Глава 2. Изучение затрат рабочего времени и содержания управленческого труда

Одним из основных критериев, характеризующих уро­вень организации труда, является степень использования ра­бочего времени. Различные показатели его - структура за­трат, использование фонда, величина потерь и непроизво­дительных затрат и др. - отражают как положительные стороны, так и недостатки существующей организации труда.

Структура затрат рабочего времени раскрывает также содержание труда, т. е. виды работ и операций, выполня­емых различными группами управленческого персонала, следовательно, характеризует, насколько рационально по­строены процессы управленческого труда, решены вопро­сы разделения труда, созданы условия для эффективной работы.

Изучение рабочего времени позволяет получить представ­ление о загрузке отдельных категорий работников и о затра­тах времени на основные и наиболее массовые виды работ, выполняемых в аппарате управления. Анализ их дает возмож­ность установить (если они отсутствуют) нормы труда, более четкие критерии оценки работы, выявить резервы сокраще­ния затрат управленческого труда.

Отсюда следует сделать вывод, что изучение и анализ использования рабочего времени - необходимый этап ра­боты по совершенствованию организации управленческого труда.

1. Классификация затрат рабочего времени

При изучении затрат рабочего времени пользуются их классификацией. Известно несколько классификаций, близ­ких по содержанию, но отличающихся степенью детализации затрат. Рассмотрим одну из них (рис. 1). Согласно этой классификации все рабочее время подразделяется прежде всего на время работы и время перерывов.

Время работы

Время работы (Р) - это период, п течение которого вы­полняется работа, соответствующая тем или иным функци­ям управления. Время работы, в свою очередь, подразделяет­ся на время выполнения должностных обязанностей, время на работу, не предусмотренную должностными обязанностя­ми, и время непроизводительной работы.

Время выполнения должностных обязанностей складывает­ся из подготовительно-заключительного времен», времени основной работы (или оперативного времени) и времени об­служивания рабочего места.

Подготовительно-заключительное время (ПЗ) - это вре­мя, затрачиваемое на трудовые действии, связанные с нача­лом или завершением выполнения какого-либо вида работ, т. е. время на получение задания и обрабатываемой докумен­тации, консультацию при получении задания, ознакомление с нормативно-справочными материалами, согласование и подписание документации, сдачу законченной работы.

Время обслуживания рабочего места (ОРМ) — это время на обеспечение себя всем необходимым для выполнения рабо­ты: на получение и доставку обрабатываемой документации и информационных средств труда, сдачу документов, уборку рабочего места, перемещение работников и средств труда, подготовку к работе технических средств, подготовку блан­ков и других носителей информации, самообеспечение канцелярскими принадлежностями и т. п. Для более деталь­ного анализа затрат этого вида общее время на обслужи­вание делят на организационное, техническое и инфор­мационное.

Основное (или оперативное) время (О) — время, затрачива­емое на выполнение тех функций и задач, ради которых вве­дена соответствующая должность. По характеру деятельнос­ти основная работа подразделяется на организационно-ад­министративную, творческую, формально-логическую и тех­ническую [1].

Время организационно-административной работы (А) - это время на решение организационных вопросов управления деятельностью людей (координация деятельности, разного рода контроль, руководство коллективами исполнителей) и на выполнение других работ, относящихся к административ­ному труду.

Время творческой работы (Т) включает время выполнении аналитической работы, проектирования, планирования, поис­ка оптимальных решений, т. е. время эвристического труда.

Время формально-логической работы (ФЛ) - время, затра­чиваемое на выполнение работ, связанных с преобразовани­ем информации по установленным методикам, правилам, ал­горитмам (расчеты экономической эффективности, трудоем­кости, нормирование на основе нормативов, определение се­бестоимости и т. п.).

Время технической исполнительской работы (И) — время, связанное со сбором и передачей информации, выполнением учетных, множительных работ (машинопись, копирование и т. п.), т. е. с работами, относящимися к операторному труду.

Все рассмотренные виды основной работы могут выпол­няться с применением и без применения средств механизации, соответственно и в классификации выделяются затраты вре­мени на ручные, машинно-ручные и машинные работы.

Иногда работа носит и непроизводительный характер (НР) — исправление неправильно выполненной работы, по­иск и доставка документов, средстп труда, подлежащих цент­рализованной доставке, поиск должностных лиц, выполнение общественных поручений. Соответственно классифицируется и время, затрачиваемое на их выполнение (см. рис. 1).

Время перерывов

Время перерывов (П) — охватывает время, когда работник не занят какой-либо деятельностью. Оно включает как регла­ментированные, так я нерегламентированные перерывы.

Регламентированные перерывы — это время на отдых и вре­мя на личные надобности. Оно предназначено для поддер­жания работоспособности и предотвращения утомления. величина перерывов на отдых дифференцируется для различных групп работников зависимости от влияния различных факторов (более подробно см. гл. 7). Время перерывов на личные надобности устанавливается в размере 10 мин в смену для всех групп персонала, их продолжительность от характера труда не зависит.

Нерегламентированные перерывы — это перерывы, вызван­ные нарушением трудовой дисциплины и посторонними раз­говорами (зависящие от работника) - ПР, а также организа­ционно-техническими причинами (не зависящие от работ­ника) - ПО. К числу последних относятся перерывы, вы­званные ожиданием исходных данных, сотрудников, приема у руководителя и т. п., несвоевременным обслуживанием и несоответствием режима работы различных служб. Обобщен­но этот вид перерывов нередко называют перерывами из-за нарушения режима работы.

Рассмотренная классификация затрат рабочего времени может быть использована для выявления величины или удельного веса различных видов затрат рабочего времени в общих его затратах (структуры затрат), для исследования занятости работников отдельными видами работ (определе­ние содержания труда), определения продолжительности и периодичности выполнения отдельных видов работ и опера­ций, уровня их механизации и для других целей.