Работа с большими документами.
1. Автореферат.
Это краткий конспект документа, предназначенный для ознакомления с ним других пользователей или быстрого просмотра автором. С помощью команды Сервис – Автореферат Word по ключевым предложениям текста создаст реферат выбранного фрагмента. После запуска команды WORD предложит выбрать один из четырех вариантов представления реферата:
- выделить реферат в окне исходного документа (основные фрагменты документа будут выделены желтым цветом);
- поместить реферат в начало документа;
- создать новый документ и поместить в него реферат;
- скрыть все, кроме реферата, в окне исходного документа.
Автореферат лучше всего подходит для документов, имеющих хорошо организованную структуру, таких как различные доклады, научные статьи. После создания автореферата рекомендуется проверить результат. WORD создает реферат на основе своих критериев относительной важности предложений (например, наличия в данном предложении часто встречающихся слов), , а они могут отличаться от ваших или быть просто неверными. Если результат не отражает сути документа, удалите получившийся реферат командой Отменить и повторите процедуру, выбрав больший объем реферата.
2. Главный документ.
WORD позволяет работать с документами практически любого размера. Если в вашем документе более 20 страниц, то стоит попробовать использовать главный документ. Главный документ состоит из вложенных документов. Небольшие документы требуют меньше времени для сохранения и обновления, кроме того, перемещение по основному документу становится быстрее. Например, удобно использовать главный документ для организации книги с множеством глав и разделов. Однако, если большому документу не нужна серьезная правка, если части документа не придется использовать повторно или если организация документа проста, создавать главный документ не обязательно.
Создание главного документа особенно эффективно при совместной работе над большим документом по сети, когда пользователи одновременно могут получить доступ к его различным частям. Изменения в главном документе отражаются во всех его составляющих. В главном документе может быть сквозная нумерация страниц, единое оглавление, общие колонтитулы. Для создания главного документа выполните следующие действия:
- откройте документ, который нужно преобразовать в главный и выберете команду Вид – структура.
- Используйте кнопки на панели инструментов Структура, чтобы назначить уровни заголовкам в документе и реорганизовать его структуру, если это необходимо;
- выделите заголовки разделов, из которых вы хотите создать вложенные документы;
- щелкните на кнопке Создать вложенный документ на панели инструментов Структура. Word разделит главный документ на вложенные в соответствии с выбранным уровнем заголовков;
- Каждый вложенный документ будут окружен рамкой, и в ее левом верхнем углу появится значок вложенного документа. Сохраните главный документ. При сохранении главного документа Word автоматически сохраняет и все вложенные документы. Имя файла для вложенного документа образуется из первых слов первого заголовка документа.
3. Закладки
Закладка – это именованный указатель для фрагмента текста, таблицы, ячейки, диапазона ячеек в таблице или просто места в документе. Сначала вы вставляете закладку в нужную позицию в документе, а затем используете ее для перемещения или организуете ссылки на нее в полях. В WORD с помощью закладок можно также создавать перекрестные ссылки и предметные указатели. При создании оглавления Word автоматически вставляет закладки для каждого элемента оглавления. Для создания закладки поместите курсор в место вставки закладки. Выберете команду Вставка – Закладка. Введите имя закладки в соответствующее поле. Щелкните на кнопке Добавить. Чтобы быстро перейти к закладке можно использовать команду Вставка – Закладка или Перейти. По умолчанию в окне диалога закладки расположены в алфавитном порядке.
4. Оглавление
Оглавление обычно располагается в начала больших документов. Оно включает основные заголовки и номера страниц. Для создания оглавления необходимо сначала оформить заголовки в документе стилями заголовков. WORD распознает эти стили и формирует из них оглавление. Затем выбирается команда Вставка – Ссылка – Оглавление и указатели. (вкладка Оглавление).. Здесь выбирается вариант оформления оглавления, устанавливается флажок «Показывать номера страниц», количество уровней, которые должно включать оглавление.
Если нужно составить оглавление в документе, заголовки в котором размечены стилями, отличными от стилей, установленных в WORD по умолчанию, необходимо в окне диалога «Оглавление и указатели» нажать кнопку Параметры. Для некоторых стилей из числа перечисленных в списке «Доступные стили» укажите уровень для оглавления. Если установить флажок «Поля элементов оглавления», то сборка оглавления произойдет с использованием полей указанных элементов.
(Сноски, номера страниц)
Слияние документов – это операция, предусматривающая включение в основной документ информации из базы данных (таблицы). Для выполнения операции слияния необходимо иметь:
- основной документ, содержащий постоянную информацию;
- документ – источник, предназначенный для хранения переменной информации. Он должен представлять собой базу данных или таблицу, состоящую из однотипных записей.
После создания этих двух документов используйте команду Сервис – Слияние