1.2. Технологии работы с документами. Офисные программные пакеты. Общие сведения о технологии работы с документами

История создания документов тесно связана с историей создания и развития рисунка и письменности. Первые наскальные рисунки передавали первобытному человеку первую информацию от других людей. Долгий путь проделал документ, пока основным его носителем не стала бумага: клинописные таблички, берестяные грамоты, папирус, пергамент.

Столетиями документы оформлялись вручную. Сотни писарей работали в госу-дарственных учреждениях. Качество документа определял в первую очередь их почерк. Лишь в конце XIX века в дело создания документа пришла механизация. Появились первые механические пишущие машинки, но, тем не менее, процесс создания документа оставался достаточно трудоемким. Для внесения в текст даже незначительных изменений его приходилось целиком перепечатывать заново.

С развитием электроники появились пишущие машинки, снабженные запомина­- ющим устройством, способным запомнить несколько страниц текста. Но настоя­ щую революцию в технологию подготовки документов произвело появление персональ­ ных компьютеров.

Использование компьютеров для оформления, хранения и передачи документов привело к появлению термина электронный документ, то есть документ, выполненный при помощи прикладной программы и хранящийся на магнитном носителе.

Таким образом технологию работы с документами можно представить следующим образом, рис.1.2.

Технологии работы с документами

Ручная

С помощью механических пишущих устройств

С помощью электронных пишущих устройств

Рис.1.2.Технологии работы с документами

Документ решает следующие основные функции:

- информационная (документирование, хранение и предоставление информации);

-  управленческая (с помощью документов решаются управленческие вопросы);

- коммуникативную (документы являются средством обмена информацией);

- правовую (документ может являться письменным доказательством в суде и быть источником права);

- организационную (документ устанавливает или упорядочивает действия); научно-историческую (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).

Классификация документов

     Классификация документов - распределение документов по группам (видам) на основе признаков содержания, формы составления и др. с целью организации и повышения эффективности работы с ними.

Условно документы можно разделить на следующие виды:

- по способу документирования (рукописные, электронные, графические, кино-, фото-, фонодокументы);

- по сфере использования (организационно-распорядительные, финансово-бухгалтерские, научно-технические, по труду, отчетно-статистические и др.);

- по месту составления (входящие, исходящие, внутренние);

-по грифу ограничения доступа (открытые, с грифом ограничения доступа);

- по происхождению (официальные, личные);

- по юридической значимости (подлинники, копии, заверенные копии, дубликаты);

- по форме изложения (индивидуальные, трафаретные, типовые);

- по срокам хранения (постоянного хранения, долговременного хранения, временного хранения).

Документ, созданный и оформленный в установленном порядке, называется   официальным (управленческим).

В РФ разработаны следующие унифицированные системы: организационно-распорядительной документации; банковской документации; финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных организаций; отчетно-статистической документации; документации по труду; документации Пенсионного фонда РФ.

В соответствии Государственным стандартом ГОСТ Р 60.30-2003 существует «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Унифицированная система документации (УСД) - совокупность форм документов, созданных по единым правилам и требованиям, функционирующих в определенной сфере деятельности. УСД необходимы для сокращения объема документов, снижения затрат на составление и обработку документов.

Рассмотрим несколько подробнее технологию обработки входящих, исходящих и внутренних документов

Технология обработки входящих документов.

Документы, поступающие в организацию, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.

Прием и первичная обработка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения. При поступлении документов в нерабочее время они принимаются дежурным сотрудником.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов.

Конверты от поступающих документов (в том числе писем граждан) не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа, а также при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп. Документы с грифом "лично" или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются и передаются по назначению.

При поступлении машиночитаемых документов в экспедиции обрабатывается сопроводительная документация, а машинные носители передаются на ВЦ без вскрытия упаковки.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: а) требующих обязательного рассмотрения руководством и б) направляемых непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям.

Предварительное рассмотрение осуществляется, исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям или должностным лицам.

Предложения, заявления и жалобы граждан передаются в подразделение по рассмотрению писем граждан. Документы, адресованные руководству организации или без указания конкретного должностного лица и структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

На рассмотрение руководства передаются документы, полученные от партийных, советских, правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации, требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

Обработка и передача документов исполнителям должна осуществляться в день их поступления в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время. Документы, которые исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение. При необходимости безотлагательного исполнения поступившего документа допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

Технология обработки исходящих документов

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с помощью средств вычислительной техники, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией или сотрудниками службы документационного обеспечения в соответствии с Почтовыми правилами Министерства связи РФ (от 26.09.2000).

Документы, предназначенные для отправки, принимаются экспедицией полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке, соответствующей техническим требованиям и сохранности носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.

Технология передачи документов внутри организации

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через инспекторов (секретарей) структурных подразделений или лиц, ответственных за документационное обеспечение. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме. Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение. Для передачи одного экземпляра документа для ознакомления ряду должностных лиц следует составить график сроков и последовательности прохождения документа в организации. Такой график может быть принят руководителем службы ДОУ по согласованию с руководителем предприятия как типовой.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Сведения относящиеся к коммерческой тайне

Коммерческая тайна (КТ) – научно-техническая, коммерческая организационная или иная информация, используемая в предпринимательской деятельности, которая обладает реальной или потенциальной экономической ценностью. Она конфиденциальна и не подлежит разглашению. Коммерческая тайна включает научно-техническую и деловую информацию: технологии, открытия, изобретения, идеи и т.д.

В ГКРФ определены условия , при которых служебная и коммерческая информация является коммерческой тайной: 1) действительная или потенциальная коммерческая ценность информации в силу неизвестности ее третьим лицам; 2) отсутствие свободного доступа к этой информации на законном основании; 3) принятие обладателем информации необходимых мер к охране ее конфиденциальности. Обеспечение сохранности конфиденциальной информации предприятия требует соблюдения следующих условий: 1) определение сведений, составляющих КТ предприятия; 2) обеспечение порядка их защиты. Если эти условия не будут выполнены, то у предприятия не будет законных оснований для привлечения к ответственности работников за разглашение или передачу сведений, составляющих КТ.

Сведения КТ предприятия условно можно разделить на два крупных блока: 1) научно-технический (технологическая информация); 2) деловая информация.

Научно-техническая информация включает: 1) сведения о конструкциях машин и оборудования, чертежи, схемы; 2) используемые материалы; 3) рецептуры; 4) методы и способы производства (особенно о вновь разрабатываемых изделиях); 5) новые технологии, направления модернизации известных технологий, процессов и оборудования; 6) программное обеспечение ПК, пароли, ключи, коды, и процедуры доступа к информации; 7) организация системы безопасности предприятия.

Деловая информация включает сведения о финансовой стороне деятельности предприятия, о наиболее выгодных формах использования денежных средств, ценных бумаг, акций, о размере прибыли, о планах развития предприятия, объемах и планах реализации продукции, о планах рекламной деятельности, о кадровом составе и его формировании, сведения о деловой переписке. Состав и объем сведений , составляющих КТ предприятия, сроки конфиденциальности, порядок защиты и доступа к конфиденциальной информации, а также правила ее использования определяются руководителем.

Защита документов, содержащих коммерческую тайну

Обеспечение защиты конфиденциальной информации включает в себя следующие.

• Разработку инструкций по соблюдению режима конфиденциальности для лиц, допущенных к КТ;

• Ограничение доступа к носителям информации, содержащим КТ;

• Ведение делопроизводства, обеспечивающего выделение, учет и сохранность документов, содержащих КТ

• Использование организационных, технических и иных средств защиты КТ;

• Осуществление контроля за соблюдением установленного режима охраны КТ.

Допуск работника к конфиденциальной информации осуществляется с его согласия. Работодатель имеет право отказать в приеме на работу тому, кто не хочет брать на себя обязательства по сохранению КТ. Все сотрудники фирмы при поступлении на работу должны подписать трудовой договор или обязательство о неразглашении КТ.

Обязательство составляется в одном экземпляре и хранится в специальном или личном деле работника не менее 5 лет после его увольнения. Руководитель предприятия издает специальный приказ “О перечне сведений, составляющих КТ предприятия.” и мерах по охране этих сведений. Сотрудники предприятия под расписку знакомятся с приказом. Приказом руководителя организации назначается должностное лицо, ответственное за учет, хранение и использование документов, содержащих конфиденциальные сведения. Если сведения из “Перечня…” переносятся в документ, то этот документ становится конфиденциальным.

Организация работы с документами, содержащими конфиденциальные сведения

Работники предприятия, допущенные к конфиденциальным сведениям и документам, прежде чем получить доступ к ним, должны пройти инструктаж и ознакомиться с памяткой о сохранении КТ предприятия. Памятка составляется службой безопасности с учетом специфики предприятия, подписывается заместителем директора и утверждается руководителем предприятия. Ведение делопроизводства, обеспечивающего учет и сохранность документов, содержащих конфиденциальные сведения, предусматривает выполнение ряда рекомендаций.

Все документы, содержащие КТ, подлежат учету и специальному обозначению. На документе в правом верхнем углу первого листа проставляют гриф ограничения доступа с указанием номера экземпляра.

Такие грифы показывают ,что право собственности на информацию , содержащуюся в документе, принадлежит предприятию и охраняется законодательно. Печатание документов с грифом КТ производится централизованно, в специально отведенном помещении, исключающем доступ посторонних лиц. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, ответственному за их учет. Черновики, файлы, варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии документа: “ Черновик (файл) уничтожен. Подпись. Дата.” Все документы, содержащие КТ регистрируются отдельно от остальной документации в “Журнале регистрации документов с грифом КТ” Все листы журналов, учитывающих такие документы, нумеруются, прошиваются и опечатываются. В конце журнала в заверительном листе указывается общее количество листов (цифрами и прописью). Все поступающие (входящие) документы с грифом “КТ” принимаются и вскрываются специально назначенным должностным лицом или секретарем-референтом, ему предоставлено такое право. При поступлении обязательно проверяется целостность корреспонденции, количество листов и экземпляров основного документа и приложений к нему. В случае отсутствия или недостачи в конвертах (пакетах) документов с грифом “КТ” составляется акт в двух экземплярах, один из которых направляется отправителю. Документы , имеющие гриф “КТ” формируются в отдельное дело. На обложке в правом верхнем углу ставится гриф “КТ”. На внутренней стороне обложки пишется список сотрудников, имеющих доступ к документам, хранящимся в деле. Все листы дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Хранятся такие дела в сейфе, который опечатывается должностным лицом, ответственным за сохранность документов с грифом “КТ”. Другие работники предприятия не должны иметь доступ к этому сейфу. Движение документов с грифом “КТ” должно своевременно отражаться в “Журнале учета выдачи документов с грифом “КТ”. Выданный для работы документ, должен быть возвращен в тот же день лицу, выдавшему документ с грифом “КТ”. Запрещается изъятие из дел или перемещение документов с грифом “КТ” из одного дела в другое без разрешения руководства и отметок в “Журнале регистрации документов с грифом “КТ”. Запрещается такие документы выносить из офиса без согласования с руководством принятия необходимых мер предосторожности. На предприятии должен быть принят строгий порядок размножения таких документов, копируются они в специально отведенном помещении, в присутствии должностного лица, ответственного за документ. Все копии берутся на учет в специальном журнале. Количество экземпляров строго ограничено. Все бракованные копии документа подлежат немедленному уничтожению. Все дела с грифом “КТ” и журналы их учета в обязательном порядке вносятся в номенклатуру дел предприятия. По окончании года специально созданная комиссия проверяет наличие всех документов с грифом “КТ”, отбирает документы с грифом “КТ” для архивного хранения, отбирает документы с грифом “КТ” для уничтожения. В случае утраты документа с грифом “КТ” немедленно ставится в известность руководитель предприятия, служба безопасности и принимаются меры к розыску документа. Для расследования факта утраты документа руководителем предприятия назначается комиссия. На утерянные и не найденные документы составляется акт. В “Журнал регистрации документов с грифом “КТ” вносятся соответствующие отметки об утрате. При увольнении сотрудника, ответственного за документы с грифом “КТ” производится проверка всех числящихся за ним документов и их передача вновь назначенному лицу. Акт приема-передачи утверждается руководителем предприятия или его заместителем. Сотрудник, имевший доступ к документам с грифом “КТ” обязан в течение двух лет, после увольнения с предприятия, если иной срок не установлен трудовым контрактом соблюдать обязательства о неразглашении конфиденциальных сведений.

При передаче дел в архив составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов производится в опечатанных коробках, в помещениях, исключающих несанкционированный доступ. На документы с грифом “КТ”, отобранные для уничтожения, составляется акт, утверждаемый руководителем предприятия. Уничтожаются документы в присутствии комиссии с помощью специальной машины или иным способом, исключающим восстановление документа.