петров

Наименование области Дата

АКТ

18.05.97 № 12 г. Новосибирск

О проверке сохранности документов в комитете

Основание: приказ председателя комитета от 20.04.97 N° 102 «О про­верке сохранности управленческих документов». Составлен комиссией в составе:

Председатель: зам. председателя комитета Сидоров Г.В. Члены комиссии: 1. Зав. общим отделом Григорьева Н.И.

2. Инспектор отдела кадров Михайлова Г. Г.

3. Зам. главного бухгалтера Мышкина С.И.

4. Референт Прокудина М.В.

В период с 16 по 18 мая 1997 года комиссия проверила организацию и условия хранения управленческих документов в комитете культуры. До­кументы хранятся в структурных подразделениях и в общем отделе.

Номенклатура дел ежегодно согласовывается с Новосибирским обла­стным архивом. Фактов гибели, утраты, порчи или незаконного уничто­жения документов не установлено.

Комиссия рекомендует выделить и оборудовать специальное помеще­ние для архива комитета. Составлен в 2 экземплярах:

1-й — в дело № 1-23

2-й — в областной архив.

Председатель комиссии Подпись Г.В. Сидоров

Члены комиссии Подпись Н.И. Григорьева

Подпись Г.Г. Михайлова

Подпись С.И. Мышкина

Подпись М.В. Прокудина