1. Регистрация документов включает в себя:

проставление даты;

проставление регистрационного индекса;

запись необходимых сведений о документе в регистрационной форме.

2. Адресат - учреждение или организация, которым направлен документ.

Месторасположение адресата на документе в правом верхнем углу в ограничительных отметках на бланке.

Правила оформления реквизита "адресат":.Печатается с четвертого положения табулятора через один межстрочный интервал с полутора - двумя интервалами между составными частями реквизита.

Каждая составная часть реквизита "адресат" (элемент) должна начинаться с новой строки, в конце смысловых строк реквизита знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки препинания сохраняются. Элементы реквизита "адресат":

наименование организации;

наименование структурного подразделения;

должность;

фамилия и инициалы должностного лица, которому направлен документ;

почтовый адрес.

Билет 24

1.Объяснительная записка составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям. Их назначение -- 1прояснить ситуацию по указанным вопросам с точки зрения виновника событий. Объяснительная записка помогает разобраться в причине событий и даже снять вину с его участников, если они окажутся невиновными.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям.

Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата, подпись составителя.

2.Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

Ведение трудовых книжек:

Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

Билет 22

1.Доверенность - это письменное уполномочие, выдаваемое одним лицом (доверителем) другому лицу (доверенному, представителю) для представительства интересов доверителя перед третьими лицами, доверенность - это односторонняя сделка, она фиксирует содержание и пределы полномочий доверенного, действия которого на основе доверенности создают права и обязанности непосредственно для доверителя. Стоит отметить, что оформленная в нотариальном порядке доверенность является юридическим документом. Действующее законодательство предусматривает несколько видов доверенностей. В зависимости от объема и характера выраженных в доверенности полномочий различают три вида доверенностей:

- общая (генеральная) доверенность на представление интересов доверителя во всех сферах;

- специальная доверенность на совершение каких-то однородных действий;

- разовая доверенность на выполнение определенного конкретного действия.

Генеральная доверенность имеет место тогда, когда выдается доверенность на совершение действий, охватывающих всю сферу деятельности юридического лица или на общее управление всем имуществом гражданина. Такая генеральная доверенность выдается руководителю филиала юридического лица, филиал совершает точно такие же действия, как само юридическое лицо, только в меньшем объеме. Поэтому руководителю юридического лица, руководителя филиала выдают генеральную доверенность. Когда гражданин уезжает за рубеж, он может выдать генеральную доверенность на управление всем своим имуществом другому гражданину.

Специальная доверенность имеет место тогда, когда доверенность выдается на совершение какого-то комплекса связанных между собой юридических действий. Скажем, такая специальная доверенность выдается юридическим лицом юрисконсульту для ведения всех дел в арбитраже, не на разрешение какого-то одного действия, а на комплекс действий, связанных с разрешением арбитражного спора.

Разовая доверенность выдается, на совершение какого-то одного действия, одной конкретной сделки (например получение почтового перевода, подписание договора, составление акта и т.п.) и после его совершения она прекращает свое действие.

Составление доверенности

1) фамилия, имя и отчество доверенного лица;

2) наименование должности доверенного лица;

3) вид действий, на совершение которых уполномочено доверенное лицо;

4) образец подписи доверенного лица;

5) срок действия доверенности.

2.Командировка. На секретаря фирмы часто ложится обязанность подготовки служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке. По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы. Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться. Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.Кроме того, секретарь должен детально проработать маршрут руководителя, увязав его с расписанием самолетов, автобусов и т.д. Он заказывает билеты, гостиницу, выясняет, как к ней проехать. В случае отсутствия в структуре организации службы протокола секретарь обеспечивает визовую поддержку.

Руководитель должен быть снабжен необходимыми канцелярскими принадлежностями (блокнотами, ручками, папками и т.п.). При необходимости секретарь заботится о сувенирах для поездки руководителя. После возвращения руководителя секретарь обрабатывает материалы командировки: перепечатывает документы, размножает их, передает соответствующим структурным подразделениям и сотрудникам. В обязанности секретаря входит и оформление отчета о командировке.

Билет 15

1. Личное дело- это совокупность документов, содержащих сведения о сотруднике и его трудовом стаже. Личное дело формируется в отдельной папке на каждого сотрудника.

Состав: внутренняя опись документов дела;

личный листок (анкета) по учету кадров;

дополнение к личному листку по учету кадров;

автобиография;

копии документов об образовании;

характеристики и рекомендательные письма;

личные заявления работника;

трудовой договор;

копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

аттестационные листы;

отзывы должностных лиц о работнике;

справки о состоянии здоровья;

фотографии;

другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

лист-заверитель дела (составляется при сдаче личного дела в архив).

2. Структура службы документационного обеспечения управления зависит от объема документооборота, а также от технологии работы с документами и может быть представлена следующими структурными подразделениями:

секретариат;

экспедиция (в экспедиции могут быть выделены группы по обработке входящей и исходящей корреспонденции, конфиденциальных документов, курьерская группа и т.д.);

подразделение (отдел, группа) по регистрации и учету документов; подразделение (отдел, группа) по контролю исполнения документов;подразделение (отдел, группа) по работе с обращениями граждан;

подразделение (отдел, группа) по изготовлению документов (бывшие машбюро);

отдел совершенствования делопроизводства;

копировально-множительное бюро;

протокольная группа;

редакционная группа;

приемная;

архив.

Билет 14