1. Организация и оборудование рабочего места

Рабочее место секретаря состоит из трех зон; основная, где находится его стол с приставками и необходимой оргтехникой, зона обслуживания посетителей и вспомогательная зона, где располагаются шкафы, копировальный аппарат, факс и т.д.Если в комнате работают несколько человек, то в соответствии с действующими нормативами норма площади служебных помещений должна составлять не менее 4 м2 на одного работника. Общая площадь приемной, где находится секретарь, не должна быть менее 12-16м2. Помещение должно быть хорошо проветриваемым или оборудованным кондиционерами.

2. Заявление - документ, адресованный организации или должностному лицу, с просьбой о приеме на работу, увольнении, переводе, предоставлении отпуска.

Правила оформления заявления:

Пишется от руки в произвольной форме.

На трафаретном бланке, разработанном на данном предприятии.

Реквизиты заявления:

название вида документа;

дата;

адресат;

от кого направлено;

текст;

подпись.

Билет 17

1. Регистрация обращений граждан осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения.

Все поступившие обращения граждан подлежат обязательной регистрации в течение трех дней с момента их поступления в Департамент. В случае поступления обращений граждан в выходные или праздничные дни регистрация производится в первый рабочий день после выходных или праздничных дней. Регистрация обращений граждан осуществляется в журнале учета письменных обращений граждан.

В учетные формы вносятся сведения:

учетный номер и дата регистрации;

фамилия, имя, отчество автора обращения или наименование организации, направившей обращение гражданина;

почтовый адрес автора обращения;

тематика обращения;

краткое содержание;

резолюции;

ответственный исполнитель;

контрольный срок исполнения;

дата и номер ответа на обращение гражданина;

результаты рассмотрения.

2. Служебных командировок сотрудников и руководителя. Он готовит проекты приказов о командировках, выписывает командировочные удостоверения, регистрирует их в журнале. Командировочные удостоверения имеют типовую форму и поэтому секретарь их только заполняет, руководствуясь приказом о командировке.

По указанию руководителя или просьбе командируемого секретарь может подобрать необходимые документы.

Для секретаря руководителя подготовка руководителя к командировке является обязательной функцией. Помимо приказа о командировке и выписки командировочного удостоверения секретарь руководителя составляет вместе с ним и печатает программу командировки. В программе указываются организации, отделы, лица (с указанием должности, фамилии, имени и отчества) и время встречи с ними руководителя, мероприятия, на которых он будет присутствовать. Название организации должно быть точно выверено, указываются ее адрес и телефоны. Должны быть указаны телефоны должностных лиц, с которыми предстоит встреча. Копия программы остается у секретаря. Поэтому он всегда знает, где находится руководитель и в случае необходимости может с ним связаться.

Секретарь-референт может подготовить документы или реферат для доклада (выступления) руководителя, проекты договоров, необходимые справки и т.д.

Билет 20

1. Трудовой договор - соглашение между работодателем (физическим либо юридическим лицом) и работником, в соответствии с которым работодатель обязуется предоставить работнику работу, обеспечить условия труда, предусмотренные Трудовым кодексом РФ, законами и иными нормативными актами, коллективным договором, своевременно и в полном размере выплачивать работнику заработную плату, а работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, квалификации или должности с подчинением внутреннему трудовому распорядку. Именно поэтому трудовой договор в совокупности с должностной инструкцией является для работника руководством деятельности на предприятии и в силу этого запрещено требовать от работника выполнения не перечисленных в трудовом договоре функций, кроме тех, которые предусматривает Трудовой кодекс РФ и соответствующие федеральные законы. Трудовой договор, а точнее его положения, может быть изменен только по соглашению сторон. Трудовой договор вступает в силу со дня подписания, если не предусмотрено иное.

Трудовой договор должен содержать следующие основные положения:

• фамилию, имя, отчество работника и работодателя (наименование), место работы;

• дату вступления в силу трудового договора;

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации в соответствии со штатным расписанием или конкретную трудовую деятельность;

• взаимные права и обязанности работника и работодателя;

• характеристику условий труда, видов и условий социального страхования, режима труда и отдыха;

• условия оплаты труда;

• иное, предусмотренное работником и работодателем.

2. Правила. В каждой организации руководитель определяет дни и часы приема посетителей. Прежде чем записать на прием, секретарю необходимо удостовериться в том, что посетитель обратился по адресу. Узнать, по какому вопросу, и постараться, чтобы вопрос был решен за одно посещение. Запись на прием осуществляется, как правило, предварительно, при этом заполняют соответствующие разделы в журнале приема посетителей, который имеет следующие разделы:

дата раздела

фамилия, имя и отчество посетителя;

его адрес;

суть вопроса;

фамилия ведущего прием;

результаты рассмотрения вопроса.

О важных посетителях секретарь должен докладывать лично. Попросив посетителя подождать, он входит в кабинет руководителя, полузакрыв дверь, и сообщает о посетителе, который ожидает приема. При докладе о посетителе необходимо четко назвать:

Фамилию, имя, отчество;

Должность или адрес;

Вопрос, по которому прибыл посетитель.

Рекомендуется при этом передать запись сведений о нем или его визитную карточку.

Организуя прием сотрудников своего учреждения по текущим вопросам, секретарь обязан:

Знать круг лиц, имеющих доступ к руководителю в любое время, и пропустить их беспрепятственно;

Довести до сведения всех сотрудников учреждения часы приема по текущим вопросам;

Определить регламент продолжительности посещения и предупредить о нем посетителя;

Сообщить руководителю о посетителе с помощью селектора или местного телефона.

Билет 9

1. Телеграмма – текстовое сообщение, предназначенное для передачи средствами телеграфной связи.

Телеграммы (внутренние телеграммы, передаваемые и адресованные в пределах территории Российской Федерации) в зависимости от приоритета обработки разделяются на следующие категории:

"вне категории";

"внеочередная";

"Президент Российской Федерации";

"Председатель Правительства Российской Федерации";

"высшая правительственная";

"правительственная";

"срочная";

"обыкновенная".

Телеграммы, имеющие особенности по назначению, способу оформления, подачи или доставки, разделяются на следующие виды:

"с уведомлением о вручении телеграфом" (с отметкой "уведомление телеграфом");

"с уведомлением о вручении телеграфом "срочное" (с отметкой "уведомление телеграфом срочное");

"с доставкой в срок, указанный отправителем" (с отметкой "вручить (дата)");

"с доставкой в населенный пункт (поселение), не имеющий телеграфной, факсимильной (телефонной) связи" (с отметкой "почтой заказное");

"на художественном бланке" (с отметкой "люкс");

"на художественном бланке формата А4" (с отметкой "люкс/в");

"на художественном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/и");

"на художественном музыкальном бланке" (с отметкой "люкс/м");

"на художественном музыкальном бланке детской тематики" (с отметкой "люкс/м/и");

"на художественном бланке по случаю траура" (с отметкой "делюкс");

"заверенная оператором связи" (с отметкой "заверенная");

"криптограмма" (с отметкой "криптограмма");

"криптограмма перфоленте" (с отметкой "криптограмма перфоленте");

"метео" (с отметкой "метео");

"переводная" (с отметкой "переводная");

"схемная" (с отметкой "схема (номер)").

Телеграмма должна содержать данные, изложенные в следующей последовательности:

отметка о категории телеграммы (при подаче телеграммы категории "обыкновенная" отметка о категории не указывается);

отметка о виде (видах) телеграммы;

адрес, по которому должна быть доставлена телеграмма, с указанием наименования адресата (адресатов);

текст телеграммы;

подпись отправителя (по желанию отправителя).

2. Отметка о заверении копии – реквизит документа, придающий юридическую силу копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместителями руководителя, руководителями службы кадров, службы делопроизводства и др.).

Отметка о заверении копии используется и для удостоверения верности выписок из документов (постановлений, распоряжений, приказов, протоколов и др.). Реквизит "Отметка о заверении копии" оформляется от поля без абзацного отступа.

Билет 23

1. Унифицированная форма Таких требований всего два:

При внесении дополнительных реквизитов в утвержденные унифицированные формы первичной учетной документации не изменять и не удалять "родные" реквизиты той формы, которая была взята за основу (включая код, номер формы, наименование документа).

2. Внесенные изменения необходимо оформить соответствующим распорядительным документом организации (например, приказом руководителя).

2. Распоряжение - правовой акт управления государственного органа, имеющий обязательную силу для граждан и организаций, которым он адресован. Их издают предприятия, организации, правительства, администрации районов и т.д. Выделяют следующие виды распоряжений:

а) длительного действия;

б) касающиеся конкретного вопроса.

Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную часть. Констатирующая часть текста распоряжения - часть, в которой указываются цели и причины распоряжения. В ней целесообразно использовать следующие формулировки: "В соответствии", "В связи", "В целях". Распорядительная часть текста распоряжения начинается словом ОБЯЗЫВАЮ, в ней указываются предписываемые действия. Формуляр распоряжения состоит из реквизитов:

наименование организации;

наименование вида документа;

дата, номер;

место издания;

заголовок;

текст;

подпись;

отметка о согласовании.

Билет 29

1. Справка - документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий, например отражающий основную деятельность организации, подтверждающий сведения биографического или служебного характера и т. д.

Справки бывают двух видов:

• содержащие информацию о фактах и событиях служебного характера;

• выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям для удостоверения тех или иных юридических фактов.

Справки в зависимости от их адресной направленности могут быть внутренними и внешними. Внешнюю справку оформляют на общем бланке предприятия, а внутреннюю — на стандартном листе бумаги А4. Справка содержит те же реквизиты, что и записка.

Текст справки состоит из двух частей:

• фактов, служащих основанием для составления;

• конкретных сведений, отражающих сущность вопроса.

Текст может быть оформлен в виде таблицы, если справка содержит однородную систематизированную информацию, или разбит на разделы, пронумерованные арабскими цифрами. Внутренние справки подписывает руководитель структурного подразделения, внешние - руководитель организации, а при необходимости и главный бухгалтер.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, оформляются на унифицированных бланках с использованием трафаретного текста и подписываются двумя лицами (руководителем и главным бухгалтером либо руководителем и заведующим отделом кадров).

2. ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА - это своего рода фрагмент приказа, но в то же время отдельный документ.

Выписки из приказов по личному составу готовят по запросам вышестоящих организаций, государственных и муниципальных органов (например, для подтверждения стажа при оформлении пенсии).

Обязательным условием подготовки выписки из приказа является точное указание начальных реквизитов приказа (наименование предприятия, даты и номера подлинного приказа, места издания, заголовка к тексту, необходимого фрагмента приказа). При оформлении фрагмента приказа необходимо руководствоваться следующими правилами:

1) если в приказе есть констатирующая часть, ее приводят полностью;

2) из распорядительной части “извлекают” тот пункт, ради которого и готовится выписка.

В выписке необходимо привести “подписные” реквизиты приказа:

1) указывается должность подписавшего подлинный приказ;

2) вместо росписи пишется слово “Подпись”;

3) расшифровка подписи производится как в приказе.

В выписке обязательным реквизитом является заверительная надпись, которая состоит из слова “Верно” (без кавычек), должности лица, заверившего выписку, личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии), даты заверения.

Если выписка из приказа представляется за пределы предприятия, то она заверяется печатью предприятия. Для внутренних выписок может использоваться штамп (печать) кадровой службы.

Билет 3

1. В деятельности каждой организации, учреждения, предприятия (далее — организация) независимо от формы собственности, ведомственной принадлежности, направления и специфики деятельности создается большое количество организационно-распорядительных документов. Организационно-распорядительный документ — документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Организационно-распорядительные документы составляют отдельную подсистему управленческой документации и обеспечивают организацию процессов управления и управленческого труда. Именно поэтому система организационно-распорядительной документации (далее — ОРД) самая массовая. Так как понятие управленческой деятельности весьма многогранно, то для документальной фиксации ее различных сторон используются различные виды документов. Это позволяет выделить в системе ОРД следующие основные группы документов: распорядительные (приказ, распоряжение, указание, постановление, решение);

организационные (устав организации, положение об организации, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении организации, должностная инструкция работнику, график отпусков и др.); справочно-информационные (акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка и др.)Перечень приведенных выше документов, входящих в систему ОРД, не исчерпывающий. Отдельно следует выделить такой вид документа, как протокол, который сочетает в себе черты и распорядительного, и справочно-информационного документа.

2. Четко сформулируйте, по какому поводу собирается совещание. Укажите цель совещания в уведомительной записке, которая рассылается всем участникам совещания, а также упомяните о том, чего Вы надеетесь достигнуть и что возможно необходимо принести. Microsoft Outlook, как впрочем, и другие программы по составлению расписаний и планов имеет специальные страницы для совещаний. Выполнение этого пункта поможет Вам определить необходимость совещания как такового, а Вашим партнерам позволит узнать, что ожидать на совещании. Подчеркните повестку и цель встречи. Мы начинаем совещания с того, что организатор объявляет цель совещания, рассказывает, чего мы должны достичь, и рассматривает повестку.

Будьте вовремя. Этим все сказано. Если Вы принимаете приглашение на совещание и не можете прибыть вовремя, уведомите организатора заранее.

Начинайте вовремя. Начинайте совещание в запланированное время - не ждите опоздавших. И не пересказывайте то, о чем шла речь в начале - это узаконит их поведение. Одним из препятствий для своевременного начала является кофе. Если Вам необходимо что - либо есть или пить, участники встречи должны это сделать до, а не во время собрания.

Используйте повестку дня и не отклоняйтесь от нее. Это поможет дойти до цели совещания и достичь желаемых результатов. Спланируйте определенное количество времени на каждый из вопросов. Завершайте дискуссию к намеченному моменту. Если Вам необходимо продолжить разговор, также определите временной лимит, чтобы не отвлекаться на другие вопросы.

В некоторых случаях рекомендуется узнать у коллег, нет ли у них какой-нибудь информации для доклада, чтобы грамотно спланировать время. В случае появления дополнительных вопросов отложите их в папку 'К рассмотрению' и перенесите на другое время и место.

Заранее высылайте материалы совещания. Убедитесь в том, что все материалы, касающиеся совещания разосланы участникам заранее с таким расчетом, чтобы у них хватило времени на рассмотрение и усвоение информации. Не создавайте так называемого "эффекта библиотеки", где все видят материал первый раз и начинают читать на совещании, тратя ценное время.

Заканчивайте вовремя. Если Вам необходимо продолжить совещание, постарайтесь назначить новую встречу позже в этот же день или на неделе, чтобы участникам не приходилось менять свое расписание на лету. В этом случае они не пропустят и не опоздают на свое следующее совещание. Не принимайте двойных приглашений на совещания. Если Вы не можете прийти, скажите нет и объясните организатору почему. (В Outlook есть функция ответа.) Если Ваше присутствие необходимо на этом совещании, оно будет перенесено. И попробуйте давать себе передышку между совещаниями. Когда совещания идут одно за другим, практически невозможно успеть на следующее, когда заканчивается предыдущее. Всегда планируйте место проведения и резервируйте его заблаговременно.

Выключайте свой сотовый телефон. И еще раз, этим все сказано. Пора идти, время совещания закончилось.

Билет 28

1. При наборе реквизитов углового или продольного штампа можно применять шрифты: Arial, Times New Roman, Courier .

Для набора таких реквизитов письма как Адресат, Заголовок, Текст, Подпись, Сведения об исполнителе, Отметка об исполнении и направлении в дело, Идентификатор электронной копии документа пользуемся шрифтами: Arial, Times New Roman, Courier. Создавая электронный вариант письма, используем следующие размеры шрифтов: 10 - при наборе реквизитов: Название государства, Название вышестоящей организации, Название фирмы учредителя, Справочные данные об авторе документа, Трафаретные части, Место составления; Название организации (в общем бланке); 12 - при наборе реквизитов: Наименование документа (большими буквами в общем бланке), Название организации (в бланке для писем), Название функционального подразделения Адресат, Заголовок, Текст, Подпись, Сведения об исполнителе, гриф Утверждения и Согласования, данные внутреннего согласования, Ограничение доступа к документу, Данные для автоматизированного поиска документа, слова “Приложение” и “Таблица”.

2. Сопроводительное письмо – это своего рода пояснительная записка к резюме, в которой Вы можете доказать, почему являетесь самым лучшим претендентом на желаемую позицию. Если Вы отправляете резюме и прилагаете к нему сопроводительное письмо, то в первую очередь будут читать сопроводительное письмо.

Рассмотрим структуру сопроводительного письма. В большинстве случаев в самом начале указывается, кому направлено письмо:

… (ФИО/должность и/или название компании)

Далее следует обращение. По мере возможности постарайтесь узнать имя человека, отвечающего за подбор персонала и вставить в сопроводительное письмо персонализированное обращение типа «Уважаемая г-жа Михалкова!». Вы можете узнать его из объявления об открытой вакансии, позвонив по указанному номеру телефона, связавшись с секретарем компании или через знакомых (если они работают в данной компании). Этим самым Вы сможете повысить свои шансы на то, что сопроводительное письмо будет прочитано.

В следующем абзаце сопроводительного письма Вы пишете, на какую вакансию претендуете, откуда узнали о ней. Также можете кратко указать, что знаете о компании, в которую обращаетесь. Например:

Меня интересует/заинтересовала позиция…

Ваша компания известна как лидер в области …

В следующем, основном блоке сопроводительного письма, постарайтесь доказать свою заинтересованность данной компанией и вакансией, укажите, почему обратились именно в эту компанию и претендуете именно на эту позицию. Расскажите более подробно о своем опыте работы, делайте акцент на своих наиболее значимых достижениях, профессиональных навыках и качествах, чтобы показать, что именно Вы являетесь тем кандидатом, которого можно и нужно пригласить на собеседование.

В последней части сопроводительного письма Вы выражаете благодарность за потраченное время на прочтение письма и обратную связь.

В конце сопроводительного письма можно сказать о наличии приложений (резюме, рекомендательных писем), если таковы имеются.

Билет 1

1.Телефонограмма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи. Телефонограмма составляется отправителем как документ на бумажном носителе, передается по телефону и записывается получателем. Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.). В тексте телефонограммы должно быть не более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов. Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм целесообразно использовать специальные бланки, если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал. Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, с помощью звукозаписывающей аппаратуры или застенографирована, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи. Юридическая сила поступившей телефонограммы определяется следующими реквизитами:

исходящим регистрационным номером отправляемой телефонограммы; должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, отправившего телефонограмму;

должностью, фамилией, именем, отчеством и подписью лица, принявшего телефонограмму, в журнале регистрации;

входящим регистрационным номером полученной телефонограммы.

2. Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой.

В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним. При карточной форме регистрации документов создаются регистрационно-контрольные карточки на документы, которые формируются в картотеки в зависимости от задач в соответствии с используемыми классификаторами. Применение карточек для регистрации заметно повышает оперативность поиска документа и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой. Как правило, составляются следующие самостоятельные картотеки:

справочные, контрольно-справочные; картотеки по предложениям, заявлениям и жалобам граждан;

тематические (кодификационные) картотеки к приказам, решениям и др.

Билет 5

1. Документооборот - это создание первичных учетных документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных документов в бухгалтерском учете регламентируется графиком документооборота.

ля каждого документа в бухгалтерском учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление документа в момент совершения хозяйственной операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа в бухгалтерию, где контролируются своевременность и полнота сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов бухгалтером по форме (проверяются полнота и правильность оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка документа в бухгалтерии, которая осуществляется в три этапа:

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

2. Работа с обращениями граждан -это самостоятельный участок службы документациейного обеспечения управления. В учреждениях и организациях, где обращений бывает много, для работы с ними создаются специальные подразделения - бюро (отделы, сектора) жалоб и заявлений трудящихся. В тех организациях, где обращений сравнительно мало, ими занимается специально выделенный работник и, наконец, работа с этой категорией документов в маленькой организации, фирме является частью обязанностей секретаря. Во всех случаях за работу с этой категорией документов должно отвечать специально выделенное лицо.Личную ответственность за организацию работы с обращениями граждан, состояние делопроизводства по ним несут руководители государственных органов, предприятий, учреждений и организаций, которые обязаны постоянно держать этот участок работы под контролем.

При организации работы с обращениями надо использовать указанный выше нормативно-методический документ, взяв из него прежде всего порядок работы с этой категорией документов.

Технология работы с обращениями граждан требует организации:

приема граждан

приема и первичной обработки письменных обращений;

регистрации обращений;

направления обращений на рассмотрение;

уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;

уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;

контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;

информационно-справочной работы по обращениям;

извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы; группировки вдела и текущего хранения обращений; анализа поступивших обращений.

Билет 19

1. Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями и предприятиями по различным вопросам.

По содержанию и назначению письма могут быть информационные, гарантийные, рекламационные, коммерческие, письма -запросы, письма-приглашения и т. д.

Информационные письма содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения.

Гарантийные предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг.

В рекламационных (претензионных) письмах излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д. Коммерческие письма составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги.

В письмах-запросах просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие.

Правила оформления служебных писем. Служебные письма оформляются на бланках для писем, на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

адресат

дата

индекс документа

ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом

заголовок к тексту

текст

возможно отметка о наличии приложения

подпись

фамилия и телефон исполнителя

2. Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый в целях регламентации организационно-правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности и обеспечивающий условия для его эффективной работы. 1

Должностная инструкция является документом, призванным содействовать правильному подбору и расстановке кадров, разделению и кооперации труда работников. В качестве инструмента для оценки результатов деятельности должностные инструкции используются при аттестации специалистов, должностных перемещениях, формировании резерва выдвижения на руководящие должности.

Должностные инструкции могут быть типовыми и конкретными. Типовые должностные инструкции разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений (например, Типовые должностные инструкции работников федеральных государственных архивов, утвержденные приказом Росархива от 7 октября 1998 г. № 65), и на их основе разрабатываются конкретные должностные инструкции. Должностные инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении.

Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37).

Должностную инструкцию подписывает руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель (заместитель руководителя) организации – куратор данного подразделения. Визируют должностные инструкции руководители заинтересованных подразделений и юридической службы (юрист), а также другие должностные лица, от действий которых может зависеть ее выполнение. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. 9

После утверждения должностная инструкция передается работнику, который проставляет на ней ознакомительную визу:

С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Должностная инструкция оформляется на общем бланке организации.

Обязательными реквизитами должностной инструкции являются: наименование организации, дата, номер документа (при непосредственном утверждении руководителем), место составления, заголовок к тексту, визы согласования, подпись, гриф утверждения.

Билет 18

1.Реквизит "подпись" содержит наименование должности лица, подписывающего документ, личную подпись и её расшифровку. Правила оформления реквизита "подпись":

название должности пишется от левого поля до третьего положения табулятора;

расшифровка подписи (И.О.Ф.) печатается от шестого положения табулятора до границы правого поля.

Если документ подписывают несколько должностных лиц, то подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. Если документ подписывают несколько равнозначных должностных лиц, то их подписи располагаются на одном уровне.

2. На крупных предприятиях с большими потоками деловых документов организацию делопроизводства и работу с документами обеспечивает специальное подразделение - канцелярия. В зависимости от хаpактеpа выполняемой работы сотрудников канцелярий делят на две категоpии: специалисты и технические исполнители.

Специалисты - это pефеpенты, методисты, заведующий аpхивом, заведующий экспедицией, pедактоp, коppектоp.

Технические исполнители - это секpетаpь-стеногpафист, делопpоизводитель, экспедитоp, куpьеp.

Основные функции, которые выполняет канцелярия на предприятии следующие:

1). Пpием и pегистpация (учет) документов

2). Распpеделение документов и доставка их исполнителям

3). Офоpмление и отпpавка исходящих документов

4). Стеногpафиpование и печатание документов

5). Контpоль за сpоками исполнения документов

6). Фоpмиpование дел и сдача их в аpхив

7). Организация хpанения и обеспечение использования документов, хpанящихся в аpхиве.

Билет 25

1.Приказ - распорядительный документ, издаваемый единолично руководителем учреждения и содержащий обязательные для исполнения предписания.

В зависимости от содержания различают приказы по основной деятельности и приказы по личному составу (о кадрах).

по личному составу (эти приказы готовятся отделом кадров):

при назначении работников на должность,

при освобождении от должности

при перемещении по службе, о поощрениях или взысканиях,

при уходе сотрудников предприятия в очередной отпуск и т. д.

Приказы оформляются на общем бланке, а формуляр приказа включает с себя следующие реквизиты:

название вида документа (ПРИКАЗ)

дата (датой приказа является дата его подписания)

порядковый номер приказа

место издания приказа

индекс документа

заголовок к тексту

текст

подпись руководителя

отметка о согласовании

фамилия и телефон исполнителя

Текст приказа излагается кратко в повелительной форме и состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются цели и причины издания приказа. В распорядительной части перечисляются конкретные задания, исполнители и сроки исполнения. Текст распорядительной части разбивается на разделы и пункты, которые оформляются арабскими цифрами с точкой.

Начинается распорядительная часть словом ПРИКАЗЫВАЮ.

Если приказ предусматривает изменение или отмену других действующих приказов, то в тексте указывается какие из ранее действовавших приказов утратили силу. После подписания приказа не допускается введение каких-либо изменений в его текст.

Приказы по личному составу хранятся в отделе кадров, приказы по производственной деятельности в канцелярии.

2. Существует множество способов классификации управленческих документов. Вот, например, некоторые из них.

1). По содержанию (важнейший вид классификации) - это могут быть документы

по административным вопросам,

вопросам материально-технического снабжения,

планирования,

бухгалтерского учета,

подготовки кадров,

внешнеторговой деятельности и т.д.;

2). По происхождению документы делятся на официальные и личные.

Официальные создаются организациями или должностными лицами по определенным правилам (стандартам). Причем к официальным документам относят и документы удостоверяющие личность человека и его права, а также содержащие сведения биографического характера. (паспорт, удостоверение личности, водительские права и т.д.)

Личные документы создаются лицами вне сферы их служебной деятельности

3) По месту составления документы делятся на:

внешние - полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие) и

внутренние - составленные в данном учреждении и используемые внутри его;

4). По наименованию выделяется несколько десятков видов и разновидностей управленческих докуменов - это акты, анкеты, ведомости, протоколы, инструкции, отчеты, приказы и т.д.

Билет 16

1. Регистрация документа – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

учет документов,

контроль за их исполнением;

справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц.

Однако существуют и нерегистрируемые документы, к которым обычно относят:

рекламные письма;

поздравительные письма и телеграммы;

приглашения;

программы семинаров, совещаний и конференций;

печатные издания (книги, брошюры, журналы);

пакеты с пометкой "лично";

копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

информационные материалы.

В организации должен быть список документов, не подлежащих регистрации. Он помещается в виде приложения к инструкции по делопроизводству и обновляется по мере необходимости.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день

поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

2. Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.2

Номенклатура дел имеет несколько направлений использования: предназначена для систематизации документов, т.е. она служит планом распределения документов после их исполнения в дела и таким образом определяет систему хранения документов в организации. При этом номенклатура дел может служить основанием как для формирования документов на бумаге в физические дела, так и для упорядоченного распределения, хранения и поиска электронных документов в случае хранения документов (файлов) в организации на уровне файловой системы или базы данных; содержит информацию о сроках хранения документов, т.е. каждое дело, включенное в номенклатуру, имеет указание срока хранения документов, помещенных в него. Формируя документы в дела в соответствии с номенклатурой, тем самым одновременно намечают, пока еще ориентировочно, срок хранения документа. Таким образом, с помощью номенклатуры дел проводится первый этап экспертизы ценности документов;

закрепляет индексацию дел, в соответствии с этим номенклатура дел может использоваться при регистрации документов – индекс дела по номенклатуре часто входит составной частью в регистрационный номер документа;

имеет справочное значение при изучении структуры организации; является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения и основным учетным документом в делопроизводстве;

используется для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения ;может быть использована как схема построения справочной картотеки на исполненные документы. Номенклатура дел должна быть в каждой организации, учреждении, предприятии, при этом она должна охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности.

Говоря о номенклатуре дел, необходимо отметить, что существуют три вида номенклатур дел:

типовая номенклатура дел; примерная номенклатура дел;

индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. 5

индивидуальная, т.е. своя конкретная, номенклатура дел. При существовании типовой или примерной номенклатуры дел для организации они используются для составления Индивидуальной номенклатуры дел данной организации:

в индивидуальную номенклатуру дел организации из типовой или примерной номенклатуры дел переносятся предусмотренные ими заголовки дел, которые предполагается завести в делопроизводстве организации, конкретизированные с учетом ее специфики; в индивидуальную номенклатуру дел

переносятся без изменений сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной номенклатурой дел.