31)Имена в формулах. Присвоение имен диапазонам. Создание имен с помощью заголовков. Применение имен.

Имена и заголовки.

Для упрощения просмотра и запоминания формул одной или нескольким ячейкам можно присвоить имя. Если в листе присутствуют заголовки строк и столбцов, то на них можно сослаться в формуле или использовать как имена, связанные с ячейками. Кроме того, можно создать имя, которое представляет одинаковые ячейки или группу ячеек на нескольких листах.

Использование заголовков в формулах.

Использование в формуле ссылок на данные листа при помощи заголовков строк и столбцов делает ее более наглядной. Например, если таблица содержит количество проданной продукции в столбце “Продажа”, а отдел, выполнивший торговую операцию, находится в строке “Отдел”, то формула “=(Продажа Отдел)” будет задавать количество проданной продукции заданным отделом. Между названием столбца и строки обязательно должен идти пробел, а всю ссылку лучше взять в скобки.

Осторожно! При использовании одного заголовка два раза могут возникнуть проблемы.

Присвоение и использование имен.

Выделите ячейку, группу ячеек или несмежный диапазон, которому необходимо присвоить имя.

Укажите поле имени, которое расположено слева в строке формул.

Введите имя ячеек.

Нажмите клавишу ENTER.

Либо: Выделить группу ячеек и воспользоваться пунктом Меню=>Вставка=>Имя=>Присвоить.

В этом же пункте меню можно удалить ошибочно присвоенное имя.

Ссылка по имени является абсолютной.

Например, в некоторой ячейке записан курс доллара. Назовем эту ячейку “Бакс”. Предположим, что в таблице столбце “Стоимость” идут стоимости фруктов в долларах от “Ананас” до “Яблоко”. Чтобы посчитать сумму в рублях, надо использовать формулу “=сумм((Стоимость Ананас):(Стоимость Яблоко))*Бакс”.

Присваивание ячейкам имени при помощи существующих заголовков строк и столбцов

Выделите область, в которой следует присвоить имена строкам или столбцам. Выделенная область должна содержать строку или столбец заголовков.

Выберите команду Имя в меню Вставка, а затем — команду Создать.

Установите флажки В строке выше, В столбце слева, В строке ниже или В столбце справа в группе флажков По тексту, чтобы указать расположение заголовков, из которых следует создать имена.

Примечание. Созданное таким образом имя ссылается только на ячейки, содержащие значения, и не включает в себя существующих заголовков строк и столбцов.

32)История и цель создания электронных таблиц.

Современные технологии обработки информации часто приводят к тому, что возникает необходимость представления данных в виде таблиц. В языках программирования для такого представления служат двухмерные массивы. Для табличных расчетов характерны относительно простые формулы, по которым производятся вычисления, и большие объемы исходных данных. Такого рода расчеты принято относить к разряду рутинных работ, для их выполнения следует использовать компьютер. Для этих целей созданы электронные таблицы (табличные процессоры) – прикладное программное обеспечение общего назначения, предназначенное для обработки различных данных, представимых в табличной форме.

Электронная таблица позволяет хранить в табличной форме большое количество исходных данных, результатов, а также связей (алгебраических или логических соотношений) между ними. При изменении исходных данных все результаты автоматически пересчитываются и заносятся в таблицу. Электронные таблицы не только автоматизируют расчеты, но и являются эффективным средством моделирования различных вариантов и ситуаций. Меняя значения исходных данных, можно следить за изменением получаемых результатов и из множества вариантов решения задачи выбрать наиболее приемлемый.

Идея создания электронной таблицы возникла у студента Гарвардского университета Дэна Бриклина в 1979г. Выполняя скучные вычисления экономического характера с помощью бухгалтерской книги, он и его друг Роберт Фрэнкстон, который разбирался в программировании, разработали первую программу электронной таблицы, названную ими VisiCalc («Визикалк»).

VisiCalc скоро стала одной из наиболее успешных программ. Первоначально она предназначалась для компьютеров типа Apple II, но потом была трансформирована для всех типов компьютеров. Многие считают, что резкое повышение продаж компьютеров типа Apple в то время и было связано с возможностью использования на них табличного процессора VisiCalc.

Новый существенный шаг в развитии электронных таблиц – появление в 1982г. на рынке программных средств Lotus 1–2–3. Lotus был первым табличным процессором, интегрировавшим в своем составе, помимо обычных инструментов, графику и возможность работы с системами управления базами данных. После разработки Lotus 1–2–3 компания Lotus в первый же год повышает свой объем продаж до 50 млн. дол. и становится самой большой независимой компанией – производителем программных средств. Успех компании Lotus привел к ужесточению конкуренции, вызванной появлением на рынке новых электронных таблиц, таких, как VP Planner компании Paperback Software и Quattro Pro компании Borland International, которые предложили пользователю практически тот же набор инструментария, но по значительно более низким ценам.

Следующий шаг – появление в 1987г. табличного процессора Excel фирмы Microsoft. Эта программа предложила более простой графический интерфейс в комбинации с ниспадающими меню, значительно расширив при этом функциональные возможности пакета и повысив качество выходной информации. Расширение спектра функциональных возможностей электронной таблицы, как правило, ведет к усложнению работы с программой.

В 1993 году вышла пятая версия Excel, ставшая первым приложением Microsoft Office, которое включало язык Visual Basic for Applications (VBA). Начиная с Office 97 фирма Microsoft включает VBA во все приложения пакета Microsoft Office.

В настоящее время MS Excel представляет собой достаточно мощное средство разработки информационных систем, которое включает как электронные таблицы (со средствами финансового и статистического анализа, набором стандартных математических функций, доступных в компьютерных языках высокого уровня, рядом дополнительных функций, встречающихся только в библиотеках дорогостоящих инженерных подпрограмм), так и средства визуального программирования (Visual Basic for Applications). Электронные таблицы позволяют производить обработку чисел и текста, задавать формулы и функции для автоматического выполнения, прогнозировать бюджет на основе сценария, представлять данные в виде диаграмм, публиковать рабочие листы и диаграммы в Интернете. Таким образом, табличные процессоры позволяют решать большинство финансовых, расчетных инженерно–технических и административных задач, например таких, как расчет заработной платы, ведение бухгалтерского учета, проведение статистических расчетов и многое другое. С помощью VBA можно автоматизировать всю работу, начиная от сбора информации, ее обработки до создания итоговой документации, как для офисного пользования, так и для размещения на Web–узле.