35)Ограничения при вводе данных.

Для исключения возможности ввода ошибочных данных в ячейки можно установить ограничения на вводимую информацию. Например, в определенные ячейки должны вводиться только даты с 1 января до 31 декабря 2006 года.

Для установки ограничений на вводимую информацию выполните следующие действия.

Выполните команду Данные/Проверка.

Во вкладке Параметры окна Проверка вводимых значений (рис. 2.9) установите ограничения на тип данных, характер ограничения и значения ограничения.

Щелкните кнопку ОК.

Ограничение на тип данных устанавливается в списке Тип данных. Типы вводимых данных и основные ограничения на вводимую информацию приведены в таблице 2.1.

Характер ограничений выбирают в списке Значение. Для всех данных, за исключением типа данных Список и Другой, можно установить следующие ограничения:

между;

вне;

равно;

не равно;

больше;

меньше;

больше или равно;

меньше или равно.

В полях Минимум (Начальная дата, Время начала), Максимум (Конечная дата, Время конца) или Значение (Дата, Время) устанавливают значение ограничения на вводимые данные. Значение можно ввести с клавиатуры или можно поставить курсор в соответствующее поле, а на листе выделить ячейку с ограничивающим значением.

Например, для установки ограничений на ввод только дат с 1 января до 31 декабря 2006 года следует выбрать:

Тип данных — Дата;

Условие — между;

Начальная дата — 01.01.2006;

Конечная дата — 31.12.2006.

Для типа данных Список следует в поле Источник ввести с клавиатуры список допустимых значений. Значения в поле вводятся через запятую. Удобнее, однако, сделать иначе.

Список значений заранее введите в какие-либо ячейки листа, не входящие в диапазон, на который накладываются ограничения.

При работе с вкладкой Параметры окна Проверка вводимых значений (рис. 2.10) поставьте курсор в поле Источник и на листе выделите ячейки со списком.

Для удобства ввода данных на листе во вкладке Параметры окна Проверка вводимых значений (см. рис. 2.10) установите флажок Список допустимых значений.

В дальнейшем при выделении ячейки, для которой установлены ограничения, появляется значок раскрывающегося списка. Для открытия списка можно нажать комбинацию клавиш клавиатуры Alt + ↓ или щелкнуть мышью по кнопке с треугольником (рис. 2.11).

Необходимую для ввода запись можно выбрать щелчком мыши или перевести выделение клавишами клавиатуры и нажать клавишу Enter.

Для того, чтобы при вводе информации в ячейки с установленными ограничениями выводилась информация об этих ограничениях во вкладке Сообщение для ввода в окне Проверка вводимых значений следует установить флажок Отображать подсказку, если ячейка является текущей. В поля Заголовок и Сообщение введите заголовок и текст сообщения (рис. 2.12).

При выделении ячейки, для которой установлены ограничения, появляется вплывающая подсказка с текстом (рис. 2.13), введенным в поля Заголовок и Сообщение вкладки Сообщение для ввода окна Проверка вводимых значений (см. рис. 2.12).

При попытке ввода информации, не соответствующей установленным ограничениям, появляется предупреждение о невозможности ввода данных (рис. 2.14).

Содержание окна и характер ограничения можно настроить во вкладке Сообщение об ошибке окна Проверка вводимых значений (рис. 2.15). Для того, чтобы сообщения об ошибках ввода выводились на экран, необходимо установить флажок Выводить сообщение об ошибке.

В списке Вид (см. рис. 2.15) можно выбрать один из трех видов ограничений.

Останов. При этом выходит окно запрета. После нажатия кнопки Повторить можно продолжить ввод в ячейку и ввести данные, соответствующие установленным ограничениям. Ввод данных, не соответствующих установленным ограничениям, в данном режиме невозможен.

Предупреждение. При этом выходит окно предупреждения. В этом режиме возможен ввод данных, не соответствующих установленным ограничениям. Для этого следует нажать кнопку Да. После нажатия кнопки Нет можно продолжить ввод в ячейку и ввести данные, соответствующие установленным ограничениям.

Сообщение. При этом выходит информационное окно. В этом режиме также возможен ввод данных, не соответствующих установленным ограничениям. Для этого следует нажать кнопку ОК.

Во всех трех случаях кнопка Отмена используется для отказа от ввода данных.

В поле Заголовок можно ввести текст, который будет отображаться в заголовке окон сообщения, а в поле Сообщение — текст, который будет отображаться в окнах сообщений об ошибке ввода(см. рис. 2.15). После установки всех параметров во вкладке Сообщение об ошибке окна Проверка вводимых значений следует нажать кнопку ОК.

Следует иметь в виду, что установленные ограничения действуют только при вводе информации с использованием клавиатуры и только при вводе информации непосредственно в ячейку. Допускается ввод информации сразу в несколько ячеек, включая ячейки с установленными ограничениями. Кроме того, допускается копирование и перемещение информации в такие ячейки, а также их автозаполнение.

Снятие ограничений на ввод данных

Для снятия ограничений на ввод данных следует предварительно выделить диапазон, для которого ограничения установлены. Однако ячейки, для которых установлены ограничения на вводимую информацию, никак не отмечены на листе. Для выделения ячеек выполните следующие действия.

Выполните команду Правка/Перейти.

В окне Переход щелкните кнопку Выделить.

В окне Выделение группы ячеек (рис. 2.16) установите переключатель Проверка данных.

Щелкните кнопку ОК. Ячейки будут выделены.

Для снятия ограничений для выделенных ячеек выполните следующие действия.

Выполните команду Данные/Проверка.

В любой вкладке окна Проверка вводимых значений (см. рис. 2.9, рис. 2.12, рис. 2.15) щелкните кнопку Очистить все.

Щелкните кнопку ОК.

Если в область выделения попадут ячейки, для которых не установлены ограничения, выйдет соответствующее сообщение (рис. 2.17). Щелкните кнопку Нет, а затем в любой вкладке окна Проверка вводимых значений (см. рис. 2.9, рис. 2.12, рис. 2.15) щелкните кнопку Очистить все и кнопку ОК.

Если в область выделения попадут ячейки, для которых установлены различные ограничения, выйдет соответствующее сообщение (рис. 2.18). Щелкните кнопку ОК, а затем в любой вкладке окна Проверка вводимых значений (см. рис. 2.9, рис. 2.12, рис. 2.15) щелкните кнопку ОК.

ограничений

Ограничения на вводимые данные, установленные для ячейки, можно копировать на другие ячейки или диапазоны ячеек.

Установка ограничения на ввод данных не запрещает появление данных в ячейках копированием. Данные в ячейках могут появиться и как результат вычислений. Наконец, ограничения могли быть установлены уже после ввода некоторых данных.

Для выявления на листе данных, не отвечающих установленным ограничениям, нажмите кнопку Обвести неверные данные панели инструментов Зависимости. Неверные данные будут обведены красной линией (рис. 2.20).

Для удаления обводки нажмите кнопку Удалить обводку неверных данных панели инструментов Зависимости.