- •Глава 1 Роль делопроизводства в современном бизнесе.
- •1.1 Необходимость изучения делопроизводства.
- •Глава 2 Требования государственных стандартов к оформлению служебных документов.
- •2.1. Роль стандарта в делопроизводстве.
- •2.2Требования к реквизитам служебных документов
- •2.3. Оформление реквизитов.
- •Глава 3 . Конструирование бланков документов
- •3.1. Общие положения при создании бланков.
- •3.2. Требования к бланкам служебных документов.
- •3.3. Требования к структуре и содержанию теста служебных документов
- •Глава 4.Понятие о документообороте предприятия
- •4.1. Понятие документооборота.
- •4.2 Особенности организации работы с входящими документами
- •4.3 Особенности организации работы с исходящими документами
- •4.4 Особенности организации работы с внутренними документами
- •Глава 5. Оформление организационно-правовых документов.
- •5.1. Учредительный договор
- •5.2. Устав организации
- •5.3. Положение об организации
- •5.4. Штатное расписание
- •5.6. Правила внутреннего трудового распорядка
- •5.7. Положение о структурном подразделении
- •5.8. Инструкции организационно-методического характера
- •5.9. Должностная инструкция
- •Глава 6. Оформление организационно-распорядительных документов.
- •6.1.Оформление приказов по основной деятельности
- •6.2. Оформление распоряжений
- •6.3. Оформление указаний
- •6.4. Оформление постановлений
- •6.5. Оформление решений
- •Глава 7. Оформление информационно-справочных документов.
- •7.1. Протокол.
- •7.3. Докладная записка.
- •7.4. Заявление.
- •7.5. Деловое письмо.
- •7.6. Телефонограмма.
- •Глава 8. Деловые письма.
- •8.1. Классификация деловых писем
- •8.2. Устная и письменная формы деловой речи.
- •8.3. Стандартизация и унификация текстов.
- •8.4. Оформление реквизитов делового письма
- •Примерный перечень документов с грифом утверждения
- •Примерный перечень документов, на которые ставится печать
- •Примерный текст положения о предприятии
- •1.Общие положения
- •2. Цель и виды деятельности Предприятия
- •3. Имущество и финансы Предприятия
- •4. Права и обязанности Предприятия
- •5. Управление Предприятием
- •6. Ликвидация Предприятия
7.5. Деловое письмо.
Деловая переписка — неотъемлемое средство связи с другими организациями и часто численно превалирует над остальными документами. По содержанию и назначению служебные письма могут быть инструктивными, гарантийными, рекламными, рекламационными, письмами-запросами, извещениями, приглашениями, ответами на запросы и т. д.
Письма оформляются на специальном фирменном бланке для письма. Исходящие (отправляемые) письма визируются заинтересованными должностными лицами: бухгалтером, юристом, начальниками подразделений и др. — на экземпляре, остающемся в организации.,
Текст письма излагается от первого и третьего лица единственного и множественного числа и, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие причиной для его написания, а затем излагаются выводы, просьбы, предложения.
На входящих (получаемых) письмах проставляется отметка о поступлении и резолюция руководящих работников предприятия, отметка о постановке документа на контроль; после исполнения проставляется отметка о направлении документа в дело.
7.6. Телефонограмма.
Телефонограмма — документ по оперативным вопросам, передаваемый по телефону и записываемый получателем. Телефонограммы применяются, для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, о каких-либо изменениях в запланированных действиях.
Специфическими реквизитами телефонограммы являются:
- дата и время передачи (приема);
- указание должностей и фамилий лиц, принявших и передавших телефонограмму;
- номера телефонов фирм, передавших и получивших телефонограмму.
В организации могут самостоятельно разрабатываться фирменные специальные бланки для телефонограмм или применяться листы бумаги формата А5 и А6. Телефонограммы составляются в одном экземпляре, подписываются руководителем или непосредственно исполнителем. Текст телефонограммы не должен включать более 50 слов. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, то прилагается список учреждений-адресатов и номеров телефонов.
При передаче телефонограммы необходимо придерживаться следующих правил: вначале указать наименование своей организации и телефон, вид документа, после передачи текста записать должность и фамилию принявшего телефонограмму, номер телефона, дату и время передачи.
При приеме необходимо записать наименование организации и номер телефона, текст, должности и фамилии лица ее подписавшего и передавшего, дату и время приема, повторить звонящему весь записанный текст, представиться полностью самому.
Факсимильное сообщение — документ, полученный по факсимильному аппарату (телефаксу) по телефонным каналам связи. Факсимильное сообщение (факс) является по сути незаверенной копией передаваемого документа, и юридический статус у него такой же. По телефаксу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии. Однако факсимильные сообщения в большей степени являются разновидностью переписки между деловыми партнерами, организациями, заменителями телефонограмм.
Факсы для исходящих документов следует оформлять аналогично оформлению делового письма, но могут составляться в одном экземпляре, который после его передачи подшивается в дело. Дополнительными данными, которые проставляет сам аппарат, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, номер телефакса, количество страниц.
Если полученные факсимильные сообщения имеют важную информацию и предназначены для длительного использования, необходимо сделать копию документа, так как бумага, используемая в факсимильных аппаратах, не долговечна.
Электронное сообщение — документ, переданный электронной почтой по системе связи между ЭВМ, его можно видеть отображенным на мониторе или распечатанным на принтере. Электронная почта все чаще используется для связи нескольких пользователей как внутри организации, так и для внешней связи, при условии, что с обеих сторон имеется соответствующее программное и аппаратное обеспечение. Каждому абоненту в электронной почте присваивается код и выделяется электронный почтовый ящик (область памяти компьютера). Обмен информацией осуществляется через них.
Электронное сообщение состоит из адреса (адресов) получателя, заголовка и прилагаемого текста (файла). Стандартный формат адреса выглядит так:
имя пользователя@машина.имя сети.имя домена.код страны