- •Учебно-методическое пособие
- •Содержание
- •2. Практическое занятие № 2. Тема «Технологии доступа к данным, системы управления базами данных» ………………………………………………………………..33
- •3. Практическое занятие № 3. Тема «Сетевые технологии»……………………………52
- •Вопросы для самоконтроля по теме практического занятия № 3………………………….62
- •4. Практическое занятие № 4. Тема «Системы электронного документооборота»
- •Структура и объем дисциплины
- •Введение
- •1. Практическое занятие № 1 Тема «Устройства создания электронной информации. Электронизация документирования. Технологии работы с документами. Офисные программные пакеты»
- •1.1. Общая характеристика устройств создания электронной информации и электронизации документирования.
- •Технические средства информатизации
- •Общие понятия электронизации документирования
- •1.2. Технологии работы с документами. Офисные программные пакеты. Общие сведения о технологии работы с документами
- •Технологии работы с документами
- •Основные требования к оформлению документов
- •Пример бланка приказа с продольным расположением реквизитов
- •Технология перевода бумажных документов в электронные
- •Ввод формализованных документов
- •Виды систем ввода документов
- •Продукты для персонального ввода неформализованных документов
- •Продукты для промышленного ввода документов
- •Продукты для персонального ввода форм
- •Продукты для промышленного ввода форм
- •1.3. Задания для самостоятельного выполнения.
- •2. Практическое занятие № 2 Тема «Технологии доступа к данным, системы управления базами данных»
- •Занятие имеет цель закрепить теоретические знания полученные на лекционных занятиях о технологии доступа к данным, системах управления базами данных.
- •2.1. Общие сведения о технологии доступа к данным. Файловые системы, базы данных и системы управления базами данных.
- •Основные функции системы управления файлами
- •Базы данных и системы управления базами данных
- •2.2.Этапы проектирования базы данных
- •2.3. Задания для самостоятельного выполнения. Пример проектирования базы данных «Успеваемость»
- •1. Практическое занятие № 3 Тема № 3. «Сетевые технологии»
- •3.1.Сетевые устройства
- •3.2. Задания для самостоятельного выполнения. Работа с документацией сетевых устройств
- •4. Практическое занятие № 4
- •Тема № 4. «Системы электронного документооборота»
- •4.1. Юридические требования к электронному документообороту: законодательство и правоприменительная практика
- •От 10 января 2002 г. N 1-фз об электронной цифровой подписи
- •Глава I. Общие положения
- •Глава II. Условия использования электронной цифровой подписи
- •Глава III. Удостоверяющие центры
- •Глава IV. Особенности использования электронной цифровой подписи
- •Глава V. Заключительные и переходные положения
- •4.2. Общая характеристика систем электронного документооборота
- •Основные свойства сэд
- •Общая классификация сэд
- •Преимущества от использования сэд
- •4.3. Вопросы семинарского занятия № 4. (Для доклада и выступлений)
- •5. Практическое занятие № 5 Тема № 5 «Копировально-множительные средства»
- •5.1. Копировально-множительные средства назначение, технические характеристики, правила применения. Работа с технической документацией.
- •Классификация аппаратов копировально-множительной техники
- •Технические характеристики ризографа Riso ez 200
- •5.2. Задания для самостоятельного выполнения. Работа с документацией копировально-множительных средства
- •Санитарно-эпидемиологические правила и нормативы СанПиН 2.2.2.1332-03
- •Задание 2. Изучение инструкции по охране труда при работе на копировально-множительных аппаратах
- •6. Практическое занятие № 6 Тема «Периферийные устройства компьютеров»
- •6.1. Клавиатура
- •Группы клавиш на клавиатуре
- •6.2. Мышь и трекбол
- •6.3. Мониторы
- •Типы мониторов
- •6.4. Видеоконтроллеры
- •6.5. Принтеры и плоттеры
- •Струйные принтеры
- •Фотоэлектронные печатающие устройства
- •Принтеры других технологий
- •Плоттеры
- •6.6. Модемы и факс-модемы
- •6.7. Устройства ввода информации. Сканеры
- •Устройство и функционирование сканеров
- •6.8. Задания для самостоятельного выполнения.
- •7. Практическое занятие № 7 (Семинарское занятие) Тема № 7. «Средства административно-управленческой связи.»
- •7.1. Характеристика систем административно-управленческой связи
- •7.2. Системы передачи недокументированной информации
- •7.3. Системы передачи документированной информации
- •7.4. Вопросы семинарского занятия № 7
- •Приложения
- •Журнал отчетов по практическим занятиям
- •Отчет по практическому занятию №_
4.2. Общая характеристика систем электронного документооборота
Системы электронного документооборота (СЭД) получают в нашей стране все большее распространение. Аналитики и эксперты прогнозируют 100-процентный ежегодный рост рынка в течение ближайших 2-3 лет. Повышение интереса к решениям подобного класса объясняется тем, что СЭД в организации уже не рассматривается только как способ автоматизации процессов делопроизводства. Сегодня пришло понимание того, что система электронного документооборота - это нужный и важный инструмент управления организацией. И если до недавнего времени развитие подобных систем в России обусловливалось в основном интересом государственных учреждений, то текущая динамика обеспечивается повышением спроса на них именно в коммерческих организациях.
Назначение СЭД
Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями. При этом, под движением документов подразумевается не их физическое перемещение, а передача прав на их применение с уведомлением конкретных пользователей и контролем за их исполнением.
Аналитическая компания IDC (Internation Data Corporation) следующим образом определяет понятие СЭД (имея в виду EDMS — Electronic Document Management Systems): "СЭД обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов в организации. Часто эти документы хранятся в специальных хранилищах или в иерархии файловой системы. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают СЭД, включают: текстовые документы, изображения, электронные таблицы, аудиоданные, видеоданные и Web-документы. К общим возможностям СЭД относятся: создание документов, управление доступом, конвертация данных и обеспечение безопасности данных".
Главное назначение СЭД — это организация хранения электронных документов, а также работы с ними (в частности, их поиска как по атрибутам, так и по содержимому). В СЭД должны автоматически отслеживаться изменения в документах, сроки исполнения документов, движение документов, а также контролироваться все их версии и подверсии. Комплексная СЭД должна охватывать весь цикл делопроизводства предприятия или организации — от постановки задачи на создание документа до его списания в архив, обеспечивать централизованное хранение документов в любых форматах, в том числе, сложных композиционных документов. СЭД должны объединять разрозненные потоки документов территориально удаленных предприятий в единую систему. Они должны обеспечивать гибкое управление документами как с помощью жесткого определения маршрутов движения, так и путем свободной маршрутизации документов. В СЭД должно быть реализовано жесткое разграничение доступа пользователей к различным документам в зависимости от их компетенции, занимаемой должности и назначенных им полномочий. Кроме того, СЭД должна настраиваться на существующую организационно-штатную структуру и систему делопроизводства предприятия, а также интегрироваться с существующими корпоративными системами.
Основными пользователями СЭД являются крупные государственные организации, предприятия, банки, крупные промышленные предприятия и все прочие структуры, чья деятельность сопровождается большим объёмом создаваемых, обрабатываемых и хранимых документов.