Глава 8. Деловые письма.

8.1. Классификация деловых писем

Деловые письма сегодня представляют собой официальную корреспонденцию различных типов. Многообразие их все уве­личивается: от расписки до развернутого протокола с дополни­тельным соглашением, от рекламного проекта до повестки в суд. Существует несколько видов классификации деловых пи­сем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки.

По тематическому признаку проводится в достаточной ме­ре условное разделение корреспонденции на деловую и ком­мерческую.

Коммерческие письма составляются при заключении и вы­полнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Коммерческая переписка решает вопросы сбыта продукции (услуг) и снабжения. К чисто ком­мерческим видам деловой корреспонденции относятся: пись­ма-запросы, предложения (оферта), письма-рекламации и от­веты на эти виды писем.

Деловые письма решают организационные вопросы, право­вые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разно­видностей деловых писем отражает многообразие рассматри­ваемых в них вопросов — от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

Правовой статус деловой корреспонденции объясняется тем обстоятельством, что деловое письмо — это всегда офици­альное сообщение. Информация, содержащаяся в деловом письме, носит протокольный характер. Вот почему письма ре­гистрируются и факт устного сообщения не исключает необ­ходимости почтового отправления.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы:

1. письма, требующие письма-ответа;

2. письма, не требующие письма-ответа.

Обязательного ответа требуют коммерческие инициативные письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекла­мация). Кроме этого обязательного ответа требуют просьбы, | письма-обращения.

Письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констати­руют свершившийся факт и поэтому не требуют ответа. Не требуют ответа и сопроводительные письма. Они выполняют функцию квитанции, ярлыка, прикладываемого к отправляе­мым документам.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило подчиненных инстанций (организаций).

По форме отправления можно выделить наряду с традици­онным почтовым отправлением электронную деловую коррес­понденцию и факсовые отправления. При этом электронная почта и телефакс используются для решения оперативных воп­росов. Письма, имеющие большое юридическое значение — до­говоры, предложения (оферта), рекламации и т. п., — высыла­ются обычными почтовыми отправлениями.

По структурным признакам деловые письма делятся на рег­ламентированные (стандартные) и нерегламентированные (не­стандартные). Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизи­тов и т.д.).

Регламентированное письмо решает типичные вопросы ре­гулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логиче­ского повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям деловые письма делят­ся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное пись­мо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное — несколько.

Многоаспектное письмо может содержать предложение, просьбу и напоминание одновременно. Многоаспектным счи­тается письмо, содержащее однотипные и разнотипные аспек­ты — просьбы, сообщения, предложения. Каждый аспект фор­мируется речевым действием: просьбой, сообщением, предуп­реждением, приглашением и т.п.

Таким образом, сложность предмета отражается во множе­стве подходов к его изучению и во множестве классификаци­онных подходов.