4. Телеграммы

Телеграмма (телетайпограмма) — обобщенное назва­ние различных документов, выделяемых в одну катего­рию по особому способу передачи текста: по телегра­фу или телетайпу. Для передачи факсимильной копии документа, а также схем, чертежей и рисунков использу­ются фототелеграммы. Этот вид документов используют в тех случаях, когда необходима более быстрая (по срав­нению с почтой) доставка документа получателю.

Скорость прохождения телеграммы зависит от ука­зания ее категории: вне категории, внеочередная, пра­вительственная, пресса, международная, срочная, обык­новенная.

Сроки доставки телеграммы зависят от ее вида: с уведомлением о вручении, с доставкой почтой, с доставкой в срок, указанный отправителем, с опла­ченным ответом, письмо-телеграмма и др.

Категория и вид телеграммы указываются состави­телем перед адресом.

Телеграммы оформляют либо на специальных бланках, либо на обычных листах бумаги, которые имеют следующие реквизиты: отметку о категории и виде, телеграфный адрес получателя, текст, регистрационный индекс (номер), фамилию должностного лица, подписавшего документ, почтовый адрес организации-отправителя (автора документа), подпись должностного лица, от имени которого передается текст, печать и дата.

Адрес в телеграмме оформляется обычным способом только в тех случаях, когда организация не имеет условного телеграфного адреса или телетайпного адреса (зарегистрированного на телеграфе). В телеграмме дается точный адрес без индекса: город, номер почтового отделения, улица, дом, наименование учреждения, фамилия получателя.

Для удешевления телеграмм и упрощения ее обработки правительственные учреждения и многие организации имеют зарегистрированный на телеграфе условный или сокращенный адрес. Телеграфный адрес значительно короче почтового и состоит из наименования места назначения, условного наименования организации и фамилии должностного лица. Например:

"МОСКВА ПРИРОДА БОДРОВУ"

"КАЛУГА ГОРНЕФТЕПРОДУКТ ХОМУТОВУ"

Если в несколько адресов и пунктов направляется телеграмма одного содержания, то адрес оформляется следующим образом:

КАЛУГА ГОРНЕФТЕПРОДУКТ копия КАЛУГА АДМИНИСТРАЦИЯ

Печатается адресат прописными буквами. Текст телеграммы (телетайпограммы) печатают в двух экземплярах на одной стороне листа прописны­ми буквами через два интервала без переноса слов. Между словами в телеграмме делается пропуск в два удара. Начало текста печатается с абзаца, далее абзацы не допускаются.

Текст телеграммы заканчивается номером телеграммы, который является ее регистрационным индек­сом. После номера с новой строки печатается фамилия (без инициалов и указания должности) того дол­жностного лица, от имени которого передается телеграмма. Информация, не подлежащая передаче, отделяется от текста чертой, под которой обычным способом (строчными и прописными буквами) печатают наименование и почтовый адрес организации-отправителя, наименование должности, инициалы и фамилию должностного лица, подписавшего текст телеграммы, дату. Подпись заверяется печатью. Первый экземпляр телеграммы направляется на телеграф, второй подшивается в дело.

Излагается текст предельно сжато. Он должен состоять из одного логического элемента — заключения. Лишь в исключительных случаях допускают краткое доказательство.

Текст телеграммы отличается так называемым телеграфным стилем, составляется в предельно сжатой фор­ме. В тексте отсутствуют предлоги, союзы, частицы (кроме частицы "не"), знаки препинания. Большое значение при составлении телеграммы следует придавать выбору слов, более точно передающих смысл. Смысловые оттенки слов и их связь передаются порядком расположения слов в предложении и их окончаниями. Числа и цифры пишутся словами. Цифрами обозначают только за­водские и торговые знаки и марки, нумерацию домов, индексы документов. Знаки препинания в тексте телеграммы употребляют только в том случае, когда их отсутствие может исказить смысл текста.

Если знаки препинания все же необходимы, так как имеют смысловое значение, они пишутся сокращенно строчными буквами: точка — тчк, запятая — зпт, двоеточие: двтч, кавычки — квч, скобки — скб. Принято условное обозначение слова "номер" — нр.

Словами в телеграмме всегда пишутся такие знаки, как № (номер), - (минус), + (плюс), ! (восклицательный знак), ? (вопросительный знак), % (проценты), : (деление) и др. Даты обозначаются арабскими цифрами: число, месяц, год. Между цифрами разделительные знаки не ставятся.

Приведем пример телеграммы:

ТОМСК 25

ОБЪЕДИНЕНИЕ ОКСИД

ПРОСИМ УСКОРИТЬ ОТГРУЗКУ ПИЛОМАТЕРИАЛОВ тчк

ДИРЕКТОР ПРЕДПРИЯТИЯ АНДРОН ПЕТРОВ

630012, Новосибирск-12, ул. Крылова, 5. тел. 24-02-83. Р/счет

Директор Н.И. Петров Исх. №____________ Дата ____________