Глава 6. Оформление организационно-распорядительных документов.

Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления, т. е. от вышестоящего руковод­ства к подчиненным, от руководителя организации к структурным подразделениям. От того, насколько эффективно регулируется де­ятельность организации и входящих в ее состав структурных под­разделений, зависят общие результаты работы.

Основанием для издания распорядительного документа может быть необходимость исполнения принятых законодательных, нор­мативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов или реализация собственной исполнительно-распорядительной де­ятельности, вытекающей из функций и задач организации, задач по управлению персоналом.

С точки зрения порядка принятия решений все распорядитель­ные документы делятся на:

- документы, издаваемые в условиях коллегиальности: собра­нием, советом, правлением, правительством;

- документы, издаваемые в условиях единоличного принятия решения, когда власть по всем вопросам управления и организации принадлежит руководителю.

Распорядительные документы оформляются на общем или спе­циальном бланке. Текст распорядительного документа, как прави­ло, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

Констатирующая часть является введением в существо рас­сматриваемого вопроса. В ней могут быть перечислены факты, со­бытия, дана оценка. Нередко в констатирующей части дается пере­сказ правового акта вышестоящего органа во исполнение которого издается данный распорядительный документ, содержатся ссылки на законы или ранее изданные распорядительные документы или нормативные акты.

Основную нагрузку несет распорядительная часть, которая из­лагается в повелительной форме.

Если распорядительная часть предполагает различные по харак­теру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты. Для каждого поручения указывается его исполнитель, срок испол­нения. Предпоследним пунктом (при необходимости) указывается документ, утративший силу или подлежащий изменению в связи с изданием данного распорядительного документа. Последним пун­ктом в приказах, решениях, распоряжениях указывается лицо, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

Если нет указания на дату вступления его в силу в тексте самого распорядительного документа, он вступает в силу с момента под­писания и доведения до сведения; так, постановления Правитель­ства и федеральных органов исполнительной власти вступают в силу после их регистрации и официального опубликования.

6.1.Оформление приказов по основной деятельности

Приказ — широко применяемый в управлении право­вой распорядительный документ, издаваемый на правах единоначалия руководителем организации, учреждения, ведомства в целях решения возникающих в процессе дея­тельности как текущих (оперативных), так и перспектив­ных задач.

Приказ является одним из видов распорядительных документов, составляющих систему распорядительной до­кументации, в состав которой наряду с приказом входят такие документы, как постановления, указания, решения, расположения.

Приказы подразделяются на две группы: приказы по основной (производственной) деятельности и приказы по личному составу (персоналу) организации.

Приказы по основной деятельности оформляются на специальном, заранее заготовленном бланке, — бланке приказа или на общем бланке организации с указанием вида документа — ПРИКАЗ.

Текст приказа, как правило, состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

В констатирующей части излагаются основания, при­чины, побудившие руководителя организации издать дан­ный приказ, указываются цели и задачи приказа.

Возможен вариант приказа без констатирующей части. Производится это в том случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения, являются очевидными.

Распорядительная часть документа начинается со сло­ва ПРИКАЗЫВАЮ (без кавычек), печатаемого с новой строки от левого поля бланка прописными буквами. После слова ПРИКАЗЫВАЮ ставится двоеточие.

Поскольку приказ зачастую предусматривает несколь­ко разнохарактерных действий, то его распорядительная часть делится на пункты, а иногда и на подпункты.

Каждый пункт начинается с указания в дательном па­деже ответственного должностного лица, структурного подразделения или организации, затем в сжатой, повели­тельной форме излагаются предписываемые действия и указываются сроки исполнения мероприятий. Последним пунктом приказа назначается должностное лицо, струк­турное подразделение или организация, которым вменя­ется контроль за исполнением приказа.

Зачастую ответственному исполнителю для выполне­ния работы не требуется полный текст приказа. В этом случае в практике документирования делается выписка из него. По составу реквизитов и оформления выписка не отличается от самого приказа. В выписке лишь следует уточнить название документа: вместо слова ПРИКАЗ при­водятся слова ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА. Вместо полно­го текста приказа печатается та его часть (пункт, подпунк­ты), которая касается непосредственно конкретного исполнителя.

Выписка из приказа может быть напечатана (с помо­щью ПК, пишущей машинки) на чистом листе бумаги формата А4, А5 в угловом варианте расположения посто­янных реквизитов флаговым способом.

Выписка заверяется секретарем-референтом (секретарем) и выдается ответственному исполнителю под расписку.