Работа с таблицами
Таблица представляет собой набор данных, организованных в виде строк и столбцов. Элемент таблицы на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Таблицы в MS Word являются очень удобным и эффективным способом представления и оформления данных. Таблица может иметь максимум 31 столбец и произвольное число строк. Word позволяет интерактивно изменять размеры, а также число строк и столбцов в таблицах, редактировать внешний вид границ и текста, обеспечивает разнообразное цветовое оформление, позволяет проводить сортировку данных и многое другое. Для работы с таблицами предусмотрена специальная панель инструментов «Таблицы и границы» и меню «Таблица». Чтобы вставить таблицу в любое место документа необходимо:
Установить курсор в то место документа, куда вы хотите вставить таблицу. И выполнить одно из следующих действий:
Выбрать команду Таблица – Вставить – Таблицу. Появится диалоговое окно Вставка таблицы. В текстовых полях Число столбцов и Число строк ввести необходимые числа. Нажать ОК.
Воспользоваться кнопкой «Добавить таблицу» на стандартной панели инструментов, и перетаскивая курсор выделить число строк и столбцов будущей таблицы.
воспользоваться кнопкой «Нарисовать таблицу» на Панели инструментов Таблицы и границы. В этом случае можно размещать ячейки, строки и столбцы в любой последовательности, вне зависимости от существующего порядка их расположения
кроме того, с помощью команды меню Вставка – объект в документе Word можно создать или вставить электронную таблицу Excel.
Ранее созданный текст может быть преобразован в табличное представление с помощью команды Таблица – Преобразовать в таблицу при условии, что текст подготовлен с использованием специальных разделителей строк и столбцов: символов конца абзаца, табуляции, пробелов и др.
Для перемещения между ячейками таблицы используется клавиша tab или мышь. Если курсор находится в последней ячейке таблицы и вы нажимаете клавишу Tab, то Word автоматически вставляет новую строку в конец таблицы.
Для того, чтобы применить один из видов автоформатирования Таблицы выберете кнопку Автоформат таблицы и из представленного списка можно выбрать тот вариант, который вас устраивает. В пакет MS Office входит целый ряд готовых профессиональных шаблонов для форматирования таблиц, которые помогут значительно сэкономить время оформления таблицы.
После создания таблицы удобно выделить заголовки столбцов. Для этого можно использовать увеличение высоты строки или изменение выравнивания текста. Если необходимо можно также изменить направление текста в ячейке. Для того, чтобы задать одинаковую высоту для всех строк и столбцов таблицы, выделите ее, и воспользуйтесь кнопками «Выровнять высоту строк» или «Выровнять ширину столбцов» на панели инструментов «Таблицы и границы» Ширину столбца и высоту строки можно также устанавливать непосредственным перетаскиванием с помощью мыши линий сетки таблицы или перемещением маркеров столбца и строки на горизонтальной и вертикальной линейках. Если при этом удерживать нажатой клавишу Alt, то на масштабных линейках будут отражаться численные значения высоты строк и ширины столбцов. При этом следует иметь в виду, что когда выделена отдельная ячейка, изменения ширины столбца касаются только этой ячейки, а изменения высоты строки касаются всех ячеек текущей строки.
Перемещение мышью границы ячейки (столбца) при одновременно нажатой клавише Shift изменяет ширину ячейки, увеличивая или уменьшая общую ширину таблицы, а при одновременно нажатой клавише Ctrl – изменяет ширину всех выделенных справа ячеек без изменения общей ширины таблицы.
Для оформления внешнего вида таблицы используются границы и заливка. Границы разделяют элементы таблицы и улучшают ее внешний вид. Если вывод некоторых границ на печать не требуется их можно заменить сеткой. Линии сетки видны только при редактировании документа. Для изменения границ надо вызвать Формат – Границы и заливка. С помощью раскрывающихся списков Тип линии, Толщина линии, Цвет границы задайте нужные параметры. Для отдельных ячеек, строк или столбцов можно использовать заливку.
Для форматирования содержимого ячеек таблицы используют все команды меню Формат, контекстного меню или кнопки панели инструментов Таблицы и границы
Если документ содержит несколько таблиц, к ним удобно добавить названия. Названия помогут добиться единого оформления и обеспечить сквозную нумерацию таблиц в документе. Для этого поместите курсор в существующую таблицу и выберете команду Вставка – Название. Введите нужные параметры в появившемся окне и нажмите ОК.
Если ваша таблица расположена на нескольких страницах, для удобства чтения полезно повторить заголовок таблицы на каждой страницы. Для этого выделите строку ( или строки) в верхней части таблицы, которые нужно повторять на последующих страницах, выберете команду Таблица – Заголовки. Рядом с командой появится галочка, и выделенные строки будут копироваться на всех последующих страницах.
Для того чтобы разбить таблицу или вставить абзац перед первой строкой таблицы, нужно установить курсор на строку, перед которой будет производиться разрыв, и выполнить команду Таблица – Разбить таблицу .
Таблицы Excel можно очень просто копировать в Word. Возможен и обратный вариант. Копирование можно проводить через буфер обмена. Для этого достаточно выделить нужный фрагмент таблицы Excel, скопировать его в буфер обмена, а затем вставить в редактируемый документ. В этом случае создается таблица Word.
Однако, копирование через буфер обмена – не единственный способ копирования в Word информации из Excel. Таблицы Excel можно вставлять в документ Word в виде встроенных или связанных объектов. Достоинство этого метода заключается в том, что таблицы сохраняются в формате Excel и, соответственно обладают всеми функциональными возможностями этого формата. В первом случае таблица сохраняется непосредственно внутри документа Word. Во втором случае, таблица остается в документе Excel, а в документе Word размещается лишь ссылка, это минимизирует размер конечного документа, избавляет от ненужного дублирования данных и очень удобно при коллективной работе над большим проектом. Для внедрения таблицы Excel используется меню Правка – Специальная вставка – Таблица Excel.