Глава 2. Характеристика общего отдела администрации дмитровского муниципального района московской области

2.1 Характеристика рабочего места в Общем отделе

Общий отдел Администрации Дмитровского муниципального района расположен в здании Администрации по адресу: Московская область, г.Дмитров, ул.Советская, д.2.

Рабочие места сотрудников Общего отдела расположены на втором этаже в 14 и 15 кабинетах. Кабинет Начальника отдела расположен в 17 кабинете.

Все кабинеты укомплектованы оргтехникой. Оснащены противопожарной и охранной сигнализацией, отопительной системой, телефонами, электрическими розетками с заземлением и напряжением 220В, выключателями освещения, выключателями питания розеток. Все компьютеры включены в локальную сеть Администрации, что позволяет легко обмениваться данными между компьютерами.

2.2 Количественный и качественный состав персонала Общего отдела

Штат Общего отдела Администрации Дмитровского муниципального района Московской области небольшой и насчитывает 7 сотрудников.

Должностными лицами Общего отдела Администрации Дмитровского муниципального района Московской области являются:

• 1 человек - Начальник отдела;

• 4 человека - Главные специалисты;

• 2 человека – Специалисты 1 категории.

Все специалисты в своей деятельности подчиняются только Начальнику отдела.

2.3 Задачи и функции общего отдела

2.3.1 Основные задачи Общего отдела

Основными задачами общего отдела являются:

• Организация и совершенствование делопроизводства в Администрации Дмитровского муниципального района.

• Координация деятельности, оказание методической помощи структурным подразделением Администрации района в ведении делопроизводства.

• Организация контроля за своевременным исполнением распорядительных документов и документооборотом.

• Подготовка и предоставление Главе Администрации материалов о состоянии делопроизводства в Администрации муниципального района.

2.3.1 Функции Общего отдела

Общий отдел Администрации Дмитровского муниципального района в соответствии с возложенными на него задачами:

• Разрабатывает систему документирования, положения и инструкции, регламентирующие организацию делопроизводственных процессов.

• Разрабатывает общие правила организации документооборота, порядок прохождения документов, их доставки, приема и передачи, осуществляет контроль за движением документов в Администрации.

• Добивается профессиональной грамотности и всесторонней обоснованности, издаваемых Администрацией муниципального района нормативных актов.

• Организует делопроизводство Администрации муниципального района, внедряет в делопроизводительный процесс элементы механизации, оргтехники.

• Обеспечивает контроль за поступающими постановлениями, распоряжениями Администрации края, а также собственными, оказывает по этим вопросам методическую помощь структурным подразделениям Администрации района.

• Организует рассмотрение устных и письменных обращений граждан, прием граждан по личным вопросам, своевременное и качественное рассмотрение поставленных на них вопросов, проверяет организацию и ход этой работы в структурных подразделениях Администрации района, вносит предложения по ее совершенствованию.

• Организует разработку и контроль исполнения сводной номенклатуры дел Администрации.

• Оформляет, учитывает и хранит в течение установленного срока документы согласно номенклатуре дел, законченные делопроизводством дела готовит и сдает в архивный отдел Администрации Дмитровского муниципального района.

• Осуществляет выделение к уничтожению и списание документов с истекшим сроком хранения.

• Получает, регистрирует и распределяет корреспонденцию, обращения граждан, поступившие в адрес Администрации.

• Регистрирует и отправляет корреспонденцию, исходящую из Администрации.

• Выдает копии постановлений, распоряжений по запросам, обращениям граждан.

• Ведет протоколы планерных совещаний при Главе Администрации района.

• Организует учёбу работников Администрации района по вопросам контроля, делопроизводства.