Глава 1 Роль делопроизводства в современном бизнесе.

1.1 Необходимость изучения делопроизводства.

Любая управленческая деятельность связана с запечатлением информации в документе и любое управленческое решение фиксируется в форме документа. Если создание док-та обычно является функцией руководителей, то их оформление, как правила, поручается секретарю-референту или работникам службы делопроизводства. Таким образом, все работники сферы управления занимаются оформлением документов. Сегодня совершенствование управления производственно- хозяйственными системами, повышение уровня организации управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в организации делопроизводство. Многие руководители фирм не знают делопроизводства.

Несмотря на высокие темы компьютеризации в работе предприятий и организаций, их деятельность пока невозможна без огромного количе­ства бумажной документации, циркулирующей в сфере производства или в процессе принятия управленческих решений. И только благодаря четко организованному делопроизводству руководители могут в любое время получить реальную картину деятельности органи­зации.

При отсутствии четко установленного порядка работы с документа­ми руководство предприятия не сможет принимать юридически и орга­низационно правильные решения, в результате чего предприятие рано или поздно утратит свои позиции на рынке.

Современная организация документационного обеспечения управления не ограничивается только соблюдением правил оформления и контроля исполнения документов, но вклю­чает целый комплекс методических, технических, психологичес­ких аспектов, знание которых необходимо любому.

Успех любого начинания в какой-либо сфере деятельности (бизнес, политика, туризм ) зависит от мно­гих факторов, в том числе и от умения надлежащим образом пре­поднести информацию в письменном виде, то есть правильно составить и оформить документ. Однако это лишь одна из проблем, возникающих перед любой организа­цией при работе с документами. В ежедневной практической деятельности им приходится решать огромный комплекс вопросов, связанных с регистрацией входящих, исхо­дящих и внутренних документов; формированием их в дела; определением сроков хранения; передачей в архив и др. Вся эта совокупность работы с документами, начиная с момента их создания вплоть до передачи на хране­ние в архив или уничтожения, определяется понятием "дело­производство". Без правильной постановки делопроизводства в организации невозможно справиться с потоком документов, оборачивающихся в ней, быстро найти требуемый документ и навести по нему справки, проконтролировать его исполнение и обеспечить сохранность.

1.2. Предмет делопроизводства. Термин "делопроизводство" появился в конце в XVI в. в центральных органах управления Российского государства — приказах. Процесс рассмотрения и решения тех или иных вопросов ("дел") в приказах назывался "производст­вом дел". Поскольку производство дел фиксировалось пись­менно, документы учреждений по отдельным вопросам получили название "дел", а работу по письменному оформлению производимых дел и совокупность самих дел учреждения до передачи в архив стали называть делопроизводством.

В настоящее время содержание понятия "делопроизвод­ство" определяется ГОСТом 16487-83 "Делопроизводство и ар­хивное дело. Термины и определения". Делопроизводство — это деятельность, охватывающая вопросы документирования и ор­ганизации работы с документами в процессе управленческих действий. Она включает в себя как все операции по составлению и оформлению документов, так и весь комплекс работ с документами (ведение переписки, исполнение и контроль ис­полнения, учет документов, их систематизация, хранение, ис­пользование, порядок сдачи законченных производством доку­ментов в архив учреждения и т.д.).

Составной частью делопроизводства является документи­рование — процесс составления и оформления документов. Ис­торически документирование развивается по двум направлениям:

1. документирование по общим вопросам управления и

2. документирование специальных сторон управленческой деятельности.

Документирование по общим вопросам управления охватывает основную, оперативную деятельность учреждений. Комплекс документов, возникший при документальном офор­млении этой деятельности, получил название общей докумен­тации.

Отдельные специальные стороны деятельности учреж­дений находят отражение в системах специальной документа­ции (бухгалтерской, статистической, военной, технической, дипломатической и другой). Выделение систем специальной документации было вызвано особенностями содержания доку­ментов, входивших в эти системы, и отличными от других пра­вилами их составления и работы с ними.

1.3.Понятие «документ». Общая характеристика документов. Функции документов.

Основным объектом изучения в делопроизводстве явля­ется документ, а также процессы работы с ним. Документ происходит от лат. documentum —доказательство, свидетельство. Этим словом обозначают любые письменные источники, оформленные соответствующим образом и имеющие юридическую силу. Согласно ГОСТу «Делопроизводство и архивное дело»: документ — это материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве. Документ, созданный организацией или должност­ным лицом и оформленный в установленном порядке, называ­ется официальным (управленческим).

В состав каждого документа входит ряд элементов (рек­визитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст — "ре­чевая информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи".

Все документы могут быть классифицированы по раз­личным признакам. По происхо­ждению на внутреннюю и внешнюю, служебную (официаль­ную) и личную. По сложности содержания, отраженного в до­кументах, они делятся на простые и сложные, по воспроизве­дению — на подлинники (оригиналы) и копии. Важной является классификация документов по видам и разновидностям. Вид — это понятие, употребляемое для обозначения группы докумен­тов одного названия, например, приказ, акт, записка. Разно­видность документа уточняет ха­рактер деятельности, документированной данным видом, на­пример, служебная записка, докладная записка, объяснитель­ная записка, пояснительная записка.

Все документы образуют многочисленные системы документации. Самая массовая из систем документации, применяемая в каждом учреждении при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности — организационно-распорядительная документация (ОРД).

В состав организационно-распорядительной документации входят:

• организационные документы (устав организации, по­ложение об организации, штатное расписание, правила внутреннего трудового распоряд­ка, положение о структурном подразделении организации, дол­жностная инструкция работнику);

• распорядительные документы (приказ, распоряжение, указание, решение, постановление);

• справочно-информационные документы (протокол, акт, письмо, докладная и объяснительная записки, справка, те­леграмма, телефонограмма и др.).

1.4. Функции документов. Знание функций документов имеет существенное значе­ние для выяснения подлинных целей создания документов и за­ключенной в них информации, для правильного понимания роли документа.

Функция документа — это целевое назначение, прису­щее ему.

Следует отметить, что не существует документов, несу­щих лишь одну строго ограниченную функцию. Документ по­лифункционален, то есть в одном и том же документе наблю­дается переплетение различных функций, и потому разграни­чить их можно только условно, для удобства их классификации и анализа.

1.Основной функцией документа является информационная. Она прису­ща всем без исключения документам, так как необходимость фиксировать информацию является причиной появления лю­бого из них. Информационная функция имеет сложную струк­туру. В ее состав входит фиксация, сохранение и передача информации.

Наиболее важной информацией, которую содержит документ, является социальная, то есть информация о процессах, проис­ходящих в обществе.

2.Социальная функция документа состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Со­циальную функцию выполняет любой документ. Инфор­мация может содержаться как в готовом виде, так и в форме, которая позволяет извлечь ее только в результате анализа. До­кумент является не только продуктом определенных социаль­ных отношений, но и сам может воздействовать на эти отно­шения, в определенной степени формировать их. Поэтому со­циальная функция документа определяется местом и ролью до­кумента в данном обществе.

Социальная информация — это информация не только об обществе, но и о конкретной личности, ее социальных связях. Следовательно социальная функция документа — это отражение в нем деятельности, места и роли данного человека в обществе.

3.Коммуникативная функция документа. У этой функции есть своя специфика — передача информации во времени и пространстве. По своему содержанию коммуникативная функция — это организация и поддержание информационной связи в обществе между от­дельными элементами общественной структуры.

В коммуникативной функции можно выделить две под­функции:

- документы, ориентированные в определенном направ­лении: сверху вниз (то есть от законодателя к исполнителю, от руководителя к подчиненному) и снизу вверх (докладные записки, заявления, жалобы);

- документы двустороннего действия, взаимосвязанные между собой (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

4.Управленческая функция. В ней документы выступают как средство управленческой деятельности. Эту функцию выполняют документы, созданные для целей управления и в процес­се его реализации.

Управленческие документы отражают стадии, звенья, циклы управления и сами оказывают воздействие на сферу управления. В управленческой функции документ выступает прежде всего в нормативной роли, как регулятор различных сторон деятельности общества, государства, учреждения, орга­низации, предприятия.

5.Правовая функция — функция фиксации, закрепления и изменения правовых норм и правоотношений. Выполняя эту функцию, документы устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их дейст­вие. Это, прежде всего, правовые акты органов государствен­ной власти и государственного управления (указы, законы, по­становления и др.), акты управления, издаваемые учреждения­ми, предприятиями, организациями и влекущие за собой опре­деленные юридические последствия (приказы, распоряжения, инструкции и др.). Сюда же можно отнести все договорные до­кументы, фиксирующие договорные отношения.

В эту категорию входят имеющие юридическое значение удостоверительные документы (метрические свидетельства, паспорта, дипломы об образовании и др.) и оправдательные финансовые документы (приемные и сдаточные акты, наклад­ные и др.).

6.Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации. Функция учета — это регистра­ция и группировка в цифровом выражении информации, свя­занной с хозяйственными, демографическими и иными соци­альными процессами с целью их анализа, контроля. В доку­ментах, выполняющих функцию учета, отражены и системати­зированы прежде всего многообразные проявления хозяйствен­ной деятельности государства и его исполнительно-распоря­дительных органов. Поэтому документы, наделенные функци­ей учета, фиксируют в специфической форме широкий спектр информации. Основные виды учета находят отражение в статистиче­ских и финансово-экономических документах.

7.Культурная функция. В данной функции документ выступает в качестве средства закрепления и передачи культурной традиции. В этом смысле документ мо­жет быть определен как культурный образец, фиксирующий информацию с помощью письменных, печатных, фото-, фоно-и аудиовизуальных способов запечатления.

Культурную функцию выполняет крупный комплекс до­кументов (например, научно-техническая документация, про­изведения искусства). В них находят отражение уровень науч­ного и технического развития общества, художественного творчества.

Следовательно, культурная функция документов состоит в фиксации и закреплении полученных знаний, традиций, эс­тетических норм, систем ценностей, поведения и деятельности, навыков, ритуалов, традиций, выработанных и сохранившихся в обществе.

Значение той или иной функции со временем изменяет­ся, так как изменяется и роль самого документа в обществен­ных отношениях, в данной социальной структуре, в процессе управления и т.д.