2. Методы исследования использования рабочего времени и содержания труда

Как отмечалось выше, анализ использования рабочего времени позволяет одновременно установить и содержание управленческого труда. Поэтому для их исследования ис­пользуются одни и те же методы, которые подразделяются на две крупные группы: наблюдения и опросы.

Наблюдения

К этой группе относятся: фотография(ФРД), самофотрграфия рабочего времени (СФРД), метод моментных наблюдений(ММН), хронометраж, специальная киносъемка.

Выбор метода зависит прежде всего от задач и масштабов проводимого исследования. В качестве критерия целесообразностей применения того или иного метода могут служить точность и полнота получаемых данных, экономичность ме­тода (т. е. его трудоемкость). Сравнительная характеристика наиболее распространенных методов наблюдений с позиций указанного критерия приведена в табл. 3 [2].

Таблица 3

Сравнительная характеристика различных методов наблюдений для изучении содержания труда и структуры затрат рабочего времени работников управления

Метод	Целесообразность применения	Достоинства	Трудности при использовании и недостатки
1	2	3	4
Самофотография рабо­чего времени (без перечня элементов труда)	При начальном изучении организации труда При одновременном изучении содержания труда и структуры затрат рабочего времени При небольших масштабах исследования с элементами анкетного опроса	Экономичен	Сложность в группи­ровке и обработке данных. Недостаточная точность результатов - не выявляет полностью потерь рабочего време­ни по вине работника
Самофотография рабочего времени(с перечнем элементов труда)	При условии предварительного изучения содержания труда. При значите леном масштабе исследо­вания	Нетрудоемок Экономичен Удобен для обработки данных	Недостаточная точность результатов - не выяв­ляет полностью потерь рабочего времени по вине работника
Фотография рабочего дня	При условии предварительного изучения содержания труда	Большая, чем при СФРД, точность ре­зультатов. Ис­пользуется для контроля данных, полученных другими методами	Неэкономичен Большая трудоемкость проведения. Оказыва­ет неблагоприятное воздействие на работ­ников, требует высокой квалификации наблюдателя
Метод моментальных наблюдений	Применяется как выборочный метод при массовых наблюдениях. Целесообразно предварительное изучение организации другими методами. Применяется как метод контроля результатов, полученных другими методами	Точность результатов Экономичен	Требует высокой квалификации наблюдателя

Наиболее предпочтительным для исследования содержа­ния труда и использования рабочего времени работников уп­равленческого труда в нашей и зарубежной практике счита­ется метод самофотографии рабочего времени (СФРД), когда затраты рабочего времени на выполняемые работы учитыва­ются самим работником. Этот метод экономичен и обладает одним неоспоримым преимуществом, которое дает ему боль­шой перевес перед остальными методами: никто не может точнее, чем сам работник, отразить все виды работ и затрат рабочего времени на их выполнение.

Конечно, при этом" важно обеспечить квалифицирован­ное и добросовестное ведение самонаблюдения. Поэтому ор­ганизаторы исследования должны тщательно подготовить его проведение - продумать форму карты СФРД, способ фикса­ции данных, разъяснить участникам технику заполнения на­блюдательного листа.

Существуют различные формы наблюдательных листов. В одних фиксируется начало выполнения работы или пере­рыва (начало следующего вида работы является окончанием предыдущего), в других - продолжительность работы изоб­ражается графически в виде прямой линии на специальной сетке. Образцы карт (без перечня элементов затрат труда, с перечнем элементов затрат труда и с разными способами фиксации затрат) приведены в приложении 1.

При проведении самофотографии организатор наблюдения должён находиться в отделе, где она проводится, чтобы помочь в правильном отнесении затрат времени к тому или иному виду, а также проконтролировать своевременность фиксации данных. Важно не допускать разового заполнения наблюдательных листов в конце рабочего дня, ибо это ведет к неточности и неполноте отражения затрат времени.

Самофотография как метод наблюдения наряду с преиму­ществами, отмеченными выше, имеет серьезный недостаток: она не гарантирует достоверного отражения потерь рабочего времени, особенно зависящих от самого работника. Однако этот недостаток вполне устраним. Для выявления величины этих потерь можно провести или целевую фото­графию рабочего времени (организаторы наблюдения изучают только потери и их причины), или моментные наблюдения (проводятся в те же дни, что и самофотография).

В период подготовки к проведению самофотографи и не­обходимо определить объекты изучения (отделы, службы, должностные группы), продолжительность наблюдения, возможность механизированной обработки данных, особенно при больших масштабах исследования.

Проводить самофотографии рекомендуется в течение10 - 15 дней (для некоторых целей – в течение месяца), желатель­но по 5 дней в каждой декаде месяца. Выбор дней наблюдения зависит от распределения основных видов работ по дням ме­сяца, повторяемости работ. Надо выбрать дни с наиболее типичным составом работ, а также дни, в которые выполняются работы с определенной периодичностью (один раз в месяц, в квартал). Если в намеченный период проведения СФРД какие-либо работы не выполняются, по являются обязательными для наблюдения, затраты времени на них могут быть выявлены осо­бо в те часы или дни, когда они выполняются. Но то всех случа­ях затраты времени на эти работы должны быть учтены.

Большое значение имеет и правильность выбора числа работников, охватываемых наблюдением. Считается, что ре­зультаты наблюдения будут представительными при следую­щих размерах выборки (% по отношению к списочной численности):

Списочная численность сотрудников (чел.) Размер выборки

3-5 65-70

6-10 45-55

11-20 35-40

21-30 30-35

31-40 30-35

41-50 25-30

51 и более 15

Безусловно, в выборке должны быть представлены все должностные и профессиональные группы работников под­разделения, в котором проводится самофотография.

Одной из разновидностей самофотографии является ве­дение "Дневника использования рабочего времени", рекоменду­емого, в частности, для изучения содержания труда и исполь­зования рабочего времени руководителями разного уровня. В дневнике наряду с затратами времени на отдельные виды выполняемых работ (записанных в той последовательности, как они выполняются) фиксируются и другие сведения, ко­торые могут быть полезны для последующего анализа и раз­работки предложений по рационализации выполнения работ (см. приложение 4).

В работах зарубежных авторов [3] эта форма признается рациональной не только для изучения распределения време­ни, но и для контроля за его использованием. Причем под­черкиваются постоянная и единовременная задачи ведения дневника. Постоянная задача — систематический контроль за расходованием времени, единовременная — определение содержания труда, выявление повторяющихся и случайных работ с целью их последующего упорядочения. Формы ведения дневника различны - книжная или реестровая, карто­течная. Каждая из них имеет свои преимущества и недостатки. Преимущество книжной формы (записной книжки) в том, что в ней сохраняется последовательность выполняемых работ, т. е. передается “живая картина рабочего дня”. Это позволяет выявить нагрузку рабочего дня и наметить меры по ее рационализации. Форма записей в дневнике аналогич­на приведенной в приложении 4.

При картотечной форме каждый вид работы, действий заносится на специальные карточки, которые располагаются в картотеке по определенным признакам (по группам, видам работ), на каждой карточке делается запись о времени, затраченном на выполнение работы и на отвлекающие дела (помехи). Карточки имеют номер и шифр, в соответствии с которыми они сортируются и обрабатываются [4], что облег­чает систематизацию и анализ данных.

В целом практика ведения делового дневника, по мнению Р. Вернебурга, весьма эффективна: ведение дневника с по­следующим анализом данных, суть которого изложена выше, позволило некоторым руководителям сберечь около 50% сво­его времени.

Следующий вид наблюдений - фотография рабочего вре­мени (ФРД). Она может быть сплошной и выборочной, ин­дивидуальной и групповой. Фотография проводится специ­ально назначенным наблюдателем.

Обще признано, что проведение фотографии примени­тельно к управленческому труду наиболее целесообразно для

оценки данных о потерях рабочего времени, полученных дру­гими методами, изучения содержания отдельных видов ра­бот и затрат времени на них и т. п. Такие фотографии рабо­чего времени часто называют целевыми.

Использование ФРД для изучения содержания труда в полном объеме ограниченно, поскольку работы, выполняе­мые служащими, не имеют явно выраженных отличительных признаков и стороннему наблюдателю почти невозможно определить, чем работник занят. Например, работник сидит и думает, но определить, обдумывает ли он какое-либо реше­ние или думает о своих личных делах, невозможно. Спраши­вать самого работника в период проведения наблюдения не рекомендуется. Поэтому использование фотографии для изу­чения всех затрат рабочего времени целесообразно только тогда, когда наблюдатель хорошо знает содержание труда на­блюдаемого работника.

Метод моментных наблюдений (ММН) — разновидность фотографии рабочего времени. При его использовании фик­сируются не величины времени, а данные о том, чем занима­ется работник в отдельные моменты времени.

Этот метод используется при групповых наблюдениях. Наиболее целесообразно его применение при исследовании затрат времени у работников с относительно постоянным (изо дня в день) составом работ (например, производствен­ные мастера, технические исполнители и т. п.). Способ про­ведения моментных наблюдений — периодические обходы помещений, в которых располагаются наблюдаемые. Число обходов в час зависит от числа наблюдаемых и продолжи­тельности одного обхода. Если все наблюдаемые находятся в одном помещении, наблюдатель выбирает себе место, откуда он видит их всех.

Наблюдение может проводить и руководитель подразде­ления, если его рабочее место находится в одной комнате с подчиненными.

Моменты попадания наблюдаемого в поле зрения наблю­дателя считаются фиксажными моментами. Если наблюдае­мый отсутствует, наблюдатель должен узнать причины отсутствия. Наблюдения проводятся в определенные моменты времени, заранее определенные программой исследования. Способ фиксации моментов приведен в приложении 2.

Степень точности полученных результатов зависит от ко­личества моментных наблюдений.

Необходимое количество моментных наблюдений рассчи­тывается но формуле:

М= Р²(1-К)/S²К,

где М - расчетное количество моментных наблюде­ний;

Р — доверительная граница, которая может быть принята в интервале кривой нормального за­кона распределения: +/- 3б(99,73%); +/- 2б(95,5%); +/- 1,3б(80%); +/- 1б(68,9%) (здесь +/- б - среднеквадратичное отклоне­ние);

К — удельный вес элемента, на основании которо­го рассчитывается общее количество наблюде­ний. Если трудовой процесс наблюдается бо­лее чем по 10 элементам затрат, величина показателя К должна быть не менее 15%;

(1-К) - удельный вес остальных элементов;

S — величина предполагаемой систематической ошибки.

Хронометраж - вид наблюдения, используемый для изуче­ния повторяющихся элементов работы сравнительно неболь­шой периодичности (например, операции). Техника его про­ведения применительно к управленческому труду аналогична той, которая применяется для исследования операций, выпол­няемых рабочими. Этот метод наблюдений используется для установления норм времени (выработки) на выполнение от­дельных операций или для совершенствования трудовых про­цессов. Иногда для этих целей применяется фотохронометраж - совместное проведение целевой фотографии и хронометража. В этом случае затраты времени на исследуемую от­дельную операцию замеряются по ее элементам, т. е. хрономе­тражем, а все остальные затраты (например, потери, непроиз­водительные затраты) - путем фотографии.

Для определения затрат времени на выполнение отдель­ных операций зарубежные исследователи рекомендуют на­ряду с хронометражем метод упрощенных наблюдении [5]. В отличие от хронометража, где наблюдатель пользуется секундомером, при упрощенном методе используются обычные часы. В данном случае работнику средней квалификации вы­дается определенное количество документов и предлагается выполнить соответствующую работу (по их обработке, рас­четам и др.). Документы должны быть средними по сложно­сти, а условия - близкими к обычным. Наблюдения целесо­образно проводить 30-40 мин. Подготовка к работе и затра­ты по обслуживанию рабочего места не входят в период на­блюдений, чтобы они не повлияли на результаты наблюде­ний. Наблюдения проводятся несколько раз. Если разница в затратах времени на работу с одним документом составит бо­лее 10%, надо найти причину и возможность устранения ее. После этого рассчитывается среднеарифметическая величи­на затрат времени на один документ, который рассматрива­ется как норма.

Опросы

Они используются для изучения состояния организации труда, получения укрупненных данных использования рабо­чего времени, а также для выявления и обобщения мнений и предложений работников возможных мерах по улучшению организации труда и повышению его эффективности. Опро­сы бывают устные и анкетные.

Устный опрос проводится в форме интервью или беседы. Перечень задаваемых вопросов и круг опрашиваемых работ­ников определяется заранее. Устный опрос требует от опра­шивающего не только профессиональной компетентности, но и такта, умения расположить к себе опрашиваемого, вес­ти беседу, не навязывая своего мнения.

Устный опрос менее трудоемок по сравнению с анкетным, так как не надо готовить анкету, программу обработки дан­ных и т. п., но и менее точен. Опрашиваемый отвечает на вопросы экспромтом, не имея времени на обдумывание, что иногда снижает точность ответа. Но в этом заключены и пре­имущества: ответ носит исключительно индивидуальный ха­рактер, тогда как при анкетном опросе ответы нередко об­суждаются с коллегами, отражают коллективное мнение.

Практика показывает, что при проведении устного опроса возникают определенные трудности с записью ответов опрашиваемых. Запись вручную по ходу беседы вызывает; паузы в беседе, что мешает установлению контакта с опрашиваемыми. Запись ответов после беседы на основе сделанных по ходу беседы кратких заметок снижает точность и полноту воспро­изводимых ответов, но зато есть большая уверенность в прав­дивости ответа. Запись на магнитную ленту вызывает психо­логическую напряженность у опрашиваемого, не способствует откровенности собеседника, нарушает атмосферу доверительности. Поэтому проводящий опрос до начала беседы может поговорить с опрашиваемым на отвлеченные темы, с тем, чтобы дать привыкнуть к записи.

В любом случае стоит выяснить у опрашиваемого, какую форму записи он предпочитает, и прибегать к магнитофонной только с его согласия.

Анкетный опрос позволяет получить более взвешенные ответы на поставленные вопросы. Перед проведением опро­са составляется анкета, которую следует размножить в необ­ходимом количестве экземпляров. Состав допросов опреде­ляется задачами исследования.

При изучении организации труда анкета должна включать такие вопросы, как вопросы о должностной принадлежности работника, его образовании, стаже, возрасте, о содержании выполняемой работы (должностные обязанности, но также и выполняёмые работы, не входящие в них), об организации рабочих мест и их оснащении, факторах условиях труда и др., т. е. охватить псе содержание организации труда. Завершать анкету рекомендуется обращением к опрашиваемому дать предложения по улучшению организации труда. Вопросы мо­гут носить закрытый и открытый характер, в зависимости от характера вопросов и степени стандартизации желаемых ответов. (Более подробно вопрос построения и разработки анкет рассматривается в курсе "Социология труда".) Лучше, если анкета анонимна. Это обеспечит большую открытость ответов. Образец анкеты приведен в приложении 3.

Анкетный и устный опросы можно проводить до, парал­лельно или после исследования затрат рабочего времени, при изучении же содержания труда их целесообразно проводить в период подготовки к исследованию затрат рабочего време­ни, если для него используются СФРД или другие вилы на­блюдений с перечнем элементов затрат труда.

Данные, полученные с помощью наблюдений и опросов, дополняют друг друга и расширяют возможность объектив­ной оценки состояния организации труда. Так, анализ отве­тов на вопросы анкеты о должностных обязанностях работ­ника и выполняемых им работах в сочетании с анализом структуры затрат рабочего времени на их выполнение (с вы­делением свойственных и несвойственных работ, творческих и исполнительских) поможет сделать обоснованный вывод о рациональности разделения труда в подразделении, соответ­ствии выполняемых работ квалификации работников. Дан­ные наблюдений о величине потерь рабочего времени вместе с данными анкет об их причинах позволят полнее выявить недо­статки в организации труда, приводящие к потерям.

Субъективное мнение работников об условиях труда, сни­жающих эффективность работы, установленное опросом, в сочетании с данными анализа затрат времени на отдых и изу­чения динамики работоспособности позволяет точнее оце­нить рациональность установленного для служащих режима труда и отдыха.

Еще совсем недавно проблема контроля за использовани­ем рабочего времени управленческого персонала не представ­лялась для руководителей предприятий в нашей стране акту­альной, ибо действовавший хозяйственный механизм не сти­мулировал улучшение использования управленческого тру­да. Сказывались и субъективные факторы - внутреннее со­противление руководителей и специалистов рационализации их трудовой деятельности. Некоторые из них убеждены в не­возможности планирования их рабочего времени, других просто устраивает такая ситуация, когда затраты времени не контролируются. Ведь в этом случае работники, нерацио­нально использующие отведенное для работы время, полу­чают такую же заработную плату, как и. те, кто плотно ис­пользует его. Изучение и анализ затрат рабочего времени направлены на устранение подобных ситуаций, И каждый руководитель, желающий, чтобы его коллектив работал пло­дотворно, должен быть заинтересован в тщательном изуче­нии использования рабочего времени.

В условиях рыночных отношений вопросы рационально­го использования и повышения эффективности управленче­ского труда требуют значительно большего внимания, поскольку это - один из возможных путей сокращения чис­ленности управленческого персонала и, следовательно, сни­жения издержек производства и роста прибыли.