Основные требования к оформлению документов

Реквизиты документов

Служебные документы оформляются на бумаге стандартных форматов (см. табл. 1.1).

Таблица 1.1.

Основные форматы документов

Обозначение	Размеры, мм	Обозначение	Размеры, мм
А0	841х1189	А6	105х148
А1	594х841	А7	74х105
А2	420х594	А8	52х74
А3	297х420	А9	37х52
А4	210х297	А10	26х37
А5	148х210	А11	18х26

Чаще всего используются форматы А4 и А5. Документы, содержащие большие таблицы и схемы, могут оформляться на бумаге формата A3. Каждый документ, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля. Согласно ГОСТу 6.30–2003, каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм левое;

10 мм правое;

20 мм верхнее;

20 мм нижнее

На практике левое поле иногда устанавливают размером 35 мм для удобства переплета.

Большая часть документов оформляется на бланках организации. Бланк - это стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией документа и местом, отведенным для переменной информации.

Информацию в документе несут не только текстовые фрагменты, но и все элементы оформления текста, так называемые реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный ГОСТом. Реквизит (от лат. Requisitum - необходимое) - это обязательный информационный элемент документа, строго закрепленный за определенным местом на бланке, листе. В таблице 1.2 приведено описание реквизитов.

Схема расположения реквизитов на документе представлена на рис.1.3, а пример бланка с реквизитами - на рис.1.4. Дата документа, равно как и регистрационный номер (реквизиты 11 и 12), обычно проставляется при регистрации документа, на бумажном носителе. А в электронном документе под них оставляется место.

Каждый документ имеет заголовочную часть (содержит реквизиты, расположенные до текста), основную (текст по сути документа) и оформляющую (реквизиты, расположенные после текста) (см. рис.1.3).

В зависимости от типа и назначения, документ может содержать разный набор реквизитов. Однако есть группа обязательных реквизитов, необходимых для обеспечения юридической силы документа.

Таблица 1.2.

Описание реквизитов

01	Государственный герб Российской Федерации
02	Герб субъекта Российской Федерации
03	Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
04	Код организации
05	Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
06	Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
07	Код формы документа
08	Наименование организации
09	Справочные данные об организации
10	Наименование вида документа
11	Дата
12	Регистрационный номер документа
13	Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14	Место составления или издания документа
15	Адресат
16	Гриф утверждения документа
17	Резолюция
18	Заголовок к тексту
19	Отметка о контроле
20	Текст документа
21	Отметка о наличии приложения
22	Подпись
23	Гриф согласования документа
24	Визы согласования документа
25	Оттиск печати
26	Отметка о заверении копии
27	Отметка об исполнителе
28	Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29	Отметка о поступлении документа в организацию
30	Идентификатор электронной копии документа

Описание реквизитов, показанных на рис.1.3, и приведено в табл.1.2.

Рис.1.3.  Схема расположения реквизитов

Технологии подготовки текстовых документов в текстовом процессоре Word

Этапы создания документа

•  Ввод содержимого документа

•  Редактирование

•  Форматирование

•  Предварительный просмотр и доработка страниц

•  Сохранение документа

•  Печать документа

Макетирование страницы текста показано на рис.1.5.

Рис.1.4.  Пример использования реквизитов в письме

Рис.1.5. Макетирование страницы текста

       В состав каждого документа входит ряд элементов (реквизитов): текст, название вида, автор, адресат, дата, подпись и др. Основным реквизитом документа является его текст. Образцы бланков документов представлено на рис.1.6 и рис.1.7.

Рис.1.6. Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов